تُعد إدارة العقود من أهم الإدارات في المؤسسات السعودية، حيث يتم من خلالها تنظيم العلاقات مع الموظفين والموردين والعملاء وغيرهم، إلا أنها تتسم بالتعقيد في بعض الأوقات، بدايةً من إنشائها تتبعها حتى تجديدها أو إنهائها وأرشفتها.
تضمن إدارة العقود عبر برامج ERP، تبسيط هذا التعقيد، وجعل إدارة العقود أكثر سهولة وفعالية؛ بفضل الأتمتة والتكامل مع الإدارات الأخرى، أيضًا مركزية البيانات والتحليلات الدقيقية والتقارير التفصيلية وغيرها.
إدارة العقود
تلعب إدارة العقود في أي مؤسسة بالمملكة، دورًا هامًا في تنظيم العلاقة بين الشركة وعملائها ومورديها وموظفيها، من خلال إنشاء العقود التي تُثبت الحقوق وتوضح الواجبات، كذلك يتم اللجوء إليها في حال النزاعات الودية أو القضائية.
يواجه موظفو هذه الإدارة تحديات عديدة، مثل إنشاء العقد ومراجعته والتأكد من بنوده، أيضًا توقيعه وتتبعه وتحليله، بالإضافة إلى تخزينه أو أرشفته وغيرها من العمليات؛ ما أدى ظهور الحاجة إلى نظام برمجي يكون قادرًا على مُساعدتهم في أداء المهام الروتينية وجعلهم يُركزون أكثر على الوظائف الأكثر أهمية.
نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP
عبارة عن نظام برمجي أو تقني، يهدف إلى تبسيط العمليات في الشركات وزيادة كفاءتها وفعاليتها، من خلال المُشاركة في إدارة الأقسام المختلفة، مثل العقود والمبيعات والمُشتريات، كذلك الإنتاج والمخزون وسلسلة التوريد، فضلًا عن المالية وشؤون الموظفين وعلاقات العملاء وغيرها.
قد يهمك: كيف تختار أفضل نظام ERP لشركتك؟
أهمية إدارة العقود عبر برامج ERP
إن استخدام برنامج ERP في إدارة العقود بأي شركة سعودية، كفيل بتحقيق العديد من المزايا والفوائد، على النحو التالي:
تعزيز الكفاءة
يُساهم النظام في زيادة كفاءة وفعالية العمليات في إدارة العقود، بفضل الأتمتة وتوحيد البيانات وتقليل الأخطاء.
تقليل الوقت والجهد
تضمن إدارة العقود عبر برامج ERP، تقليل وقت وجهد موظفي العقود، عبر أتمتة المهام الروتينية وتقليل الأخطاء البشرية.
مركزية البيانات
يجمع النظام كافة البيانات ذات الصلة بالعقود في مكان واحد؛ ما يُسهل الوصول إليها بصلاحيات مُحددة للمُستخدمين.
دقة البيانات
يعتمد النظام على الأتمتة، التي تضمن دقة البيانات وصحتها واتساقها؛ ما ينعكس بالإيجاب على عملية تحليل العقود.
تعزيز الشفافية
تُتيح إدارة العقود عبر برامج ERP، الوصول إلى العقود، من قبل الموظفين والعملاء والموردين، بصلاحيات مُحددة، ما يُعزّز من الشفافية.
خفض التكاليف التشغيلية
تتطلب العقود تكاليف مالية إدارية ضخمة، لكن يُمكن تقليلها عبر أنظمة ERP، من خلال الأتمتة وتقليل الأخطاء.
الامتثال لـ اللوائح
تخضع العقود في السعودية إلى لوائح وقوانين معينة، تُساهم برامج تخطيط موارد المؤسسة في إدارة العقود وفقًا لها.
الحد من المخاطر
يواجه إدارة العقود، العديد من المخاطر مثل عدم الامتثال والأخطاء الكبيرة، لكن تضمن أنظمة ERP الحد منها والتعامل معها بشكل سريع.
التقارير والتحليل
توفر إدارة العقود عبر برامج ERP، رؤية واضحة لكل ما يتعلق بالعقود؛ بفضل التقارير التفصيلية التي يُصدرها والتحليلات الدقيقة للبيانات.
دور نظام ERP في إدارة العقود بالمؤسسات السعودية
تلعب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، دورًا هامًا في دورة حياة العقد بدايةً إنشائه وحتى انتهائه، عبر توفير مجموعة من الحلول لـ أداء عدة وظائف رئيسية، على النحو التالي:
إنشاء العقود
توفر إدارة العقود عبر برامج ERP، نماذج جاهزة لجميع أنواع العقود، مثل التجارية والعقارية وغيرها، مع إمكانية تخصيص وإنشاء نماذج خاصةً وفقًا لـ مُتطلبات المؤسسة، في دقائق معدودة وبسلاسة كبيرة.
عناصر العقود
يُمكن إضافة كافة عناصر العقد وجميع التفاصيل المتعلقة به بسهولة وسرعة، مثل التاريخ والمكان الأطراف المتعاقدة والشروط والأحكام والمرفقات والتوقيعات وغيرها.
تعديل العقود وتسجيلها
تُتيح الأنظمة التعديل على العقود في خطوات بسيطة وسهلة، عند الحاجة إلى ذلك، مع القدرة على الاحتفاظ بسجل كافة التغييرات التي طرأت عليها.
تتبع العقود
تضمن إدارة العقود عبر برامج ERP، تتبع حالات العقود المختلفة، في الوقت الفعلي لها، بدايةً من مراحل التفاوض والإنشاء حتى الإنهاء والأرشفة.
اقرأ أيضًا: أفضل برنامج ERP للعقارات في السعودية
التكامل مع الوحدات الأخرى
يُيتح برنامج ERP، التكامل مع الإدارات الأخرى، مثل المبيعات والمُشتريات والحسابات، أيضًا علاقات العملاء والموارد البشرية وغيرها؛ ما يزيد من كفاءة العمليات وتبسيط سير العمل.
التكامل مع الأنظمة الخارجية
تتكامل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة، مع الأنظمة الخارجية، عبر واجهة برمجية API؛ ما يُساهم في امتثال العقود لـ اللوائح والقوانين بالمملكة.
اتخاذ القرارات الاستراتيجية
يوفر نظام ERP، إمكانية إصدار العديد من التقارير التفصيلية عن إدارة العقود، ومن ثم تحليل البيانات، والخروج بنتائج، تُساعد المُديرين والمُلاك، في اتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على بيانات دقيقة.
نظام سلس ERP
تستطيع الشركات في المملكة العربية السعودية، الاستفادة من المزايا والفوائد التي توفرها أنظمة ERP، والاستعانة بالأدوار والوظائف التي تؤديها، في حال اختيار برنامج لتخطيط موارد المؤسسة مُناسب.
يُعد نظام سلس من أفضل برامج ERP في السعودية، والخيار الأمثل للشركات، التي تبحث عن إدارة سهلة وأكثر دقة وكفاءة، كذلك زيادة الإنتاجية وتعزيز المبيعات والأرباح.
مزايا برنامج سلس ERP
يشتمل النظام على العديد من المزايا، التي تجعله الخيار الأفضل في السعودية فيما يتعلق ببرامج تخطيط موارد المؤسسة، ومنها ما يلي:
- لا يختص البرنامج بـ إدارة العقود فحسب، لكن أيضًا الإنتاج والمخزون وسلسة التوريد، كذلك المُشتريات والمبيعات والحسابات وعلاقات العملاء وشؤون الموظفين وغيرها.
- يُمكن استخدام وحدة العقود بشكل مُستقلًا، كما يُمكن استخدامها مع مجموعة وحدات أخرى، فضلًا عن استخدامها ضمن النظام ككل.
- قابلية النظام للتخصيص بسهولة ودقة، بما يتوافق مع مُتطلبات المؤسسات، أيضًا التوسع بما يتناسب مع نمو الشركات.
- النظام معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، كما يتوافق مع الهيئات والأنظمة الأخرى في المملكة.
- سهولة تكامل النظام مع الأنظمة ومنصات التجارة الإلكترونية، عبر الواجهات البرمجية المختلفة.
- سعر وحدة إدارة العقود والنظام ككل، تنافسي للغاية، ومناسب مع جميع أنواع الشركات في المملكة.
اطلب عرض سعر الآن
عندما يتعلق الأمر بإدارة شركتك بكفاءة وفعالية، فلا تتردد في الحصول على نظام سلس، أفضل برامج ERP في السعودية، والتواصل معنا والحصول على عرض سعر مُناسب لمشروعك.
الأسئلة الشائعة
ما هو دور نظام ERP في إدارة العقود بالشركات؟
يوجد له أدوار عديدة، مثل إنشاء العقود وتتبعها وتخزينها وتعديلها وأرشفتها، أيضًا ضمان التكامل مع الإدارات الأخرى والأنظمة الخارجية وغيرها.
ما هو أفضل برنامج ERP في السعودية؟
يُعد نظام سلس من أفضل برامج ERP في السعودية، حيث يوفر العديد من المزايا للشركات، مثل الإدارة المُبسطة والكفاءة العالية في التشغيل وخفض التكاليف وزيادة المبيعات والأرباح وغيرها.
لا يوجد تعليقات