يُمكّنك برنامج إدارة العقود في نظام سلس ERP، من إدارة عقود مؤسستك بشكل أسهل وأسرع وأدق بفضل خصائصه المؤتمتة، التي تُساعدك في توفير الوقت والجهد وتقليل نسبة الأخطاء التي تنتج عن المعاملات الورقية.
ويضمن البرنامج كأحد أفضل حلول ادارة العقود، حفظ العقود من الضياع والتوقيع الإلكتروني عليها في أي وقت وأي زمان، مع تتبع دقيق لـ حالاتها عبر إنشاء مصدر مركزي واحد للمعلومات وإمكانية تحويل عروض الأسعار إلى عقود والتحكم في عمليات التسجيلات والحجوزات والإيجارات والبيع.
بالإضافة إلى إمكانية حفظ التوقيع واستخدامه لاحقًا وإنشاء حسابات لأطراف التعاقد بصلاحيات مُحددة لمساعدتهم في الإطلاع على بنوده وتعديلها أو التعليق عليها، أيضًا إنشاء عقود فارغة وطباعتها وتعبئتها والتوقيع عليها بشكل يدوي.
فضلاً عن نماذج عقود جاهزة للطباعة وقابلة للتخصيص بما يتوافق مع احتياجاتك، كما تتكامل دورة العقود مع وحدات المبيعات والمشتريات وشؤون الموظفين وغيرها؛ لتوفير تجربة سهلة ودقيقة.
مع مجموعة من التقارير التفصيلية التي توفر لك رؤية واضحة عن عقود مؤسستك، مثل عدد العقود الموقعة والغير موقعة والعقود المُنتهية والمُجددة وغيرها.
إدارة دورة العقود في سَلِس
يُساعدك برنامج إدارة عقود، في إدارة دورة العقود بشكل مؤتمت وأكثر فعالية، عبر إنشاء كافة أنواع العقود التي تُناسب جميع المجالات (العقارية والتجارية والصناعية والاستيراد والتصدير) وغيرها.
ومن ثم عرضها على الأطراف المعنية للموافقة عليها وتوقيعها أو رفضها وتتبع تنفيذها والتعرف على حالاتها وتسجيلها (توثيقها) وحفظها وتجديدها أو إنهائها وأرشفتها.
مع نظام تنبيهات دورية بمواعيد انتهائها أو تجديدها والتعديلات التي أُجريت عليها تُرسل لك أو لعملائك عبر البريد الإلكتروني أو رسائل SMS.
إنشاء العقود وتنفيذها
أنشئ عدد لا نهائي من العقود، مثل البيع والشراء والتأجير وعقود التوظيف وغيرها، مع إدارة العقود من سلس التي توفر لك إمكانيات وخصائص عديدة قابلة للتخصيص بما يتوافق مع أهدافك ومتطلباتك.
مثل إطلاع جميع الأطراف المعنية على العقد من خلال النظام أثناء عملية إجراء التفاوض على بنوده، وإمكانية التوقيع الإلكتروني عليه وإضافة بنود جديدة والتعديل على البنود الأساسية وتدوين الملحوظات وغيرها من الإجراءات التي تُساهم في التوافق مع شروط مراقبة الامتثال.
بالإضافة إلى ميزات التعديل وطباعة العقود في قوالب جاهزة أو تخصيصها وتصديرها إلى نُسخ PDF لطباعتها وتوقيعها يدويًا، أيضًا إدارة العقود المؤتمتة.
تجديد العقود في برنامج إدارة العقود
لا تنتهي مهمة برنامج ادارة العقود بتوقيع العقود، ولكن يُساعدك في إدارتها وتجديدها، حيث يوفر لك إمكانية توثيقها وارشفتها واستدعائها بشكل سهل وسريع من خلال البحث عنها بالاسم أو الرقم التسلسلي أو الوسوم.
كما يُساهم برنامج ادارة دورة حياة العقود، في عملية تجديد العقود بدايةً من إرسال تنبيهات للعملاء باقتراب موعد التجديد ومن ثم التفاوض على الشروط الجديدة ومراجعة البنود وتعديل العقود القديمة أو إنشاء عقود جديدة.
أيضًا يُساعدك في إنهاء العقود من خلال إرسال تنبيهات بموعد انتهاء العقد وما يتبعه من إجراءات مثل الإخلاء في مجال العقارات أو تسليم العُهدة والأصول بالنسبة للموظفين قبل أن يتم فسخ التعاقد أو إنهائه بشكل رسمي.
بالإضافة إلى أن أفضل أنظمة إدارة العقود، يُرسل لك تنبيهات عبر البريد الإلكتروني أو رسائل SMS باقتراب انتهاء صلاحية العقود ما يُساعدك في اتخاذ القرارات الصحيحة بشأنها.
منصة افتراضية للتفاوض
تستطيع إتمام إجراءات التفاوض على العقود مع كافة الأطراف المعنية عبر النظام، حيث يُمكّنك من تعديل البنود وتغييرها وتدوين الملحوظات وإرفاق المُستندات والأوراق وغيرها من خدمات إدارة العقود.
كما يُيتح برنامج إدارة عقود منح المستخدمين أذونات لتسجيل الدخول عليه ومشاهدة البنود والتعديل عليها وفقًا لصلاحيات يتم تحديدها من قبل إدارة النظام.
بالإضافة إلى تسجيل موافقة الأعضاء أو رفضهم للعقد، مع إرسال تنبيهات لجميع المُشاركين في العملية بحالات العقد والتعديلات التي تمت عليه وموافقة عضو أو رفض آخر.
الحوكمة وإدارة المخاطر والامتثال في برامج العقود
تُساعدك إدارة العقود بنظام سلس في تطبيق مبادئ الحوكمة وإدارة المخاطر والامتثال في العقود، من خلال إدارة دورة حياة العقد بشكل صحيح وبسيط محافظًا على الامتثال للشروط التعاقدية والحد من المخاطر القانونية وتقليل الالتزامات المالية والتشغيلية.
كما يُمكّنك برنامج إدارة عقود من إدارة العقود المؤتمتة وتقليل المخاطر عبر منع الأخطاء اليدوية وأتمتة الأعمال الإدارية و توحيد عمليات إدارة العقود ومركزية معلوماتها، أيضًا يُساهم في تحسين كفاءة العقود ومراقبة أدائها مقابل المقاييس الرئيسية.
تخصيص لا نهائي لبرنامج إدارة عقود
بالرغم من أن برنامج إدارة العقود يأتي بميزات وإمكانيات عديدة وواجهة سهلة الاستخدام، إلا أنه يُمكن تخصيصه بشكل كبير ليُناسب مؤسستك وهوية علامتك التجارية.
مثل تغيير الألوان وتعديل قوالب العقود وعروض الأسعار والفواتير وإضافة شعارك الخاص وتعديل أبعاد نماذج الطباعة وفقًا لاحتياجاتك وأهدافك، فضلًا عن خصائص النسخ واللصق والسحب والإفلات والتعديل على العقود وبنودها وتدوين الملحوظات.
أيضًا تصدير العقود بصيغة PDF وطبعها والتوقيع عليها يدويًا أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو تطبيق واتساب أو الرسائل النصية SMS وغيرها من الخصائص والميزات الفريدة، عبر برنامج ادارة دورة حياة العقود.
التكامل بين وحدات نظام سَلِس
أدِر عقودك سواء مبيعات أو مشتريات أو شؤون موظفين وغيرها، من خلال نظام سلس واحد من أفضل برامج العقود، الذي يتميز بـ تكامل وحداته واندماجها معًا؛ ما يُساعدك في إنجاز أعمالك وزيادة أرباحك عبر مزامنة البيانات وتسهيل التعاون بين الإدارات وتوفير تقارير شاملة عنها.
حيث يتم إنشاء وتسجيل العقود والفواتير عبر نماذج جاهزة أو مُخصصة، ومن ثم عرضها على أطراف التعاقد من خلال النظام؛ بهدف تقييمها والتفاوض عليها ومراجعتها واتخاذ قرار بالموافقة أو الرفض عبر منحهم إذن أو صلاحية بالوصول إلى بعض شاشات النظام.
وفي حال الموافقة يتم إدارتها وتنفيذها بالإحالة إلى الحسابات لتسجيلها في القيود المُحاسبية كمعاملة مالية تؤثر على الخزينة بالزيادة أو النقص، بالإضافة إلى توثيقها وحفظها وتخزينها على مساحة إلكترونية تضمن عدم فقدانها أو تلفها وسهولة البحث عنها واستدعائها، أما في حالة الرفض فيُمكن مراجعتها أو أرشفتها.
تقارير أفضل أنظمة إدارة العقود
يحتوي نظام سلس على مجموعة ضخمة من التقارير، ومنها تقارير برنامج إدارة العقود التي توفر لك الكثير من الخيارات المتنوعة؛ لمعرفة حالات العقود ودورة عملها، مع وجود تقارير تفاعلية تُظهر تسلسل البيانات بشكل احترافي.
والتي تهدف إلى توفير رؤى دقيقة حول إدارة عقود مؤسستك وأدائها، وتُمكنّك من اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب والقدرة على التخطيط بشكل فعَال للمستقبل وتعزيز استراتيجيات التفاوض مع عملائك وتسحين بنود العقود.
ومنها (العقود الموقعة- العقود غير الموقعة- العقود المفروضة- العقود المُنتهية- العقود المُجددة- عقود المبيعات- عقود المشتريات- عقود الموظفين) وغيرها الكثير.
