يُساهم دفتر اليومية (Journal) في تسجيل كافة المعاملات المالية (المصروفات والنفقات)، التي تجري في أي مؤسسة بشكل يومي؛ لذا يُعد من أهم مراحل الدورة المحاسبية، ويؤثر على كافة المراحل الأخرى، وأي خطأ فيه يؤثر على الدورة بشكل عام.
من خلال هذا الدفتر، يُمكن تتبع الحسابات والمعاملات المالية بشكل دقيق، والتعرف على التلاعب أو السرقة فيها، فما هو دفتر اليومية؟ وما هي أهميته ومكوناته والفرق بينه وبين دفتر الأستاذ؟ كل هذه الأسئلة نُجيب عليها خلال السطور القليلة القادمة.
ما هو تعريف دفتر اليومية؟
عبارة عن سجل محاسبي، يشمل العديد من الصفحات التي يتم فيها تسجيل كافة المعاملات المالية بشكل يومي، مثل معاملات البيع والشراء والمدفوعات النقدية وغيرها.
تبدأ مراحل الدورة المحاسبية بدفتر اليومية، ثم يتم إعداد القيود المحاسبية للمعاملات المالية مثل القيد البسيط والمركب، كما يُستخدم في تسوية حسابات دفتر الأستاذ وميزان المراجعة والقوائم المالية وغيرها.
ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟
يوجد بعض الاختلافات الجوهرية، بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ، على النحو التالي:
| أوجه المقارنة | دفتر الأستاذ | دفتر اليومية |
| المكونات | يشتمل على إجمالي المعاملات المالية. | يشتمل على تفاصيل المعاملات المالية. |
| الاستخدام | يُستخدم في تلخيص البيانات المالية وتحليلها. | يُستخدم في تسجيل المعاملات اليومية بشكل مفصل. |
| أهميته | المساعدة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية. | تتبع المعاملات المالية وكشف التلاعب والسرقة. |
| التحديث | يتم تحديثه بشكل شهري أو دوري. | يتم تحديثه بشكل يومي. |
أهمية Journal
يُحقق Journal العديد من الفوائد والمزايا للمؤسسات والمحاسبين؛ لذا تزداد أهميته، على النحو التالي:
- يُساعد المحاسب في تسجيل كافة المعاملات اليومية بشكل يومي، كما يُساهم في تحديد طبيعة الحسابات مثل المدينة أو الدائنة.
- يُساعد دفتر اليومية، المحاسبين في إعداد الضرائب وتسوية الحسابات وعمل القوائم المالية مثل الميزانية العمومية والتدفقات النقدية.
- يُستخدم في إعداد دفتر الأستاذ العام بحساباته الرئيسية، أيضًا يعمل على تتبع المعاملات المالية وكشف التلاعب ومنع الأخطاء.
- يُساعد Journal، المسؤولين في اتخاذ القرارات المالية الصحيحة، من خلال توفير تتبع دقيق لكافة المعاملات المالية.
- يوفر وصف تفصيلي عن العمليات المالية، ويعكس بشكل دقيق الوضع المالي للمؤسسة، أمام الشركاء والمُستثمرين.
أهداف Journal
يسعى دفتر اليومية في المحاسبة، إلى تحقيق العديد من الأهداف، مثل ما يلي:
- تسجيل المصروفات والإيرادات بشكل دقيق وتتبع التدفقات النقدية.
- إعداد السجلات الحسابية للمؤسسات بشكل دقيق خالي من الأخطاء.
- المساهمة في إعداد التقارير المالية المختلفة، مثل الميزانية العمومية.
- منع عمليات السرقة والتلاعب والاحتيال وكشفها في حال حدوثها.
- تعزيز العلاقات التجارية مع الجهات الخارجية، مثل الدائنين والمستثمرين.
مكونات Journal
لا يخلو أي نموذج دفتر اليومية من مكونات أساسية، يجب أن تتوافر فيه، حتى يُصبح صحيحًا من الناحية المحاسبية، وهي:
- رقم قيد لكل معاملة مالية وفقًا لـ تسلسلها الزمني وتاريخها وتحديد طبيعتها دائنة أم مدينة.
- البيان الذي يعكس تفاصيل المعاملة.
- الأموال المُضافة إلى حساب ومأخوذة من حساب آخر.
- رقم مستند المعاملة وتحديد هويتها (صرف/ قبض/ أو قيد).
- رقم صفحة الأستاذ المرحلة إليه المعاملة اليومية.
إعداد Journal
يعمل المحاسبون على إعداد Journal من خلال استخدام برامج الاكسيل أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسة وبرامج المحاسبة المختلفة؛ لتسجيل المعاملات مثل المبيعات والمشتريات والإيرادات وغيرها.
يتم إنشاء جداول محاسبية، ومن ثم إدراج رقم قيد المعاملة وتاريخها وطبيعتها سواء مدين أو دائن، بالإضافة إلى القيمة المالية لها والبيان، كما يتم تسجيل القيود وتحديد الحسابات المتغيرة.
أشهر الأخطاء المحاسبية في دفتر اليومية
أثناء إعداد Journal بشكل يدوي، يُمكن أن يحدث بعض الأخطاء المحاسبية، مثل ما يلي:
- تسجيل المعاملات والمبالغ المالية والتواريخ الخاصة بها بشكل خاطئ.
- إجراء حساب خاطئ، ينتج عنه زيادة أو نقصان في الإيرادات أو النفقات.
- إهمال أو إغفال تسجيل إحدى المعاملات؛ ما ينتج عنه أخطاء في الدورة المحاسبية.
- إغفال استخدام مبدأ القيد البسيط أو المزدوج؛ ما ينتج عنه عدم توازن المعادلة المحاسبية.
أفضل نظام محاسبي في السعودية
يُعد نظام سلس لتخطيط موارد المؤسسة، واحد من أفضل برامج ERP في السعودية، حيث يوفر الإدارة المالية التي يُمكن من خلالها إدارة الدورة المالية بكفاءة وفعالية، وليس Journal فحسب، على النحو التالي:
- يعمل البرنامج على إدارة الدورة المالية، بشكل متكامل، بدايةً من دفتر اليومية وشجرة الحسابات ودفتر الأستاذ، مرورًا بموازين المراجعة ومراكز التكلفة حتى التقارير الختامية.
- يُساهم البرنامج في إعداد القيود اليومية بشكل مُبسط ودقيق، أيضًا توضيح الأخطاء المحاسبية في حال حدوثها؛ ما يترتب عليه تقارير مالية صحيحة، خاصةً فيما يتعلق بالميزانية العمومية.
- يعمل نظام سلس على تسجيل كافة القيود اليومية بشكل مؤتمت، ومن ثم يتم تنظيمها في الدليل المحاسبي (شجرة الحسابات)، في أشكال مصروفات وإيرادات، قبل ترحيلها إلى دفتر الأستاذ.
- يوفر أفضل برنامج ERP في السعودية، إصدار كافة التقارير المحاسبية، مثل تقرير القيود اليومية وتقارير الأرباح والخسائر، فضلًا عن تقارير القوائم المالية.
اطلب عرض سعر الآن
ابدأ الآن في تعزيز مواردك وزيادة مبيعاتك وأرباحك، مع الإدارة المالية من سلس، التي تتكامل مع كافة الإدارات الأخرى، مثل المبيعات والمشتريات والمخزون وعلاقات العملاء والموارد البشرية وغيرها؛ لتوفير تجربة محاسبية مُميزة للمؤسسات والشركات في السعودية.
الأسئلة الشائعة
ما هو دفتر اليومية؟
عبارة عن صفحات يتم فيها تسجيل المعاملات المالية بشكل يومي مثل معاملات البيع والشراء والمدفوعات النقدية وغيرها.
ماذا أكتب في دفتر اليومية؟
مكونات دفتر اليومية تشمل رقم القيد وتاريخ المعاملة وطبيعتها، أيضًا المبالغ المالية المتأثرة حسب بيان المعاملة وغيرها.
ما هي بعض الأمثلة على دفتر اليومية؟
في يوم معين تم شراء بعض المواد الأولية المُستخدمة في التصنيع بقيمة مالية معينة، وفي ذات اليوم، تم بيع بعض المنتجات بقيمة مالية معينة.
لا يوجد تعليقات