تُعد عملية جرد المخزون، من العمليات التي لا غنى عنها لأي مؤسسة، ترغب في التأكد من مركزها المالي والكشف عن حالات السرقة والاختلاس، أيضًا معرفة إجمالي الأرباح بدقة مُتناهية.
بالرغم من أهمية هذه العملية، إلا أنها مُعقدة للغاية، وتتطلب جهدًا كبيرًا ووقتًا طويلًا، لكن مع برامج تخطيط موارد المؤسسات، سيكون الأمر أكثر سهولة وسرعة ودقة.
ما هو جرد المخزون؟
هو عملية عدّ وإحصاء المواد والبضائع والأصناف، المتواجدة في المخازن والمستودعات؛ للتأكد من مُطابقتها مع بيانات المبيعات والمُشتريات والإنتاج، ولمنع السرقة والاختلاس والتأكد من وجود مخزون كافي.
يُجري هذه العملية، فريق متخصص، يشتمل على موظفين من إدارات المخزون والمالية، بالإضافة إلى مراجعين مُستقلين ومستشارين خبراء؛ لضمان شفافية الجرد ودقته والامتثال للمعايير المحاسبية.
أهمية جرد المخازن
تُحقق عملية جرد المخزون، العديد من المزايا والفوائد للمؤسسات؛ لذلك تزداد أهميتها، على النحو التالي:
الحد من السرقة
تُساهم أنواع الجرد المختلفة، في الحد من السرقة والاختلاس؛ لأنها تُساعد في الكشف عن اختفاء المواد والبضائع من المستودعات، وبالتالي معرفة المتورطين في عمليات الاختلاس ومعاقبتهم.
التحكم في الأصناف
تُساهم عملية جرد المخزون، في التعرف على الأصناف الأكثر صرفًا من المستودعات وإضافةً للمخازن؛ ما ينعكس في حجم المبيعات والإنتاج، ويُساعد في ترشيد الاستثمار بشكل صحيح في المنتجات الأكثر مبيعًا.
حساب إجمالي الأرباح
يلعب الجرد دورًا هامًا في حساب إجمالي أرباح المؤسسات، من خلال التعرف على المنتجات والمواد التي تم صرفها للبيع أو الإنتاج، ومن ثم حساب التكلفة النهائية لها وأرباح بيعها.
دقة المركز المالي
يتطلب تحديد المركز المالي للمؤسسة، حساب قيمة المخزون الختامي في الميزانية العمومية؛ ما يبرز أهمية عملية جرد المخازن؛ للتعرف على الكميات المتواجدة بشكل صحيح ودقيق.
تجنب حالات العجز والفائض
مع إجراء عمليات الجرد المختلفة، يُمكن للمؤسسات والشركات، تجنب التعرض لحالات عجز المخزون؛ ما يُسبب الكثير من الخسائر وعدم رضا العملاء، أيضًا الفائض وما يترتب عليه من تكاليف ضخمة.
ضمان ولاء العملاء
إن توفير المنتجات التي يحتاجها العملاء في الوقت المناسب، يُساهم في تحقيق رضاهم وضمان ولائهم، ويساهم الجرد في التعرف على المنتجات الأكثر طلبًا بشكل دقيق.
أنواع الجرد
تتعدد أنواع الجرد، التي تعتمد عليها المؤسسات؛ للتحقق من المنتجات والأصناف في مستودعاتها ومخازنها، ومنها ما يلي:
الجرد المستمر
عبارة عن عملية عدّ وإحصاء للمنتجات والأصناف في المخازن بشكل دائم، من خلال تسجيل عمليات الصرف والإضافة في الوقت الفعلي؛ للتعرف على قيمة المخزون بشكل لحظي.
الجرد الدوري
من أكثر أنواع الجرد انتشارًا واستخدامًا، وهو جرد خلال فترة زمنية معينة، وقد يكون بشكل أسبوعي أو شهري أو نصف سنوي أو سنوي، وفقًا لاحتياجات كل شركة على حدة.
الجرد المفاجئ
يُستخدم هذا النوع بشكل مُفاجئ؛ للكشف عن حالات الاختلاس والسرقة والتعرف على التالف من المنتجات وتواريخ الصلاحية، من خلال مطابقة المنتجات الموجودة في المخازن والمُسجل بالدفاتر.
شروط جرد المخزون
يوجد بعض الشروط الهامة، التي يجب استيفائها؛ لإتمام عملية الجرد بشكل صحيح ودقيق، ومنها ما يلي:
- دقة البيانات ذات الصلة بالمخزون، حتى تتم عملية الجرد بشكل صحيح ودقيق دون أخطاء.
- جرد كافة العناصر، مثل البضائع والمنتجات والمواد الخام والسلع قيد الإنتاج وتامة الصنع.
- إجراء عملية الجرد بأنواعه المختلفة في وقتًا مُناسبًا، وفقًا للأهداف منها، مثل الجرد السنوي.
- تسجيل بيانات الجرد بشكل منظم ومراجعتها؛ لسهولة استدعائها والبحث عنها والتأكد من صحتها.
- إجراء عملية الجرد وفقًا للمعايير المحاسبية، والحفاظ على البيانات ذات الصلة من السرقة أو التلف.
اقرأ أيضًا: مشاكل وتحديات إدارة المخزون
طرق جرد المخزون
يُمكن إجراء جرد المخزون، من خلال عدة طرق، وفقًا لاحتياجات وأهداف كل مؤسسة على حدة، على النحو التالي:
الداخل أولًا خارج أولًا
تُسمى هذه الطريقة بـ “FIFO” وتُعد من أشهر طرق جرد المخزون، وتعتمد على أن أول ما يدخل المخازن من المشتريات والمواد الخام، يتم صرفه أولًا للمبيعات أو الإنتاج، ومن ثم يتم إجراء عملية الجرد وفقًا للمنتجات الخارجة والمتبقية.
الداخل أخيرًا خارج أولًا
يُطلق على هذه الطريقة اختصار LIFO، وتُركز على بيع المنتجات التي تم شراؤها مؤخرًا، وترك المنتجات الأقدم لفترة أطول في المستودعات، ويكثر استخدامها من قبل الشركات والمؤسسات الناشطة في المنتجات غير قابلة التلف.
التكلفة المتوسطة
يتم جرد المخزون من خلال حساب متوسط تكلفة المواد والمنتجات الموجودة في المخزن بشكل عام، حيث يتم قسمة التكلفة الإجمالية للسلع بالمخزن على إجمالي عدد الوحدات الموجودة في المخازن؛ للحصول على متوسط تكلفة الوحدة.
قواعد جرد المخزون
يوجد العديد من السياسات والقواعد، التي يجب اتباعها عن إجراء عملية الجرد، على النحو التالي:
- موظفين مستقلين: يجب إجراء عملية الجرد، عبر موظفين مُستقلين، غير موظفي العهدة؛ لأن ذلك يزيد من الشفافية.
- مواعيد الجرد: يُفضل أن يتم تحديد موعد الجرد ونوعه، وإبلاغ الموظفين والمسؤولين عن المخازن بها.
- تجهيز الأدوات: يجب تحديد الأدوات التي يتم استخدامها في الجرد وتجهيزها للموظفين القائمين بهذه العملية.
- تحديد الميزانية: يُنصح بتخصيص ميزانية للمخزون وعمليات الجرد ومصروفاتها، وإدراجها في الميزانية العمومية.
ما هو الفرق بين الجرد والحصر؟
يكمن الفرق بين الجرد والحصر، فيما يلي:
- الحصر: يهدف إلى عدّ كافة العناصر والأصناف في المخازن؛ لتحديد كمياتها بدقة، ويُستخدم لأغراض تشغيلية.
- الجرد: أكثر شمولًا ودقة من الحصر، حيث يتم من خلال تقييم الأصول والمنتجات والمواد، ويُستخدم لأغراض مالية ومحاسبية.
ما هو الفرق بين المخزون والجرد؟
يوجد اختلافات جوهرية بين المخزون والجرد، على النحو التالي:
- المخزون: يشمل كافة الأصول المادية، مثل المواد الخام والمنتجات قيد التصنيع والسلع التامة الصنع، ويهدف للحفاظ على المنتجات والبضائع والمواد الخام في المستودعات والمخازن.
- الجرد: يتم عدّ وإحصاء الأصول المتواجدة في المخازن والمستودعات؛ للكشف عن عمليات السرقة والتأكد من دقة الكميات الموجودة.
أفضل نظام جرد مخازن في السعودية
تتطلب عملية جرد المخزون إلى برامج أو أنظمة تقنية؛ للمُساعدة في إتمامها بشكل دقيق وصحيح وسريع، مثل نظام سلس لتخطيط موارد المؤسسة.
يدعم نظام سلس، إجراء كافة أنواع الجرد بسهولة وسرعة ودقة، عبر إجراءات مؤتمتة أو آلية، كما يضمن تتبع المنتجات بالمخازن في الوقت الفعلي لها.
يُساهم البرنامج في إدارة المخزون بشكل عام وليس الجرد فحسب، من خلال التكامل مع وحدات ERP، مثل المشتريات والمبيعات والمالية وغيرها.
اطلب عرض سعر الآن
تعرف أكثر على إدارة المخازن والجرد من سلس، وابدأ الخطوة الأولى نحو التحكم في المخزون والحد من السرقة والتلاعب به، أيضًا زيادة النمو وتعزيز المبيعات والأرباح.
الأسئلة الشائعة
ماذا يعني جرد المخزون؟
هي عملية إحصاء وعدّ كافة العناصر والأصناف الموجودة في المخازن والمستودعات؛ للتأكد من كمياتها ومطابقتها مع بيانات المبيعات والإنتاج.
ما هي أفضل طرق جرد المخزون؟
يوجد طرق عديدة لجرد المخزون، مثل FIFO وLIFO، ويتم اختيار الطريقة الأنسب وفقًا لحاجة كل مؤسسة.
ما هو الجرد الفعلي؟
عبارة عن عملية تدقيق لجميع كميات البضائع والمواد في المخازن والمستودعات، وتسجيلها في السجلات المحاسبية.
ما هو الجرد النهائي؟
عبارة عن عملية عدّ كميات المخزون والقيمة الإجمالية له، خلال فترة محاسبية معينة.
لا يوجد تعليقات