تُساهم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP، بشكل مباشر في إدارة جميع أقسام المؤسسات، مثل الإنتاج والمُشتريات والمبيعات وغيرها، أيضًا تضمن زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف التشغيلية، وتوفير تقارير تفصيلية وتحليلات دقيقة عن الأداء.
بالرغم من أن تطبيق نظام ERP بشكل صحيح، يضمن تعزيز نمو الشركات وزيادة مبيعاتها وأرباحها، إلا أن الكثير من المؤسسات بالمملكة العربية السعودية، لم تنجح بعد في الاستفادة من مزايا هذه الأنظمة؛ بسبب فشل تطبيقها.
نصائح هامة لـ تطبيق نظام ERP بنجاح
إن نجاح تنفيذ مشروع تخطيط موارد المُنشأة في مؤسسة ما، يأتي بعد جُهد مُضني وفترة زمنية طويلة وتكاليف مالية ضخمة، ولكن هناك مجموعة من النصائح الهامة التي إذا تم مُراعاتها عند تطبيق نظام ERP، قد يجعل التنفيذ أسهل وأدق، على النحو التالي:
أدوار مُلاك المشروع
يعتقد مُلاك مشروع ERP سواءٌ أصحاب المؤسسة أو المُديرين المسؤولين عنه، أن مهمة تنفيذ المشروع تقع فقط على عاتق الشركة المُطورة له؛ إلا أنه في واقع الأمر يجب عليهم القيام بالعديد من المهام والأدوار، حتى يُكتب لهذا المشروع النجاح، ومنها ما يلي:
- تحديد أهداف المشروع والمُشاركة في تحليل الاحتياجات والمُتطلبات.
- تعيين مديرًا للمشروع يكون مسؤولًا عن كل ما يتعلق بتطبيق النظام.
- مواجهة الموظفين الذين لا يرغبون في استخدام أنظمة ERP الجديدة.
- متابعة مراحل تنفيذ المشروع بشكل مُستمر، وتقييمها أولًا بأول.
تحديد الميزانية المُناسبة
عند التخطيط لـ تطبيق نظام ERP، يجب وضع الميزانية المُناسبة وفقًا للعديد من العوامل، على النحو التالي:
- أهداف المؤسسة من تنفيذ مشروع ERP.
- احتياجات المؤسسة ومُتطلباتها من البرنامج.
- حجم المؤسسة في السوق (رائدة- متوسطة- صغيرة).
- المزايا المتواجدة في نظام ERP.
- تكاليف ما بعد التنفيذ مثل التحديث والصيانة.
- متوسط الأسعار المُتداولة في سوق أنظمة ERP.
الاستعانة بـ خبير أنظمة ERP
إن عملية تطبيق نظام ERP، قد تبدو باهظة بعض الشيء، إلا أنها تُحقق عائد استثمار كبير إذا تم تنفيذها بشكل صحيح؛ لذا يجب الاستعانة بمُتخصص في البرامج التقنية؛ لمُساعدة المؤسسة في عملية اختيار النظام المُناسب أو الأفضل.
قد يتم الاستعانة بأحد موظفي قسم IT بالمؤسسة، أو يُمكن التعاقد مع خبير من الخارج؛ وفي كلتا الحالتين يجب أن يكون حيادي وغير مُتحيز لنظام بعينه في عملية الاختيار.
تعيين مُنسق المشروع
يُعد التنسيق الجيد بين المؤسسة والشركة المُطورة، من أهم عوامل تنفيذ مشروع تخطيط موارد المؤسسة بنجاح؛ لذا يجب على الشركة تعيين منسقًا مُتخصصًا في المجالات التقنية؛ حتى يكون حلقة وصل بين الشركتين.
ينقل المُنسق كافة المشاكل والتحديات التي تواجه الموظفين إلى الشركة المطورة؛ للعمل على حلها وإزالتها، كما يوصل وجهة نظر الشركة المُطورة في النقاط المُختلفة لمُتخذي القرار.
تعيين مدير المشروع
من المُعتقدات الخاطئة لدى الكثير من أصحاب المؤسسات، أن مدير مشروع ERP يتم تعيينه من قبل الشركة المُطورة فحسب، إلا أن المشاريع التي كُتب لها النجاح، كانت تجمع بين مُديرين واحد من الشركة المطورة والآخر من الشركة صاحبة المشروع.
يكون مدير المشروع مسؤولًا عن كل ما يتعلق به، ويُشارك في جميع مراحل تنفيذه، بدايةً من التحليل والتخطيط والتدريب حتى الإطلاق والتطوير والتحديث، كما يكون مسؤولًا أمام مؤسسته عن إدارة فريق العمل والنتائج النهائية للمشروع.
توصيات المُستخدمين
قبل شراء نظام تخطيط موارد المُنشأة، يجب معرفة آراء المُستخدمين السابقين أو الحاليين عن نظام ما، ويُمكن الوصول إليهم من خلال سابقة أعمال أو شركاء نجاح الشركة المُطورة، والتعرف منهم مزايا وعيوب البرنامج.
كذلك، فإن التعرف على البرامج التي يستخدمها المُنافسين الناجحين في السوق، والعمل على استخدامها أو تنفيذ أنظمة مُشابهة لها، يضمن نجاح تطبيق المشروع.
اختيار البرنامج المُناسب للمؤسسة
لكل مؤسسة النظام الذي يُناسب مجال عملها وحجمها في السوق؛ لذا لا يُمكن تطبيق برنامجًا صُمم خصيصًا للمصانع في شركة عقارات ومقاولات، أيضًا لا يُستخدم نظامًا لشركة ناشئة في تخطيط موارد مؤسسة رائدة في السوق.
يجب البحث عن البرامج المُناسبة مع حجم المؤسسة ومجال عملها، ومن ثم إنشاء قائمة صغيرة بأفضل الأنظمة، واختيار الأفضل منها؛ لـ تطبيق نظام ERP بنجاح.
سهولة استخدام البرنامج وحجمه
إن العلاقة عكسية بين سهولة استخدام نظامًا ما وحجمه، فكلما كان البرنامج ضخمًا ويُركز على كافة التفاصيل، فإن ذلك يجعله مُعقدًا بعض الشيء.
لأن برنامج ERP المُناسب مع المؤسسات الكبيرة، يجب أن يشتمل على العديد من الصفحات والشاشات، التي تُغطي جميع الإدارات وعناصرها.
التعديلات الزائدة
إذا كان نظام ERP مُجرب في شركة مُشابهة للشركة الراغبة في تطبيقه، ويُحقق النتائج المرغوبة منه، فلا داعي لـ تعديله أو تغييره؛ لأن ذلك قد يؤثر على أداء البرنامج ويزيد من تكاليف تشغيله.
وقد يدخل أصحاب المشاريع في خلافات مع الشركة المُطورة؛ بسبب التكلفة المالية الزائدة التي تتطلبها نظير هذه التعديلات والتي تحتاج إلى جهد ووقت إضافيين.
نقل البيانات القديمة بحرص وعناية
تُمثل عملية نقل بيانات المؤسسة من البرنامج القديم أو حتى جداول البيانات الإلكترونية (شيت الإكسل)، إلى برنامج تخطيط موارد المؤسسة الجديد، مرحلة هامة في نجاح تطبيق نظام ERP.
لذا؛ يجب القيام بها بحرص شديد وعناية فائقة؛ ما يضمن نقل كافة البيانات بشكل صحيح ودقيق، أيضًا التخلص من البيانات المُكررة أو غير المرغوب فيها؛ الأمر الذي ينعكس بالإيجاب على تقبل الموظفين للنظام الجديد وعدم تعطيل أعمال المؤسسة.
مواجهة مُقاومة التغيير لدى الموظفين
عادةً ما يُبدى الموظفون مقاومة لتغيير نظام سير العمل القديم، والاعتماد على نظام جديد؛ ما قد يؤثر على نجاح تنفيذه بالمؤسسة وإفشال تطبيقه قبل تجربة استخدامه.
هنا يبرز دور صاحب المؤسسة، في التمسك بتطبيق النظام، وفي الوقت ذاته مُساعدة الموظفين في تقبله، عبر مُشاركة أهمية البرنامج وفوائده وأهداف وميزانيته مع الموظفين، أيضًا تدريبهم على كيفية استخدامه بشكل سهل وسريع.
التوقعات غير الواقعية
قد يكون لدى بعض أصحاب المؤسسات، توقعات غير واقعية عن أنظمة ERP أثناء عملية التخطيط؛ وعند البدء في تنفيذ المشروع يُصدمون بالواقع؛ ما يجعلهم قد يُفكرون في تجميد المشروع أو يحكمون عليه بالفشل بسبب هذه التوقعات الخاطئة، ومنها:
- يعتقدون أن تطبيق نظام ERP عملية سهلة ويُمكن إنهائها في بضعة أسابيع، ولكن في الحقيقة هي مُعقدة وتتطلب فترة زمنية كبيرة.
- يُحددون الميزانية وفقًا لـ أهدافهم واحتياجاتهم، ويغفلون متوسط الأسعار في سوق برامج ERP، التي قد تزداد عن توقعاتهم.
- يرون أن مهمة تنفيذ البرنامج تقع على عاتق الشركة المُطورة فحسب، ويغفلون دورهم الهام أثناء مراحل التخطيط والتحليل.
- يرغبون في الحصول على نتائج فورية للبرنامج مثل زيادة المبيعات والأرباح، ويغفلون أن تحقيق هذه النتائج يتطلب وقتًا.
نظام سلس ERP
يُعد نظام سلس ERP، من أفضل برامج تخطيط موارد المؤسسة في السعودية؛ حيث تم تصميمه ليُناسب جميع المؤسسات والشركات، ويُغطي إدارة كافة الأقسام، مثل الإنتاج والمُشتريات والمخزون وسلسلة التوريد، أيضًا المبيعات والمالية والحسابات وعلاقات العملاء والموارد البشرية وغيرها.
اطلب عرض سعر الآن
تعرف أكثر عن برنامج سلس ERP المعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وكيفية مُساعدته لك في إدارة مؤسستك بسهولة وسرعة وكفاءة، أيضًا المُساهمة بشكل مباشر في زيادة إنتاجية الموظفين وتعزيز المبيعات والأرباح.
الأسئلة الشائعة
ما هي معايير اختيار أفضل برامج ERP؟
يوجد معايير عديدة تؤثر في اختيار أفضل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة في السعودية، ومنها اعتماد البرنامج من الهيئات المختلفة، وقابليته للتخصيص والتعديل بما يُناسب كل مؤسسة، أيضًا تكلفته المُناسبة مع متوسط الأسعار في سوق برامج ERP بالمملكة.
ما هو أفضل برنامج ERP في السعودية؟
يُعد نظام سلس من أفضل برامج ERP في المملكة؛ لأنه قابل للتخصيص والتوسع بشكل لا نهائي، ومتوافق مع الهيئات والبرامج الخارجية، أيضًا معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويُقدم بسعر تنافسي ومناسب مع جميع أنواع الشركات.
لا يوجد تعليقات