إن أي مؤسسة أو شركة، دائمة ما تكون في حاجة إلى نموذج طلب شراء، أبضًا نموذج أمر شراء خاص بها؛ لاستخدامهما في إبرام صفقات مُشترياتها، حيث يتم إرسال طلب الشراء لقسم المشتريات بالشركة، كما يتم إرسال أمر الشراء إلى الموردين كوثيقة أولية لإتمام الصفقة.
بالرغم من وجود نماذج جاهزة لأوامر الشراء وطلبات الشراء، إلا أنه يُفضل أن تقوم كل مؤسسة بتصميم أوامر وطلبات خاصة بها، يُميزها عن غيرها، ويُلبي احتياجاتها ويتوافق مع أهدافها.
ما هو أمر الشراء؟
هو وثيقة أو إخطارًا أو عقدًا مبدئيًا، يُرسل من المُشتري إلى المورد أو البائع؛ لإخباره بالرغبة في شراء بعض المُنتجات أو المواد، ومن ثم يعمل المورد أو البائع على تجهيز الطلبيات وإرسالها للمُشتري.
يشتمل أمر الشراء على كافة تفاصيل صفقة الشراء، مثل أنواع المُنتجات والمواد والخدمات، والكميات المطلوبة وطريقة الشحن والأسعار وغيرها.
أهمية أمر الشراء
قبل التطرق إلى نموذج أمر شراء، يجب تناول أهمية أوامر الشراء، التي تنبع من الفوائد والمزايا التي توفرها للشركات، على النحو التالي:
- يجعل أمر الشراء، عمليات المُشتريات أسهل وأسرع وأدق، من خلال إرسال الأمر بكافة التفاصيل ومن ثم تحويله لفاتورة مُشتريات.
- يُساهم أي أمر شراء في ربط الأقسام والإدارات المختلفة وتعزيز التعاون بينها، مثل المُشتريات والمخزون والمالية والحسابات وغيرها.
- يلعب أمر الشراء دورًا هامًا في تحقيق رضا العملاء وتعزيز ولائهم للعلامة التجارية، من خلال توفير احتياجاتهم ومُتطلباتهم في الوقت المُناسب.
- يوفر نموذج أمر شراء مثالي، وقت وجهد العاملين والموظفين في كافة الإدارات، حيث لا يُطلب منهم سوى تعبئة الخلايا الفارغة.
- تُساعد أوامر الشراء، المسؤولين عن المخازن، في تحديد المواد التي يجب التخلص منها، أيضًا تجنب التعرض لحالات النقص أو الفائض في المخزون.
استخدامات أمراء الشراء
تتعدد استخدامات نموذج أمر شراء في الشركات والمؤسسات، مثل ما يلي:
- يُستخدم أمر الشراء كوثيقة أو عقد مبدئي، بين المُشتري والبائع، تُلزم المورد بتسليم المُنتجات في الوقت المُحدد.
- يعكس أمر الشراء نوعية الخدمات أو المنتجات أو المواد، وكمياتها ووقت التوريد وكيفية النقل والأسعار وغيرها.
- تُستعمل أوامر الشراء كتنبيهات للإدارات خاصةً المخزون، بالاستعداد لاستقبال كميات جديدة من المُنتجات والمواد.
- يعتمد المورد على أوامر الشراء في تحديد مبيعاته بسهولة والتعرف على الكميات التي صرفها من المخازن.
- يستخدم المُشتري أمر الشراء؛ للتعرف على الكميات التي تم شرائها خلال فترة زمنية معينة، عبر مراجعة الأوامر.
- يستخدم المحاسبون أوامر الشراء؛ لتسهيل عملهم وتجهيز القيود المحاسبية وتضمنيها في القوائم المالية والتقارير المختلفة.
- يُساهم أمر الشراء في تحديد الميزانية الخاصة بالمؤسسة، عبر تحديد الاحتياجات والاتفاق مع الموردين على شرائها؛ ما يُسهل عمل المُديرين.
أنواع أوامر الشراء
قبل الانتقال إلى نموذج أمر شراء، يجب التعرف أولًا على أنواع أوامر الشراء، على النحو التالي:
- أمر الشراء التقليدي: أمر شراء PO هو الأكثر شيوعًا واستخدامًا، حيث يتم إصداره لإتمام عملية شراء واحدة، ويشتمل على كافة المعلومات والتفاصيل.
- أمر الشراء المخطط: تصدر الشركات هذا النوع، في حال كان هناك توقع لحاجة مستقبلية وليست آنية، كما يتطلب إلى تأكيد نهائي قبل تنفيذ الطلب.
- أمر الشراء المُتكرر: يُطلق عليه أيضًا أمر شراء شامل، ويُستخدم لشراء منتج أو خدمة بصورة متكرر خلال فترة زمنية محددة، على دفعات أو كميات وليس مرة واحدة، مع عدم الحاجة لإنشاء أمر جديد.
- أمر الشراء المفتوح: يتشابه مع أمر الشراء المتكرر، لكن لا يتم تحديد الكمية بدقة، كما يستطيع المشتري طلب الكمية المطلوبة عند الحاجة.
اقرأ أيضًا: أهمية إدارة المشتريات في أنظمة ERP
عناصر أمر الشراء
يشتمل أي نموذج أمر شراء على مجموعة من العناصر المحتويات، على النحو التالي:
- تاريخ أمر الشراء ورقمه.
- بيانات الشركة الطالبة والبائعة (الموردة)
- بيانات موظفي المبيعات والمُشتريات.
- أسماء المُنتجات وكمياتها وأسعارها.
- الإجمالي والضريبة.
- طريقة الدفع والسداد.
- التوقيع والأختام.
أخطاء إعداد أوامر الشراء
يقع البعض في أخطاء عند إعداد نموذج أمر شراء، مثل ما يلي:
- إضافة تفاصيل غير صحيحة؛ ما يترتب عليه أخطاء في الحسابات.
- إغفال بعض التفاصيل وعدم إدراجها؛ ما قد يجعل أمر الشراء لاغيًا.
- الإرسال دون مراجعة كافة المعلومات والتفاصيل الواردة في أمر الشراء.
- عدم توضيح موعد التسليم وطرق الدفع والسداد بشكل دقيق.
- إغفال إدراج سياسة المرتجعات في أمر الشراء؛ ما ينتج عنه خلافات مع المورد.
احصل الآن على برنامج مبيعات ونقاط بيع متكامل
نموذج أمر شراء
يوجد العديد من النماذج، حيث يُمكن أن يكون نموذج أمر شراء على النحو التالي:
في يوم ..، الموافق: / /
ترغب شركتنا في شراء بعض المنتجات والمواد خلال موعد أقصاه.. من خلالكم، برقم أمر الشراء ().
اسم المشتري وعنوانه ورقم هاتفه الجوال.
اسم المورد وعنوانه ورقم هاتفه الجوال.
اسم مسئول المشتريات لدى الشركة المُرسلة لأمر الشراء ورقم هاتفه الجوال.
اسم مسئول المبيعات بالشركة الموردة للمنتجات والخدمات ورقم هاتفه الجوال.
عنوان ورقم المخزن الخاص باستلام الشحنة:
وصف المنتج والكمية الرقم التسلسلي للمنتجات/ الباركود.
سعر كل منتج والسعر الإجمالي والضريبة.
التوقيع والأختام.
تحميل نموذج أمر شراء
تستطيع تحميل نموذج أمر شراء، بصيغ PDF وword وExcel، على النحو التالي:
احصل على برنامج محاسبي متكامل لإدارة مؤسستك الآن
ما هو طلب شراء؟
طلب الشراء بالإنجليزية Purchase Requisition، عبارة عن مستند داخلي رسمي، تُرسله إدارة أو قسم داخلي في الشركة إلى إدارة المشتريات أو الإدارة المالية؛ بهدف الحصول على منتجات أو مواد أو خدمات يحتاجها للقيام بمهامه.
لا يخرج طلب الشراء إلى الموردين الخارجيين، بل يبقى وثيقة داخلية تُستخدم للحصول على الموافقة الرسمية قبل بدء أي عملية شراء، مما يجعله ركيزة أساسية في ضبط الإنفاق ومنع الشراء غير المخطط له.
أهمية طلب الشراء
تنبع أهمية طلب شراء، داخل الشركات والمؤسسات، من خلال ما يلي:
- يساهم طلب الشراء في ضبط الإنفاق ومنع الشراء العشوائي، من خلال مراجعة المشتريات ومعالجتها داخليًا بشلكل منظم، قبل الموافقة عليها.
- يساعد طلب شراء، في التنسيق بين الأقسام المختلفة كالإنتاج والمخازن والمشتريات والمالية، عبر توثيق الاحتياجات الفعلية لكل إدارة بصورة رسمية.
- يوفر طلب الشراء سجلًا مرجعيًا واضحًا لكل احتياج شرائي؛ ما يُسهل على الإدارة تتبع الطلبات ومقارنتها بالميزانية المحددة.
- يساهم في تحقيق الرقابة المالية الداخلية، حيث لا يتم صرف أي مبالغ أو إصدار أوامر شراء دون المرور بمرحلة الموافقة على طلب الشراء.
- يُقلل من أخطاء الشراء المتكررة والمشتريات الزائدة، لأنه يُلزم الأقسام بتبرير احتياجاتها بشكل موثّق قبل اتخاذ أي إجراء.
استخدامات طلب الشراء
يتم استخدام طلب الشراء على نطاق واسع في المؤسسات والشركات، على النحو التالي:
- يُستخدم طلب الشراء كوثيقة داخلية لإثبات الحاجة الفعلية إلى الشراء، قبل البدء في أي إجراء رسمي مع الموردين الخارجيين.
- تعتمد إدارة المشتريات على طلبات الشراء لتجميع احتياجات الأقسام المختلفة وترتيبها حسب الأولوية والميزانية المتاحة.
- يستخدم المحاسبون طلبات الشراء لمطابقة الفواتير الواردة مع الطلبات المعتمدة مسبقًا، مما يُسهم في دقة القيود المحاسبية.
- تعتمد إدارة المخازن على طلبات الشراء للتخطيط المسبق لاستقبال الكميات الجديدة من المواد والمنتجات.
- تستخدم الإدارة العليا طلبات الشراء لمراقبة الإنفاق الداخلي والتأكد من توافقه مع الخطة المالية للشركة.
أنواع طلبات الشراء
تزخر الشركات والمؤسسات، بالعديد من الإدارات والأقسام؛ لذا تتنوع طلبات الشراء بحسب طبيعة الاحتياج والقسم الطالب، على النحو التالي:
- طلب شراء المواد الخام: يُصدره قسم الإنتاج أو المصنع عند الحاجة إلى مواد لاستمرار العملية الإنتاجية، وهو الأكثر استخدامًا في الشركات الصناعية.
- طلب شراء الأصول والمعدات: يُصدر عند الحاجة إلى شراء أجهزة أو معدات ثابتة، ويتطلب عادةً موافقة مستويات إدارية أعلى نظرًا لقيمته الكبيرة.
- طلب شراء الخدمات: يُستخدم عند الحاجة إلى الاستعانة بخدمات خارجية كالصيانة أو الاستشارات أو التدريب، ولا يرتبط بتوريد سلع مادية.
- طلب شراء المستلزمات المكتبية: يُصدره أي قسم إداري عند نفاد الأدوات والمستلزمات اليومية اللازمة لسير العمل.
- طلب الشراء الطارئ: يُصدر في حالات استثنائية تستوجب الشراء الفوري، ويستلزم إجراءات موافقة مُعجّلة.
عناصر نموذج طلب الشراء
يشتمل أي نموذج طلب شراء على مجموعة من العناصر الأساسية، على النحو التالي:
- رقم طلب الشراء وتاريخ الإصدار.
- اسم القسم أو الإدارة الطالبة.
- اسم الموظف مُقدم الطلب ووظيفته.
- وصف المنتجات أو المواد أو الخدمات المطلوبة.
- الكميات المطلوبة ووحدة القياس.
- السعر التقديري لكل صنف والإجمالي المتوقع.
- التاريخ المطلوب للتسليم أو التوريد.
- مبرر الشراء وسبب الحاجة إليه.
- توقيع مُقدم الطلب واعتماد المدير المسؤول.
أخطاء إعداد طلبات الشراء
يقع البعض في أخطاء شائعة عند إعداد نموذج طلب الشراء، مثل ما يلي:
- إدراج كميات مبالغ فيها دون مبرر فعلي، مما يُثقل الميزانية ويُضخم المخزون دون حاجة حقيقية.
- إغفال كتابة مبرر الشراء بوضوح، مما يُعطّل الموافقة ويُسبب تأخيرات في دورة المشتريات.
- عدم تحديد التاريخ المطلوب للتسليم، مما يجعل إدارة المشتريات عاجزة عن ترتيب أولويات الطلبات.
- تقديم الطلب دون مراجعة المخزون الحالي، مما يُفضي إلى شراء أصناف متوفرة بالفعل وهدر في الموارد.
- إرسال طلب الشراء دون الحصول على الاعتمادات الرسمية المطلوبة، مما يُعرّض الطلب للرفض أو التأخير.
- كتابة أوصاف غير دقيقة للأصناف المطلوبة، مما يُسبب سوء فهم وشراء منتجات غير مطابقة للاحتياج الفعلي.
نموذج طلب شراء
إن طلب الشراء هو الخطوة الأولى في دورة المشتريات داخل أي شركة أو مؤسسة، إذ يسبق إصدار أمر الشراء، ويعتبر الوثيقة الداخلية الرسمية التي تُحرك عملية الشراء من الداخل قبل التعامل مع أي مورد خارجي، ويكون نموذج طلب الشراء على النحو التالي:
في يوم ..، الموافق: / /
تطلب إدارة / قسم: …………………… شراء المواد والمنتجات التالية، برقم طلب الشراء: ( )
اسم الموظف مُقدم الطلب ووظيفته ورقم هاتفه.
اسم المدير المباشر المعتمد للطلب ورقم هاتفه.
وصف الصنف، الكمية، وحدة القياس، السعر التقديري، الإجمالي.
التاريخ المطلوب للتسليم: ……………………
مبرر الشراء: ……………………
توقيع مُقدم الطلب: ……………………
اعتماد المدير المسؤول: ……………………
تحميل نموذج طلب شراء
تستطيع تحميل نموذج طلب شراء، بصيغ PDF وWord وExcel، على النحو التالي:
الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء
يكمن الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء، على النحو التالي:
وجه المقارنة | أمر شراء | طلب شراء |
الهدف | مستند رسمي للمورد لتنفيذ الشراء | طلب داخلي لشراء منتج أو خدمة |
جهة الإصدار | إدارة المشتريات | الموظف أو القسم الطالب |
جهة الاستلام | المورد | الإدارة الداخلية |
الاعتماد | يُعد التزامًا رسميًا بالشراء | يحتاج إلى موافقة داخلية |
التوقيت | بعد اختيار المورد والموافقة | قبل اختيار المورد |
نظام سلس ERP
إن إنشاء نموذج أمر شراء وإدارة دورة المُشتريات بشكل عام، تكون أسهل وأسرع وأدق، مع نظام ERP من سلس لتخطيط موارد المؤسسات.
يوفر برنامج ERP كامل، نظام مشتريات المُشتريات والموردين، التي يُمكن التعامل مع كل ما يتعلق بشراء المُنتجات والسلع والمواد وتخزينها، كما يُوفر إدارات المبيعات والحسابات وعلاقات العملاء والموارد البشرية وغيرها.
اطلب عرض سعر الآن
احصل الآن على نظام مشتريات، وأدر دورة الشراء بشكل أكثر فعالية وكفاءة، مع نظام سلس الذي يُعد واحد من أفضل أنظمة ERP في السعودية.
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بأمر الشراء؟
عبارة عن وثيقة تُرسل من المُشتري إلى المورد أو البائع؛ لإخباره بالرغبة في شراء بعض المُنتجات أو المواد.
هل يعد أمر الشراء عقد؟
يعتبر أمر الشراء عقد مبدئيًا بين المُشتري والمورد أو البائع، يتفق فيه الطرفان على شراء وبيع بعض الأصناف.
ما هو حد أمر الشراء؟
عبارة عن الحد الأقصى للمبلغ أو كمية المنتجات التي يمكن شرائها عبر أمر شراء ما، ويختلف وفقًا لكل لـ سياسة كل شركة ونوع الشراء.
ما الفرق بين طلب الشراء وأمر الشراء؟
طلب الشراء وثيقة داخلية تصدر من قسم داخل الشركة إلى إدارة المشتريات لطلب الموافقة على الشراء، أما أمر الشراء فهو وثيقة رسمية تصدر من الشركة إلى المورد الخارجي بعد الموافقة على طلب الشراء. بمعنى أن طلب الشراء يسبق أمر الشراء دائماً.
هل يمكن إلغاء طلب الشراء بعد اعتماده؟
نعم، يمكن إلغاء طلب الشراء بعد اعتماده طالما لم يُحوَّل بعد إلى أمر شراء رسمي وأُرسل إلى المورد. بعد إصدار أمر الشراء تصبح عملية الإلغاء أكثر تعقيداً وقد تترتب عليها التزامات تعاقدية.
كيف يساعد نظام ERP في إدارة طلبات الشراء؟
يُتيح نظام ERP أتمتة دورة طلبات الشراء بالكامل، بدءاً من تقديم الطلب إلكترونياً، مروراً بمسار الاعتماد التلقائي، وصولاً إلى تحويله تلقائياً إلى أمر شراء عند الموافقة — مما يُقلل الأخطاء ويُوفر الوقت ويمنح الإدارة رؤية كاملة على الإنفاق.
قد يهمك: نموذج عرض سعر
لا يوجد تعليق