إن أي مؤسسة أو شركة، دائمة ما تكون في حاجة إلى نموذج أمر شراء خاص بها؛ لاستخدامه في إبرام صفقات مُشترياتها، حيث يتم إرساله إلى الموردين كوثيقة أولية لإتمام الصفقة.
بالرغم من وجود نماذج جاهزة لأوامر الشراء، إلا أنه يُفضل أن تقوم كل مؤسسة بتصميم أمرًا خاصًا بها، يُميزها عن غيرها، ويُلبي احتياجاتها ويتوافق مع أهدافها.
ما المقصود بأمر الشراء؟
هو وثيقة أو إخطارًا أو عقدًا مبدئيًا، يُرسل من المُشتري إلى المورد أو البائع؛ لإخباره بالرغبة في شراء بعض المُنتجات أو المواد، ومن ثم يعمل المورد أو البائع على تجهيز الطلبيات وإرسالها للمُشتري.
يشتمل أمر الشراء على كافة تفاصيل صفقة الشراء، مثل أنواع المُنتجات والمواد والخدمات، والكميات المطلوبة وطريقة الشحن والأسعار وغيرها.
ما هو الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء؟
يكمن الفرق بين أوامر الشراء وطلبات الشراء، في ما يلي:
- أمر الشراء:هو مستند تُرسله الشركة إلى المورد أو البائع، لتشتري منه بعض المنتجات أو المواد أو الخدمات.
- طلب الشراء: هو مُستند تُرسله أي إدارة داخلية مثل الإنتاج، لإدارة المُشتريات أو المالية أو الإدارة العامة؛ لطلب شراء بعض المنتجات أو المواد أو الخدمات.
أهمية أمر الشراء
قبل التطرق إلى نموذج أمر شراء، يجب تناول أهمية أوامر الشراء، التي تنبع من الفوائد والمزايا التي توفرها للشركات، على النحو التالي:
- يجعل أمر الشراء، عمليات المُشتريات أسهل وأسرع وأدق، من خلال إرسال الأمر بكافة التفاصيل ومن ثم تحويله لفاتورة مُشتريات.
- يُساهم أي أمر شراء في ربط الأقسام والإدارات المختلفة وتعزيز التعاون بينها، مثل المُشتريات والمخزون والمالية والحسابات وغيرها.
- يلعب أمر الشراء دورًا هامًا في تحقيق رضا العملاء وتعزيز ولائهم للعلامة التجارية، من خلال توفير احتياجاتهم ومُتطلباتهم في الوقت المُناسب.
- يوفر نموذج أمر شراء مثالي، وقت وجهد العاملين والموظفين في كافة الإدارات، حيث لا يُطلب منهم سوى تعبئة الخلايا الفارغة.
- تُساعد أوامر الشراء، المسؤولين عن المخازن، في تحديد المواد التي يجب التخلص منها، أيضًا تجنب التعرض لحالات النقص أو الفائض في المخزون.
استخدامات أمراء الشراء
تتعدد استخدامات نموذج أمر شراء في الشركات والمؤسسات، مثل ما يلي:
- يُستخدم أمر الشراء كوثيقة أو عقد مبدئي، بين المُشتري والبائع، تُلزم المورد بتسليم المُنتجات في الوقت المُحدد.
- يعكس أمر الشراء نوعية الخدمات أو المنتجات أو المواد، وكمياتها ووقت التوريد وكيفية النقل والأسعار وغيرها.
- تُستعمل أوامر الشراء كتنبيهات للإدارات خاصةً المخزون، بالاستعداد لاستقبال كميات جديدة من المُنتجات والمواد.
- يعتمد المورد على أوامر الشراء في تحديد مبيعاته بسهولة والتعرف على الكميات التي صرفها من المخازن.
- يستخدم المُشتري أمر الشراء؛ للتعرف على الكميات التي تم شرائها خلال فترة زمنية معينة، عبر مراجعة الأوامر.
- يستخدم المحاسبون أوامر الشراء؛ لتسهيل عملهم وتجهيز القيود المحاسبية وتضمنيها في القوائم المالية والتقارير المختلفة.
- يُساهم أمر الشراء في تحديد الميزانية الخاصة بالمؤسسة، عبر تحديد الاحتياجات والاتفاق مع الموردين على شرائها؛ ما يُسهل عمل المُديرين.
أنواع أوامر الشراء
قبل الانتقال إلى نموذج أمر شراء، يجب التعرف أولًا على أنواع أوامر الشراء، على النحو التالي:
- أمر الشراء التقليدي: أمر شراء PO هو الأكثر شيوعًا واستخدامًا، حيث يتم إصداره لإتمام عملية شراء واحدة، ويشتمل على كافة المعلومات والتفاصيل.
- أمر الشراء المخطط: تصدر الشركات هذا النوع، في حال كان هناك توقع لحاجة مستقبلية وليست آنية، كما يتطلب إلى تأكيد نهائي قبل تنفيذ الطلب.
- أمر الشراء المُتكرر: يُطلق عليه أيضًا أمر شراء شامل، ويُستخدم لشراء منتج أو خدمة بصورة متكرر خلال فترة زمنية محددة، على دفعات أو كميات وليس مرة واحدة، مع عدم الحاجة لإنشاء أمر جديد.
- أمر الشراء المفتوح: يتشابه مع أمر الشراء المتكرر، لكن لا يتم تحديد الكمية بدقة، كما يستطيع المشتري طلب الكمية المطلوبة عند الحاجة.
اقرأ أيضًا: أهمية إدارة المشتريات في أنظمة ERP
عناصر أمر الشراء
يشتمل أي نموذج أمر شراء على مجموعة من العناصر المحتويات، على النحو التالي:
- تاريخ أمر الشراء ورقمه.
- بيانات الشركة الطالبة والبائعة (الموردة)
- بيانات موظفي المبيعات والمُشتريات.
- أسماء المُنتجات وكمياتها وأسعارها.
- الإجمالي والضريبة.
- طريقة الدفع والسداد.
- التوقيع والأختام.
نموذج أمر شراء
يوجد العديد من النماذج، حيث يُمكن أن يكون نموذج أمر شراء على النحو التالي:
في يوم ..، الموافق: / /
ترغب شركتنا في شراء بعض المنتجات والمواد خلال موعد أقصاه.. من خلالكم، برقم أمر الشراء ().
اسم المشتري وعنوانه ورقم هاتفه الجوال.
اسم المورد وعنوانه ورقم هاتفه الجوال.
اسم مسئول المشتريات لدى الشركة المُرسلة لأمر الشراء ورقم هاتفه الجوال.
اسم مسئول المبيعات بالشركة الموردة للمنتجات والخدمات ورقم هاتفه الجوال.
عنوان ورقم المخزن الخاص باستلام الشحنة:
وصف المنتج والكمية الرقم التسلسلي للمنتجات/ الباركود.
سعر كل منتج والسعر الإجمالي والضريبة.
التوقيع والأختام.
أخطاء إعداد أوامر الشراء
يقع البعض في أخطاء عند إعداد نموذج أمر شراء، مثل ما يلي:
- إضافة تفاصيل غير صحيحة؛ ما يترتب عليه أخطاء في الحسابات.
- إغفال بعض التفاصيل وعدم إدراجها؛ ما قد يجعل أمر الشراء لاغيًا.
- الإرسال دون مراجعة كافة المعلومات والتفاصيل الواردة في أمر الشراء.
- عدم توضيح موعد التسليم وطرق الدفع والسداد بشكل دقيق.
- إغفال إدراج سياسة المرتجعات في أمر الشراء؛ ما ينتج عنه خلافات مع المورد.
نظام سلس ERP
إن إنشاء نموذج أمر شراء وإدارة دورة المُشتريات بشكل عام، تكون أسهل وأسرع وأدق، مع نظام سلس لتخطيط موارد المؤسسات ERP.
يُقدم النظام إدارة المُشتريات والموردين، التي يُمكن التعامل مع كل ما يتعلق بشراء المُنتجات والسلع والمواد وتخزينها، كما يُوفر إدارات المبيعات والحسابات وعلاقات العملاء والموارد البشرية وغيرها.
اطلب عرض سعر الآن
احصل الآن على برنامج شامل للمُشتريات، وأدر دورة الشراء بشكل أكثر فعالية وكفاءة، مع نظام سلس الذي يُعد واحد من أفضل أنظمة ERP في السعودية.
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بأمر الشراء؟
عبارة عن وثيقة تُرسل من المُشتري إلى المورد أو البائع؛ لإخباره بالرغبة في شراء بعض المُنتجات أو المواد.
هل يعد أمر الشراء عقد؟
يعتبر أمر الشراء عقد مبدئيًا بين المُشتري والمورد أو البائع، يتفق فيه الطرفان على شراء وبيع بعض الأصناف.
ما هو حد أمر الشراء؟
عبارة عن الحد الأقصى للمبلغ أو كمية المنتجات التي يمكن شرائها عبر أمر شراء ما، ويختلف وفقًا لكل لـ سياسة كل شركة ونوع الشراء.
لا يوجد تعليقات