كيفية تنفيذ نظام ERP بنجاح في السعودية في 15 خطوة

وفقًا لموقع G2 المُتخصص في مراجعات البرامج التقنية والخدمات التجارية، فإنه بحلول عام 2026، ستصل القيمة المالية لـ سوق برمجيات تخطيط موارد المؤسسة العالمي إلى 78.40 مليار دولار أمريكي.

تعكس هذه الإحصائية، زيادة معدل الطلب على تنفيذ نظام ERP من قبل الشركات حول العالم؛ بسبب المزايا والفوائد التي تُقدمها هذه الأنظمة للمؤسسات على كافة المستويات.

أسباب الخوف من تنفيذ نظام ERP

مع اقتراب حلول 2025، ما زالت العديد من الشركات والمؤسسات بالمملكة العربية السعودية، تخشى من تنفيذ نظام ERP؛ لأسباب عديدة من أبرزها ما يلي:

• الخوف من تكرار تجربة سابقة غير ناجحة مع أحد برامج تخطيط موارد المؤسسة.
• التكلفة المالية الكبيرة التي يتطلبها المشروع، مع عدم ضمان تحقيق عائد استثمار مناسب.
• عدم استعداد المُديرين والموظفين لتغيير نظام سير العمل، وترهيب أصحاب المؤسسات من تطبيق نظام ERP.

خسائر عدم تطبيق أنظمة ERP

في الوقت الذي تتسابق فيه المؤسسات العالمية، على تطبيق أحدث تقنيات برامج ERP بشركاتها، باعتبارها ميزة تنافسية قوية ورئيسية في السوق، تخشى المؤسسات والشركات السعودية من تنفيذها؛ ما يترتب عليه التعرض إلى خسائر فادحة، مثل ما يلي:

• إهدار الكثير من الوقت والجهد في العمليات التقليدية والأعمال الروتينية والورقية، التي يُمكن تنفيذها بشكل مؤتمت وآلي عبر برامج ERP.
• زيادة التكلفة التشغيلية المُتمثلة في تعيين الموظفين الجُدد وإصلاح الأخطاء البشرية وغيرها، في الوقت الذي تضمن فيه أنظمة موارد المؤسسة، تقليل التكاليف بنسبة كبيرة.
• فقدان فرص حقيقية لزيادة الإنتاج والمبيعات وتعزيز الأرباح، تضمنها برامج ERP إذا تم تطبيقها بشكل صحيح في المؤسسة.
• هذه الخسائر السابقة وغيرها الكثير، يؤدي إلى عدم قدرة المؤسسة على المُنافسة بالسوق؛ بسبب تدهور وضعها وعدم تطورها وتوسعها وتحقيقها لمُعدلات نمو حقيقية.

أسباب فشل تطبيق برامج ERP

قد يقول أحد مُلاك المؤسسات الذين يقرؤون هذه السطور الآن، أنه بكل تأكيد يرغب في الاستفادة بمزايا وفوائد تنفيذ نظام ERP وزيادة معدل نمو شركته، ولكنه حاول من قبل وفشلت التجربة أو أنه يخشى من تطبيق نظام ERP بمؤسسته.

كذلك، فإن المُلاك دائمًا ما يلقون باللوم على الشركات المُطورة لـ أنظمة ERP، في فشل تطبيق هذه البرامج، وعدم استعدادهم لتطبيقه مرة أخرى.

لكن في حقيقة الأمر، قد تتحمل الشركات المُطورة بعض أسباب فشل مشروع تنفيذ نظام ERP، إلا أنه في بعض الأحيان، قد يكون مُلاك المؤسسة هم السبب الرئيسي في فشل تطبيق ERP، بالحالات التالية:

• اعتقادهم أن مشروع تطبيق نظام ERP في شركة ما، هو عملية سهلة وبسيطة، يُمكن أن تنتهي في غضون بضعة أسابيع، ولكن في حقيقة الأمر، فإن هذه العملية مُعقدة للغاية وتتطلب تخطيطًا دقيقًا ووقتًا كبيرًا لتنفيذها.
• عدم مشاركتهم في تنفيذ المشروع، وترك تنفيذ المهمة بشكل كامل على الشركة المُطورة، ولكن في الواقع فإن مشاركة مُديري المؤسسة والموظفين وتعيين مدير مشروع من قبلهم أمر في غاية الأهمية؛ للمُساهمة في تنفيذ خطوات التحليل والتدريب والإطلاق.
• عدم الوقوف بحزم أمام المُديرين والموظفين الذين يُبدون مقاومة تغيير نظام سير العمل القديم بنظام ERP أكثر حداثةً وتطورًا، بل في بعض الأحيان يتعمدون إفشال تطبيقه في المؤسسة؛ لأنهم لا يرغبون في استخدامه.
• المُبالغة في التوقعات النهائية للمشروع، والرغبة في الحصول على نتائج سريعة ولحظية، لكن في الحقيقة هذا الأمر يتطلب بعض الوقت لتحقيق أهدافه الرئيسية.

تنفيذ نظام ERP بنجاح في السعودية

في البداية، يجب أن يُدرك مُلاك المؤسسة جيدًا، أن عملية تطبيق برنامج ERP مُعقدة وتحتاج إلى تخطيط دقيق، كما يقع على عاتقهم القيام ببعض المهام والأدوار الهامة.

يوجد بعض المراحل والخطوات، التي إذا تم تنفيذها بشكل صحيح من قبل المؤسسة، فإن ذلك يضمن تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المُنشأة بنجاح، وتحقيق الأهداف الرئيسية والحصول على النتائج المرغوبة في أسرع وقت، على النحو التالي:

ما قبل البدء في تنفيذ مشروع ERP

قبل البحث عن أنظمة ERP، يجب أن تعمل المؤسسات على تقييم شامل وتحليل دقيق لنظام سير العمل الحالي، سواءٌ أكان تقليدي عبر المُستندات الورقية أو جداول البيانات أو حتى نظام تخطيط موارد مؤسسة قديم غير ناجح؛ حتى يتم تحقيق ما يلي:

• الإجابة على تساؤل هام، وهو لماذا فكرت المؤسسة في شراء نظام ERP أو تغييره أو توسيعه؟
• التعرف على التحديات والمشاكل التي يواجهها نظام سير العمل الحالي، وكيفية حلها عبر نظام ERP الجديد.
• تحديد أوجه القصور في المؤسسة، التي تحتاج إلى إصلاحات وتحسين، وكيفية مُساعدة نظام ERP الجديد في ذلك.

هذه العملية تتطلب تحليلًا عميقًا لـ سير العمل الحالي في المؤسسة، وهو ما يُمكن إجرائه من خلال ما يلي:

• مُشاركة الموظفين والمُديرين من كافة الأقسام في إجراء عملية التقييم، من خلال توزيع الاستبيانات عليهم.
• تشكيل فريق عمل يضم مُمثلين من جميع الإدارات والأقسام؛ للإشراف على عملية التحليل والتقييم.
• توثيق نتائج التحليل والتقييم واستعراضها في شكل تقارير مُبسطة يسهل فهمها ومُشاركتها مع الشركة المُطورة لنظام ERP.
• ضرورة احتواء التقارير على المشاكل الأساسية وطرق حلها من وجهة نظر الموظفين والمُديرين المُشاركين في التقييم.

التخطيط والإعداد

إن تنفيذ نظام ERP بنجاح في المؤسسة، يتطلب قدرًا كبيرًا من التخطيط والإعداد الجيد، ومزيدًا من الوقت والجهد من قبل جميع أقسام المؤسسة، الذين يُشاركون في عمليات التحليل والتنفيذ.

يشتمل التخطيط الاستراتيجي، على تحديد الأهداف والميزانية المُخصصة والمدة الزمنية لتنفيذ المشروع، أيضًا تشكيل فريق عمل وتعيين مديرًا للمشروع، بالإضافة إلى تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لتقييم نجاح المشروع من عدمه.

تحديد الأهداف

إن تحديد الأهداف الرئيسية لتنفيذ المشروع، يتم في ظل مُتطلبات المؤسسة واحتياجاتها وإمكانياتها ومواردها ومجال عملها، كما يجب أن تكون الأهداف واضحة وواقعية ولديها جدول زمني، أيضًا قابلة للقياس عبر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)؛ ما يُساهم في تتبع العائد على الاستثمار من تطبيق المشروع.

بعض المؤسسات تستهدف من تنفيذ نظام ERP، تنظيم سير العمل فقط، والبعض الآخر يريد تبسيط العمليات المُحاسبية والمالية فحسب، فيما ترغب شركات أخرى في زيادة مبيعاتها وتعزيز أرباحها عبر النظام؛ الأمر الذي يؤثر على عملية اختيار نوع برنامج تخطيط موارد المؤسسة بشكل مناسب.

تحديد الميزانية المُناسبة

تلعب الميزانية دورًا هامًا في نجاح المشروع من عدمه؛ لذا يجب تحديدها جيدًا وفقًا لمُتطلبات المؤسسة واحتياجاتها وأهدافها، أيضًا بناءً على برنامج ERP الذي ترغب في تنفيذه وعدد وحداته ومزاياه، مع مُراعاة الأسعار في السوق وحجم المؤسسة.

تتضمن الميزانية كافة التكاليف التي يتطلبها تنفيذ نظام ERP، سواءٌ أولية مثل رسوم الترخيص والتخصيص والتكامل مع الأنظمة الأخرى وترحيل البيانات وتدريب الموظفين، أو مُستمرة مثل الاستضافة والدعم الفني والتحديث والصيانة وزيادة عدد المُستخدمين والتوسع بالمُستقبل؛ فضلًا عن تجهيز البنية التحتية لأجهزة الحاسب الآلي.

تشكيل فريق العمل وتعيين مدير المشروع

تُعد هذه الخطوة مُهمة للغاية؛ لأنها تؤثر في نجاح تنفيذ نظام ERP أو فشله بشكل مباشر؛ لأن مُلاك المؤسسات يعتقدون أن مهمة تنفيذ برنامج ERP تقع على عاتق الشركة المُطورة فقط، ويغفلون دورهم الهام المُتمثل في إنشاء فريق عمل يشتمل على مُمثلين من جميع الأقسام والإدارات؛ للمشاركة في تنفيذ مراحل المشروع مثل التحليل والتدريب والتقييم.

كذلك، فإن تعيين مديرًا للمشروع من قبل المؤسسة، أمر في غاية الأهمية؛ لأنه سيكون أكثر دراية باحتياجات الشركة ومتطلباتها، وقادرًا على إدارة فريق العمل بكفاءة وفعالية، كما يُمكن أن يقوم بمهام التنسيق مع الشركة المُطورة والتعامل مع مدير المشروع من قبلها، أو يُوكل هذه المهمة لأحد أعضاء فريق العمل.

قد يهمك: ما هو أفضل نظام ERP للمصانع في السعودية ٢٠٢٤؟

البحث عن نظام ERP مُناسب

إن البحث والعثور على برنامج لتخطيط موارد المؤسسة مُناسب، عملية صعبة ومُعقدة بعض الشيء، ولكنها قد تكون أسهل إذا تم مُراعاة الملحوظات التالية:

• تشكيل فريق عمل من المُتخصصين؛ لـ اختيار البرنامج المُناسب.
• إشراك مدير المشروع ومُديري الأقسام والموظفين في عملية اختيار النظام.
• اختيار النظام، وفقًا لأهداف المؤسسة واحتياجاتها وحجمها ومجال عملها.
• اختيار البرنامج، بناءً على الميزانية المُخصصة مع مرونة في زيادتها تماشيًا مع الأسعار في السوق.
• اختيار النظام القابل للتخصيص بما يتوافق مع مُتطلبات المؤسسة وتوسعها في المُستقبل.
• إنشاء قائمة قصيرة بالبرامج المُناسبة، ومن ثم اختيار النظام الأفضل والأنسب.
• التعاقد مع شركة مُطورة تمتلك خبرة طويلة في المجال ولديها سمعة طيبة في السوق.
• التعاقد مع شركة مُطورة تمتلك سابقة أعمال مُميزة مع مؤسسات مُماثلة أو مُشابهة.
• التعاقد مع شركة مُطورة توفر خدمات ما بعد البيع، مثل التحديثات والصيانة والدعم الفني.

إتمام التعاقد مع الشركة المُطورة

تتضمن هذه المرحلة، توقيع العقود مع الشركة المُطورة، بعد الاتفاق على الإطار الزمني للتنفيذ والمُتطلبات والمزايا التي تحتاج إليه المؤسسة في البرنامج، أيضًا الالتزامات المالية ومواعيد سدادها ومدة الضمان وخدمات ما بعد البيع والشروط الجزائية وغيرها.

يجب أن يُدرك أصحاب المشروع، أن تنفيذ نظام ERP يتطلب وقتًا، وقد تصل الفترة الزمنية لتطبيقه إلى عام في بعض المجالات، كما أنه في حال إضافة ميزة أو وحدة جديدة، لم يُكن مُتفق عليها من قبل، يزيد ذلك من التكلفة النهائية للمشروع والمدة الزمنية لتنفيذه.

البدء في تنفيذ المشروع

بعد الاستقرار على البرنامج المُناسب وإنهاء إجراءات التعاقد مع الشركة المُطورة، تبدأ عملية تنفيذ مشروع ERP بالمؤسسة، ويجب خلالها المُتابعة المُستمرة من المؤسسة صاحبة المشروع، عبر مدير المشروع وفريق العمل من المُديرين والموظفين.

يتم تقسيم عملية التنفيذ إلى مراحل وفقًا لجدول زمني قابل للتحقيق والقياس؛ بهدف تقليل تأثير التغيير من جهة، وتقييم كل مرحلة أولًا بأول من جهة أخرى، مع ضرورة التمتع بالمرونة في التعديل أو تبديل مرحلة مكان الأخرى، بناءً على مُتطلبات العمل وفي نطاق التخطيط للمشروع.

اختبار النظام

بعد الانتهاء من تنفيذ المشروع، تبدأ عملية اختبار نظام ERP بشكل تقني؛ بهدف التأكد من أن كل شيء في مكانه الصحيح، وأن تنفيذ المشروع جاء وفقًا لما خُطّط له، أيضًا لتحديد المشاكل والأخطاء والعمل على حلها وتصحيحها قبل إطلاق النظام بشكل رسمي.

تتضمن عملية الاختبار، التحقق من صحة البرنامج البرمجية وخلوه من المشاكل التي قد تؤدي إلى توقفه، وعمل النظام في أوقات الضغط، أيضًا أمان البيانات وتكامل البرنامج مع الأنظمة الأخرى بشكل سلس، فضلًا عن قدرة الموظفين على استخدامه بسهولة وسرعة.

تدريب الموظفين

باءت العديد من مشاريع ERP بالفشل؛ بسبب إغفال هذه المرحلة الهامة أو عدم تنفيذها بالشكل المُناسب؛ لأن هذه البرامج صُممت بشكل رئيسي؛ لمُساعدة الموظفين على أداء مهامهم بشكل أسهل وأسرع وأدق؛ ما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتعزيز المبيعات والأرباح.

تتم عملية تدريب الموظفين بشكل صحيح، من خلال عقد دورات تدريبية مُستمرة؛ لتعليمهم كل ما يتعلق بالنظام على أيدي مُتخصصين، أيضًا إجراء اختبار قبول (UAT)، وأخذ توصياتهم وتعليقاتهم على محمل الجد، والعمل على تحليلها مع الشركة المُنفذة وفي حال كانت صحيحة، يتم البدء في تنفيذها.

مقاومة التغيير وإدارته

الإنسان بطبيعته لا يميل إلى التغيير خاصةً الموظفين بالمؤسسات؛ وهو ما يُفسر رفض بعض العاملين أو مُقاومتهم لتنفيذ مشاريع ERP، كما يجب ألا نغفل أن بعض المُديرين والموظفين يخشون من تطبيق برامج تخطيط موارد المُنشأة؛ بسبب كشف فسادهم أو فشلهم في أداء المهام وغيرها.

لذا؛ يجب على مُلاك المؤسسة، إدارة مقاومة تغيير الموظفين بإيجابية وتهيئة الموظفين لاستقباله، بل ومُقاومتهم والتمسك بقرار تنفيذ نظام ERP، حتى يُكتب له النجاح ويُحقق عائد استثمار أكبر، من خلال ما يلي:

• تصميم خطة كاملة لإدارة التغيير، والاستعانة بأحد نماذج إدارة التغيير المؤسسي، مثل (لوين – ايفانوفيتش- كوتر).
• التواصل الدائم مع الموظفين، وشرح احتياجات المؤسسة لهذه البرامج والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها من خلالها.
• شرح الفوائد التي يُمكن تحقيقها على مستوى الشركة ككل أو الإدارات أو المستوى الفردي، من تنفيذ المشروع.
• مُشاركة الميزانية الضخمة التي تم صرفها على المشروع، وإبداء التمسك بتنفيذه مهما كانت التحديات والصعوبات.
• تعيين مسؤول ويُفضل أن يكون من قسم IT، للتواصل مع الموظفين وحل مشاكلهم والعقبات التي تواجههم مع النظام.
• الاهتمام بخطة التدريب وفقًا لجداول زمنية مُحددة، والمتابعة الشخصية من مُلاك المؤسسة لأدائها بشكل سليم.

ترحيل البيانات

بعد التأكد من انسجام الموظفين بنسبة كبيرة مع النظام الجديد؛ تبدأ عملية ترحيل البيانات سواءٌ من نظام ERP قديم أو جداول البيانات (شيت الاكسل)، ولكن يجب التأكد من نقلها بدقة كبيرة وبسهولة وسرعة في الوقت ذاته، من خلال التعاون الفعّال مع الشركة المُطورة.

يوجد عوامل عديدة تؤثر في هذه المرحلة، مثل حجم البيانات وجودتها وأداء النظام القديم، كما أنها تؤثر على المُدة الزمنية للنقل والتكاليف المالية، بالإضافة إلى ضرورة التخلص من البيانات غير المرغوب فيها أو المُكررة وإجراء نسخ احتياطي لكافة البيانات قبل نقلها.

إطلاق نظام ERP ومُراقبة الأداء

بعد إتمام عملية نقل البيانات بنجاح، يُصبح النظام جاهزًا للعمل أمام الموظفين والمُديرين وأصحاب القرار، كما يقع على الجميع، مراقبة أداء البرنامج وتسجيل الملحوظات والإبلاغ عن وجود مشاكل تقنية أو صعوبات تواجههم في الاستخدام، خاصةً أن أي نظام في بداياته يتطلب فترة زمنية للتجربة واعتياد الموظفين عليه.

في هذه المرحلة، يجب ملاحظة أن كافة المشاكل المُتعلقة بالنظام إن وُجدت، يُمكن حلها بسهولة من قبل الشركة المُطورة، ولكن المشاكل الأكبر التي يجب التركيز عليها بشكل أساسي هي تعامل الموظفين مع البرنامج والتأكد من عدم وجود مقاومة للتغيير لدى أحد منهم.

إدارة مرحلة ما بعد التنفيذ

توفر معظم الشركات المطورة، خدمات ما بعد البيع مثل الدعم الفني، بشكل مجاني لمدة عام؛ لذا يجب خلال هذه الفترة تقييم النظام من المُستخدمين وتسجيل الملحوظات والمشاكل التقنية إن ظهرت، ومن ثم التواصل مع الشركة المطورة للعمل على حلها بسرعة.

تتطلب أنظمة ERP دائمًا إلى عمليات صيانة وتحديث مُستمرة؛ بهدف تحسين الأداء وحماية البيانات من التعرض للاختراق أو السرقة، ويجب الاتفاق مع الشركة المُطورة على تنفيذ هذه العمليات بشكل دوري، مقابل تكلفة مالية سواءٌ ضمن التعاقد أو بشكل مُستقل.

اعرف أكثر عن المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية ٢٠٢٥

التوقعات غير الواقعية

لا شك أن أنظمة ERP لها تأثير إيجابي وواضح على المؤسسات وأداء العمليات وسير العمل؛ ما ينعكس على زيادة الإنتاجية والمبيعات وتعزيز الأرباح؛ ولكن كل ذلك لن يحدث بين ليلة وضحاها، حيث يتطلب مزيدًا من الوقت مع التأكد من تنفيذ الخطوات السابقة باحترافية ودقة.

من أهم أسباب فشل تنفيذ نظام ERP بالشركات، رغبة المُلاك أو أصحاب القرار في الحصول على نتائج فورية، وتحقيق عائد استثمار أكبر بكثير مما تم إنفاقه في مشروع ERP في وقت قياسي، وفي الحقيقة هذه الرغبات والتوقعات غير واقعية.

لذا؛ يجب على مُلاك المؤسسات وأصحاب القرار، إدارة التوقعات بشكل عام قبل تنفيذ المشروع وأثنائه وبعده، عبر ملاحظة ما يلي:

• برامج ERP لها فاعلية كبيرة في نمو الشركات؛ إلا أنها ليست أداة سحرية ستُحقق ذلك في غضون أيام أو أسابيع.
• مُشاركة المؤسسة في تنفيذ المشروع، من أهم أسباب نجاحه؛ والأمر ليس متعقلًا فقط بالدور الفني للشركة المُطورة.
• لا يجب البدء في التنفيذ الفعلي للمشروع، دون التأكد من وجود ميزانية كافية وبنية تحتية تكنولوجية مُناسبة وعدد موظفين كافي.
• يجب التمتع بالمرونة في تعديل خطة المشروع إذا لزم الأمر، أيضًا التكييف مع التغييرات التي قد تحدث أثناء فترة المشروع.
• تنفيذ المشروع على مراحل، وتحديد أهداف واقعية ومؤقتة بزمن مُحدد لكل مرحلة على حدة، يُساهم في نجاح المشروع.

نظام سلس ERP

نفّذ كافة الخطوات السابقة، مع شركة سلس لتقنية نظام المعلومات، التي تُقدم واحد من أفضل أنظمة ERP في السعودية، الذي يُساعدك في إدارة كافة الأقسام بمؤسستك بفعالية ودقة وسرعة وسهولة، مثل الإنتاج والمُشتريات وسلسلة التوريد، أيضًا المخزون والمبيعات والمالية والحسابات، بالإضافة إلى علاقات العملاء والموارد البشرية وغيرها.

اطلب عرض سعر الآن

لا تتردد في التواصل مع شركة سلس؛ للحصول على نظام تخطيط موارد مؤسسة مثالي بسعر تنافسي ومناسب مع جميع أنواع الشركات، ومعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ومتوافق مع الأنظمة والهيئات الخارجية، مع توفير خدمات ما بعد البيع مثل الدعم الفني والصيانة والتحديث.

الأسئلة الشائعة

ما أهمية نظام ERP للشركات؟

تلعب برامج تخطيط موارد المؤسسة، دورًا هامًا في تبسيط عمليات الشركات وسير عملها، أيضًا زيادة الإنتاجية والكفاءة وتعزيز الأداء وخفض التكاليف، بالإضافة إلى زيادة المبيعات وتعزيز الأرباح، ومُساعدة المسؤولين في اتخاذ القرارات الاستراتيجية بشكل صحيح وغيرها.

ما هي عملية تنفيذ نظام ERP؟

عبارة عن مجموعة من المراحل الهامة، مثل التخطيط والتحليل والاختبار والتدريب وغيرها، التي تشترك في تنفيذها الشركة المُطورة للنظام والمؤسسة صاحبة المشروع؛ بهدف تطبيق برنامج ERP بنجاح.

كم من الوقت يستغرق تنفيذ نظام ERP؟

تختلف مدة تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات، وفقًا لعوامل عديدة، مثل مجال عمل المؤسسة وحجمها، أيضًا احتياجات ومُتطلبات كل مؤسسة على حدة ومدى درجة تعقيدها وغيرها، وبشكل عام تتراوح مُدة تنفيذ ERP من عدة شهور إلى بضعة أعوام.