في بداية التخطيط لـ مشروع تخطيط موارد المؤسسة، يتم تحديد ميزانية مُخصصة لإنفاقها على تنفيذه، ولكن في معظم المشاريع، تتجاوز ميزانية مشروع ERP ما قد تم تحديده من قبل؛ لذا خلال السطور القليلة القادمة، سنتعرف على أسباب ذلك والحلول الجذرية له.
لماذا تتجاوز ميزانية مشروع ERP الحد المتوقع؟
بالرغم من الفوائد والمزايا، التي توفرها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP للشركات في السعودية، إلا أنها تواجه العديد من التحديات، التي قد تُعقد من تنفيذها، وفي مقدمتها تجاوز الميزانية المُخصصة لها، ويعود ذلك إلى عدة أسباب ومنها ما يلي:
ضعف تخطيط المُشروع وإدارته
عندما يتم البدء في تنفيذ مشروع ERP، دون تخطيط فعّال وإدارة ذات كفاءة عالية، فإنه من المتوقع أن تزداد الميزانية عن ما تم تحديده من قبل؛ لأن غياب ضعف التخطيط والإدارة، يترتب عليه ما يلي:
- عدم تحديد الاحتياجات والمُتطلبات بشكل دقيق، وبالتالي تحديد الميزانية بشكل غير صحيح منذ البداية.
- اختيار نظام غير متوافق مع احتياجات المؤسسة؛ ما يؤدي إلى زيادة التخصيص والتعديل، وبالتالي زيادة النفقات.
- ظهور تكاليف مالية جديدة، تُضاف إلى الميزانية، لعناصر هامة تم إغفالها؛ بسبب سوء التخطيط والإدارة للمشروع.
- وضع جدول زمني غير دقيق لتنفيذ المشروع، ومن ثم اكتشاف أن المشروع يتطلب وقتًا أكبر وميزانية أضخم.
- إهمال تعيين فريق عمل لإدارة المشروع، أو تعيين فريق عمل ولكنه لا يمتلك الخبرات اللازمة لإدارة مشاريع ERP.
- عدم التواصل المُستمر مع الشركة المطورة والمنفذة لمشروع ERP، وإهمال التقييم والمتابعة المُستمرة من قبل فريق العمل.
وضع ميزانية غير واقعية
عادةً ما تضع المؤسسات، ميزانية مُحددة لتنفيذ المشروع، وفقًا لرؤيتها وقدراتها المالية، ولكنها تغفل في الوقت ذاته، متوسط أسعار تنفيذ مشاريع ERP في السوق؛ ما يترتب عليه فشل المشروع أو أن تتجاوز ميزانية مشروع ERP الحد المتوقع، ويعود ذلك إلى ما يلي:
- توقع غير دقيق للميزانية، بناءً على بيانات خاطئة عن المؤسسة ومعلومات غير صحيحة عن أسعار برامج ERP.
- عدم الاستعانة بـ فريق عمل مُتخصص في ERP، في وضع التخطيط الأولي وتحديد الميزانية بناءً على الاحتياجات والمُتطلبات.
- اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة بشكل غير صحيح؛ ما يترتب عليه حاجته إلى تعديل وتخصيص وفترة زمنية أكثر لتنفيذه.
- التركيز فقط على التكاليف المُباشرة، مثل تكلفة شراء النظام من الشركة المطورة، وإغفال تكاليف التخصيص والتدريب والصيانة والدعم والتطوير.
الافتقار إلى الدعم التنفيذي
إن مشروعات ERP، تتطلب تكلفة مالية ضخمة ووقتًا كبيرًا، كما أنها تُحقق الكثير من المزايا والفوائد للمؤسسات؛ لذا يجب أن يكون تنفيذها بمتابعة مباشرة من المُلاك أو المُديرين، حتى يضمنون إنهاء المشروع في وقته المُحدد وبالميزانية المخصصة له.
لكن في حال افتقار الدعم التنفيذي من قبل المسؤولين، فإن العمل قابل للتعطل والموارد المالية يتم تخصيصها بشكل غير مناسب؛ ما يترتب عليه إطالة الفترة الزمنية وتجاوز الميزانية بشكل كبير، فضلًا عن إمكانية فشل استكمال تنفيذ المشروع.
تعيين فريق عمل غير مُتخصص
إن استعانة المؤسسات بفريق عمل ومدير مشروع غير مُتخصص في أنظمة تخطيط موارد المُنشأة، من شأنه زيادة الميزانية والتكاليف المالية، عن الحد الموضوع منذ البداية.
لأن مدير المشروع غير المحترف، يفتقر إلى الخبرة اللازمة التي تُساعده في تحديد الميزانية بشكل واقعي وفقًا لمتطلبات واحتياجات المؤسسة؛ ما يؤدي إلى أن تتجاوز ميزانية مشروع ERP الحد المتوقع.
إهمال تدريب المُستخدمين
تجهل بعض المؤسسات، أهمية إشراك الموظفين (المُستخدم النهائي للنظام)، في عملية تنفيذ مشروع ERP، ولا توفر لهم التدريبات اللازمة والكافية على النظام.
هذا الأمر يترتب عليه عدم قدرتهم على استخدامه بشكل صحيح، وبالتالي ظهور الحاجة إلى تدريبهم مرة أخرى، وزيادة التكاليف والميزانية المخصصة من قبل.
مُقاومة التغيير
إن تدريب الموظفين على النظام الجديد، من أهم مراحل تنفيذ مشروع ERP، حيث تتطلب وقتًا كبيرًا وتستحوذ على نسبة كبيرة من الميزانية المخصصة.
وفي حال إبداء مقاومة من قبل الموظفين لاستخدام النظام؛ فإن ذلك يترتب عليه إطالة فترة التنفيذ وزيادة تكاليف التدريب؛ ما يؤدي في نهاية الأمر إلى تجاوز الميزانية للحد الموضوع من قبل.
التعديلات المُستمرة والتخصيص المُفرط
يؤدي اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات بشكل غير صحيح منذ البداية، للحاجة إلى تعديلات كبيرة وتخصيص زائد؛ ما يترتب عليه في نهاية الأمر إلى زيادة في التكاليف المالية وتجاوز الميزانية.
بشكل عام، فإن التخصيص من الأمور الهامة؛ لتحقيق أقصى استفادة من برنامج ERP، ولكن الإفراط فيه، قد يؤدي إلى ظهور مشاكل تقنية وعدم تجاوب من قبل الموظفين؛ فضلًا عن إطالة فترة التنفيذ وزيادة الميزانية.
إهمال مرحلة نقل البيانات
تعتبر مرحلة نقل البيانات من النظام القديم إلى برنامج ERP، من أهم مراحل تنفيذ المشروع، وفي حال إهمال هذه المرحلة وتنفيذها بشكل غير صحيح، فإن ذلك قد يترتب عليه ضرورة تكرار العملية.
إن تكرار عملية النقل، يتطلب جهدًا كبيرًا وأموال أكثر، من خلال استخدام تقنيات باهظة الثمن؛ ما يترتب عليه أن تتجاوز ميزانية مشروع ERP الحد المتوقع.
التغييرات الاقتصادية
يتطلب تنفيذ مشروع تخطيط موارد المؤسسة، فترة زمنية كبيرة تتراوح من عدة شهور حتى بضعة سنوات، وخلال فترة التنفيذ، قد تطرأ تغييرات اقتصادية ومالية، تؤثر على التكلفة الكلية للمشروع؛ وبالتالي تضطر الشركة المطورة لنظام ERP زيادة الميزانية وفقًا للتغييرات الطارئة.
كيفية تجنب تجاوز مشاريع ERP لـ الميزانية المُخصصة
يوجد بعض الحلول التي تُساعد الشركات في السعودية، إلى تجنب مشكلة تجاوز مشاريع ERP لـ الميزانية المُخصصة، ومنها ما يلي:
التخطيط الفعّال
عندما تُخطط المؤسسة لـ تنفيذ المشروع بشكل جيد منذ البداية، من خلال محترفين ومتخصصين، حيث يتم تحديد الاحتياجات والأهداف بشكل دقيق، وتحديد الميزانية المُناسبة وفترة التنفيذ، أيضًا اختيار النظام المُناسب والشركة المطورة بدقة، فإن ذلك يُساهم بشكل كبير في عدم تجاوز الميزانية.
إدارة المشروع بكفاءة
عند تعيين مديرًا للمشروع يمتلك خبرة كبيرة في تنفيذ مشاريع ERP، حيث يقوم بتشكيل فريق عمل مناسب، ويتابع كل مراحل التنفيذ والتواصل مع الشركة المطورة والعمل على تقييم الأداء، فإن هذا يؤدي إلى ضمان عدم تجاوز الميزانية للحد الموضوع لها من قبل المؤسسة.
وضع ميزانية مُناسبة
يجب أن تقوم المؤسسة بوضع ميزانية مناسبة للمشروع، مع مراعاة كافة التكاليف، مثل التراخيص والتخصيص ونقل البيانات والتدريب والصيانة والدعم الفني وغيرها، فضلًا عن تكاليف الشركة المطورة، كما يُمكن وضع ميزانية احتياطية لاستخدامها في التكاليف غير المتوقعة.
اختيار النظام المُناسب
في حال تم اختيار نظام غير مناسب مع احتياجات المؤسسة، فيؤدي ذلك إلى إجراء العديد من التخصيص وإطالة فترة التنفيذ؛ ما يترتب عليه أن تتجاوز ميزانية مشروع ERP الحد المتوقع، ولكن إذا تم اختيار برنامج ERP متوافق مع الشركة وبناءً على دراسات وتحليلات شاملة، فلن يكون هناك حاجة لتجاوز الميزانية.
التحكم في التعديلات والتخصيص
يُساهم الحد من التعديلات الزائدة، وتحديد التخصيص بشكل دقيق منذ البداية، في تجنب تجاوز الميزانية بشكل عام، ويتم ذلك وضع خطة دقيقة وتحليل شامل للاحتياجات وتحديد الأهداف والميزانية المُخصصة، بالإضافة إلى وضع إجراءات صارمة للتحكم في التغييرات غير الضرورية وتفعيل التواصل مع الشركة المطورة.
إشراك الموظفين في التنفيذ
يجب أن يشعر الموظف أن البرنامج الجديد، تم تنفيذه لمُساعدته وليس ليحل محله في العمل، من خلال إشراكه في عمليات التنفيذ وإخباره بالميزانية المُنفقة وأهمية النظام، أيضًا توفير تدريب مناسب له ومنح المُجيدين في استخدام البرنامج مكافآت مالية، كل ذلك يضمن عدم إبداء مقاومة من المستخدمين والحد من تجاوز الميزانية.
نظام سلس ERP
تُقدم شركة سلس لتقنية نظم المعلومات، واحد من أفضل برامج ERP في السعودية، حيث يتناسب مع كافة المجالات والأنشطة، كما يُمكن تخصيصه بما يتوافق مع مُتطلبات كل مؤسسة، بالإضافة إلى أنه معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومتوافق مع المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية.
يشتمل نظام سلس ERP، على مجموعة متنوعة من الوحدات، التي تُغطي كل ما يتعلق بالإدارات في المؤسسات، ومنها ما يلي:
- إدارات الإنتاج والموردين.
- إدارات المخزون وسلسلة التوريد.
- إدارات المُشتريات والمبيعات.
- إدارات المالية والحسابات.
- إدارات الموارد البشرية.
- إدارات علاقات العملاء.
- إدارات الأصول والصيانة.
اطلب عرض سعر الآن
يعمل فريق عمل شركة سلس مع فريق عمل المؤسسة الراغبة في تنفيذ مشروع ERP، على التخطيط الجيد والفعّال للمشروع، وتحديد المُتطلبات بدقة، والأهداف بواقعية، والميزانية المناسبة التي لا تضطر المؤسسة إلى تجاوزها فيما بعد.
الأسئلة الشائعة
ما هي أسباب تجاوز مشاريع ERP لـ الميزانية المُخصصة؟
يوجد أسباب عديدة، ومنها الإفراط في التعديل والتخصيص واختيار النظام غير المناسب، أيضًا الافتقار إلى التخطيط والإدارة والدعم التنفيذي وغيرها.
كيف تتجنب المؤسسات حالات تجاوز مشاريع ERP لـ الميزانية المُخصصة؟
من خلال التخطيط الفعال والإدارة الأكثر كفاءة، كذلك وضع الميزانية المناسبة وإشراك الموظفين في عمليات التنفيذ وغيرها.
لا يوجد تعليقات