تخلص من الأرشيف الورقي الذي يحتل مساحة كبيرة من مؤسستك وحافظ على الوثائق والمُستندات من التلف أو الضياع ووفر جهد موظفيك، من خلال برنامج إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في سلس الذي يدعم تحول شركتك نحو الرقمنة وفقًا لرؤية المملكة 2030، كما يأتي متوافقًا مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والفوترة الإلكترونية، ويتضمن العديد من الخصائص والميزات، على النحو التالي:
- حفظ وأرشفة البيانات والوثائق والملفات بكافة أشكالها.
- سهولة البحث في الأرشيف وسرعة استدعاء البيانات.
- يدعم شجرة الأرشفة بجميع مستوياتها.
- إدارة أرشفة البيانات الصادرة والواردة.
- تنظيم البيانات وتصنيفها وتوفير الوقت والجهد والمال.
- إنشاء حسابات للمُستخدمين بصلاحيات مُحددة.
- إصدار تقارير تفصيلية عن الأرشيف والبيانات.
- واجهة سهلة الاستخدام تدعم اللغة العربية والإنجليزية.
- استعراض الأرشيف ومُشاركتها عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب.
أهداف برنامج الأرشفة
دورة الأرشفة
البيانات الواردة والصادرة
يُسجل النظام المعاملات الصادرة والواردة لمؤسستك، حيث يؤرشفها بشكل مؤتمت مع القدرة على تتبع حركات الإحالة والاستعلام الخاصة بكل مُعاملة على حدة، كما تشتمل عملية الأرشفة على تسجيل كافة المعلومات الهامة عن البيانات مثل (المرسل والمرسل إليه- الشركة- درجة السرية- تاريخي الوصول والإرسال- التصنيف) وغيرها.
شجرة الأرشفة
الأرشفة المركزية
يُمكّنك النظام من إنشاء الأرشفة المركزية للوثائق، في حال كان لمؤسستك أكثر من فرع، مع القدرة على الوصول إلى البيانات المؤرشفة واستعراضها واستدعائها عبر الشبكة الداخلية (LAN) أو الشبكة الموسعة (WAN).
سياسات الاحتفاظ بالبيانات
حدد سياسات الاحتفاظ ببياناتك المؤرشفة وفقًا لـ مُتطلبات مؤسستك التنظيمية أو القانونية عبر نظام سلس، الذي يُمكّنك من تحديد المدة الزمنية اللازمة للأرشفة واستدعاء البيانات بسهولة واستخدامها كسند قانوني في المُنازعات القضائية خاصةً فيما يتعلق بالمعاملات المالية مثل فواتير الشراء أو المبيعات، كما تستطيع التخلص النهائي من البيانات التي وصلت إلى نهاية مُدة فترة الاحتفاظ بها من خلال عملية الحذف.
حسابات المُستخدمين والصلاحيات
يُتيح لك نظام سلس إنشاء حسابات مُستخدمين للموظفين بصلاحيات مُحددة وتعيين المهام لهم ومراقبة تنفيذها؛ بهدف مُساعدتك في إدارة الأرشيف مع القدرة على منح الوصول إلى بعض الصلاحيات لمُستخدمين محددين ومنعها عن آخرين مثل صلاحيات المُشاهدة فقط أو التعديل بالحذف والإضافة أو طلب الحصول على الإذن للوصول؛ ما يُمكّنك من تطبيق أعلى مستويات الحماية للبيانات المهمة والحساسة مع القدرة على تتبع المُستخدمين عبر مسارات التدقيق والسجلات ما يُساهم في تحقيق الامتثال لمتطلبات التنظيم.
البحث والاستدعاء
خصائص وميزات أخرى
تقارير الأرشفة في نظام سَلِس
يحتوي نظام سلس على مجموعة ضخمة من التقارير، ومن بينها تقارير الأرشفة التي توفر رؤى واضحة ودقيقة عن البيانات المُخزنة غير النشطة التي يتم الرجوع إليها واستدعائها بشكل مُستمر، ومنها (أرشيف المُشتريات- أرشيف المبيعات- أرشيف الفواتير- أرشيف المخازن- أرشيف الحسابات- أرشيف الصادر- أرشيف الوارد- الأرشيف المُنتهي- الأرشيف المحذوف) وغيرها الكثير، مع إمكانية إصدار تقارير مُخصصة وفقًا لاحتياجات المؤسسة وأهدافها.
