تخلص من الأرشيف الورقي الذي يحتل مساحة كبيرة من مؤسستك وحافظ على الوثائق والمُستندات من التلف أو الضياع ووفر جهد موظفيك، من خلال برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق في نظام سلس.
يدعم نظام الارشفة الالكترونية، تحول شركتك نحو الرقمنة وفقًا لرؤية المملكة 2030، كما يأتي متوافقًا مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والفوترة الإلكترونية، ويتضمن العديد من الخصائص والميزات، على النحو التالي:
- الارشفة الالكترونية للوثائق والملفات بكافة أشكالها.
- سهولة البحث في الأرشيف وسرعة استدعاء البيانات.
- يدعم شجرة الأرشفة بجميع مستوياتها.
- إدارة أرشفة البيانات الصادرة والواردة.
- تنظيم البيانات وتصنيفها وتوفير الوقت والجهد والمال.
- إنشاء حسابات للمُستخدمين بصلاحيات مُحددة.
- إصدار تقارير تفصيلية عن الأرشيف والبيانات.
- واجهة سهلة الاستخدام تدعم اللغة العربية والإنجليزية.
- استعراض الأرشيف ومُشاركتها عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب.
أهداف برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق
يهدف نظام الارشفة الالكترونية، بشكل أساسي إلى تحسين أداء نظامك وتعزيزه عبر تقليل حجم البيانات المُخزنة في قاعدة البيانات النشطة وتحرير مساحة التخزين، وبالتالي الحصول على زمن استجابة أسرع لـ التعامل على النظام، فضلًا عن التخلص من السجلات الورقية المُعرضة للتلف والضياع ما يُساهم في الحفاظ على سلامة البيانات والمُستندات والرجوع إليها واستدعائها بسهولة وفي ثواني معدودة.
دورة الأرشفة في افضل برامج الارشفة الالكترونية
يُساعدك برنامج ارشفة الكترونية في إدارة دورة الأرشفة بسهولة ودقة وفعالية، بدايةً من تحديد البيانات غير النشطة التي ترغب في أرشفتها وتقسيمها إلى عدد لا نهائي من المجموعات حيث تشتمل كل مجموعة على بيانات ذات صلة، ومن ثم استخراج البيانات وترتيبها وتخزينها على النظام بشكل يسهل استدعاؤها من خلاله مع مُراجعة سريعة للبيانات للتحقق من صحتها ودقتها.
البيانات الواردة والصادرة في برنامج الارشفة الالكترونية
يُسجل برنامج ارشفة الملفات، المعاملات الصادرة والواردة لمؤسستك، حيث يؤرشفها بشكل مؤتمت مع القدرة على تتبع حركات الإحالة والاستعلام الخاصة بكل مُعاملة على حدة، كما تشتمل عملية الأرشفة على تسجيل كافة المعلومات الهامة عن البيانات مثل (المرسل والمرسل إليه- الشركة- درجة السرية- تاريخي الوصول والإرسال- التصنيف) وغيرها.
شجرة الأرشفة في برنامج ادارة الوثائق
أنشئ نظام شجري لـ أرشفة البيانات بجميع أنواعها ومستوياتها وفقًا لاحتياجات مؤسستك عبر برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق، مع القدرة على تصميم الحقول التعريفية الرئيسية والفرعية للوثائق وإضافة تصنيفات لا نهائية؛ ما يُساهم في استيعاب كافة البيانات وتوسيع خيارات البحث واستدعاء المعلومات بسهولة.
الأرشفة المركزية
يُمكّنك برنامج ارشفة المستندات من إنشاء الأرشفة المركزية للوثائق، في حال كان لمؤسستك أكثر من فرع، مع القدرة على الوصول إلى البيانات المؤرشفة واستعراضها واستدعائها عبر الشبكة الداخلية (LAN) أو الشبكة الموسعة (WAN).
سياسات الاحتفاظ بالبيانات
حدد سياسات الاحتفاظ ببياناتك المؤرشفة وفقًا لـ مُتطلبات مؤسستك التنظيمية أو القانونية عبر نظام الأرشفة الإلكترونية، الذي يُمكّنك من تحديد المدة الزمنية اللازمة للأرشفة واستدعاء البيانات بسهولة واستخدامها كسند قانوني في المُنازعات القضائية خاصةً فيما يتعلق بالمعاملات المالية مثل فواتير الشراء أو المبيعات، كما تستطيع التخلص النهائي من البيانات التي وصلت إلى نهاية مُدة فترة الاحتفاظ بها من خلال عملية الحذف.
حسابات المُستخدمين والصلاحيات
تُتيح منظومة ارشفة الكترونية، إنشاء حسابات مُستخدمين للموظفين بصلاحيات مُحددة وتعيين المهام لهم ومراقبة تنفيذها؛ بهدف مُساعدتك في إدارة الأرشيف مع القدرة على منح الوصول إلى بعض الصلاحيات لمُستخدمين محددين ومنعها عن آخرين.
مثل صلاحيات المُشاهدة فقط أو التعديل بالحذف والإضافة أو طلب الحصول على الإذن للوصول؛ ما يُمكّنك من تطبيق أعلى مستويات الحماية للبيانات المهمة والحساسة مع القدرة على تتبع المُستخدمين عبر مسارات التدقيق والسجلات ما يُساهم في تحقيق الامتثال لمتطلبات التنظيم، عبر برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية.
البحث والاستدعاء في برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق
يأتي افضل برنامج ارشفة الكترونية بخصائص وميزات عديدة فيما يتعلق بعملية البحث داخل الأرشيف واستدعاء البيانات، مثل إمكانية استخدام البحث الأساسي أو المُتقدم والتكامل مع خاصية الباركود أو الماسح الضوئي في تصنيف المُستندات وتخزينها.
يتيح برنامج الارشفة الالكترونية إضافة تصنيفات جديدة لتوسيع خيارات الاستدعاء وربط قوالب البحث بصلاحيات المُستخدمين، فضلًا عن طرق أخرى كثيرة للبحث مثل (الرقم التسلسلي للوثيقة- رقم الوثيقة- المُرسل إليه- الجهة الصادرة- الموظف المسؤول- كلمة أو جُملة- ملحوظات- التاريخ- الحالة) وغيرها الكثير.
خصائص وميزات أخرى في برنامج ارشفة الملفات
يدعم برنامج ارشفة الكترونية، واحد من أشهر برامج الأرشفة الإلكترونية،أرشفة البيانات بكافة أشكالها مثل الوثائق والمُستندات والصور بجميع صيغها وملفات PDF والأوفيس والأتوكاد وغيرها، كما يُتيح إمكانية محاكاة ترتيب وتنظيم الأرشيف الإلكتروني (الافتراضي) بالأرشيف الحقيقي (الواقعي) الذي يتضمن (مواقع- مخازن- أرفف- مُستندات).
مع توفير أكثر من طريقة لترتيب البيانات المؤرشفة وفقًا للحروف أو التواريخ أو الأقدم والأحدث والعكس، بالإضافة إلى تطبيق إجراءات الصيانة والنسخ الاحتياطي على الأرشيف واستعادته في حال تعرض النظام إلى مُشكلة طارئة بشكل آلي مع إمكانية ترقية البرنامج وتحديثه بصفة دورية، عبر برنامج أرشفة الخطابات وإدارة الوثائق.
تقارير الأرشفة في نظام سَلِس
يحتوي نظام سلس، واحد من أفضل اسماء برامج الارشفة الإلكترونية، على مجموعة ضخمة من التقارير، ومن بينها تقارير الأرشفة التي توفر رؤى واضحة ودقيقة عن البيانات المُخزنة غير النشطة التي يتم الرجوع إليها واستدعائها بشكل مُستمر، ومنها (أرشيف المُشتريات- أرشيف المبيعات- أرشيف الفواتير- أرشيف المخازن- أرشيف الحسابات- أرشيف الصادر- أرشيف الوارد- الأرشيف المُنتهي- الأرشيف المحذوف) وغيرها الكثير، مع إمكانية إصدار تقارير مُخصصة وفقًا لاحتياجات المؤسسة وأهدافها.
