تنبع أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP في الشركات، من الأدوار الحيوية التي يقوم بها من ناحية، والتكلفة المالية المُنفقة على تنفيذه من جهة أخرى؛ لذا فهو يُعد من أهم الأصول التي يجب الحفاظ عليها في أي مؤسسة.
يلعب الدعم المُستمر للنظام في شكل الصيانة الدورية والتطوير الدائم، دورًا هامًا في عملية العناية بأنظمة ERP، وعدم تعرضه للأعطال التي تؤثر بالسلب على سير العمل والعمليات؛ ما يؤثر في نهاية الأمر على الإنتاجية والمبيعات والأرباح.
أهمية الحفاظ على برامج ERP
يوجد العديد من الأسباب، التي تجعل الحفاظ على أنظمة تخطيط موارد المؤسسة والعناية بها، من الأمور الهامة والضرورية التي يُمكن الاستغناء عنها في أي مُنشأة، على النحو التالي:
- إن دعم النظام وصيانته بشكل دائم؛ يزيد من قيمة العائد على الاستثمار، التي يحققها للمؤسسات على المدى الطويل.
- الحفاظ على النظام من التعرض لـ الأعطال والأخطاء البرمجية، التي قد تظهر بمرور الوقت، وتؤثر بالسلب على الأداء.
- يُساهم النظام في تعزيز الإنتاجية والمبيعات والأرباح، وعند تعرضه للأعطال أو ضعف أدائه، سيؤدي ذلك إلى خسائر ضخمة.
- يتطلب تنفيذ برنامج ERP، استثمار الكثير من الوقت والجهد والمال؛ وبالتالي يجب الحفاظ عليه عبر عمليات الصيانة الفعّالة.
- التحديثات المُستمرة لبرامج تخطيط موارد المؤسسات، تنعكس في عمليات أكثر سلاسة وعملاء وموظفين أكثر رضا عن الشركة.
خطوات العناية بأنظمة ERP
تتطلب العناية بأنظمة ERP، القيام بعمليات دعم وصيانة فعّالة لها، عبر مجموعة من الخطوات الهامة، على النحو التالي:
المُتابعة المُستمرة
إن أنظمة تخطيط موارد المؤسسة من العمليات المُستمرة، التي لا تنقضي بـ التنفيذ والتشغيل، ولكن تتطلب دائمًا المُتابعة والتقييم وحل المشاكل التي تواجهها، حتى تُحقق أدوارها وأهدافها بدقة، ويزيد عائد استثمارها.
قد يتم ذلك، عبر تعيين موظفًا مُختصًا يكون مسؤولًا عن أداء البرنامج ومتابعته، كذلك تجميع آراء المُستخدمين ومشاكلهم، والاهتمام بها والعمل على حلها.
مُتابعة البريد الإلكتروني
دائمًا ما تقوم الشركة المُطورة، بإرسال رسائل عبر البريد الإلكتروني للمؤسسات، حول التحديثات الجديدة وترقيات إصدارات البرامج، أيضًا يُرسلون نشرات بريدية تتناول نصائح هامة لـ أمان النظام وغيرها.
على المؤسسات، مُتابعة هذه الرسائل باهتمام، والتعرف على مدى فائدتها للنظام الخاص بها، وفي حال وجدت فيها فائدة أو ميزة جديدة، يجب الحصول عليها وتفعيلها بأسرع وقت.
تخطيط الصيانة
من أهم خطوات العناية بأنظمة ERP، لضمان استمرار أدائه بشكل فعّال؛ لذا يجب التخطيط لها بشكل دقيق ومدروس، وتنفيذها في الأوقات المُحددة لها بكفاءة عالية.
التخطيط هنا، يجب أن يشمل كافة أنواع الصيانة، سواءٌ الدورية التي يكون لها موعد مُحدد كل فترة زمنية، أو التصحيحية في حال حدوث أعطال مُفاجئة، أو الوقائية لحماية النظام من التعرض للأعطال.
النسخ الاحتياطي اليومي
تُعد البيانات هي العمود الفقري لأي مؤسسة، وفي حال تعرضها للسرقة أو التخريب، فإن ذلك يؤثر بشكل سلبي على أداء المؤسسة ومبيعاتها وأرباحها.
يُنصح دائمًا بإجراء عملية نسخ احتياطي للبيانات بشكل يومي لمرة واحدة على الأقل؛ ما يضمن الحفاظ على البيانات والقدرة على استردادها بسهولة ودقة في حال تعرضت للفقدان بأي شكل من الأشكال.
التحديثات الهامة
دائمًا ما تطرح الشركات المطورة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسة، تحديثات للبرامج بشكل مُستمر؛ بهدف سد الثغرات الأمنية التي قد تضر بأمان البيانات، أيضًا لجعل النظام أكثر سهولة وتقديم ميزات جديدة تُساهم في تعزيز الأداء.
لذا؛ فإن الحصول على هذه التحديثات في النظام الذي تعمل به المؤسسة، من الأمور الهامة التي يجب تفعيلها والاستفادة منها، في ظل عمليات السطو الإلكتروني وهجمات المخربين الإلكترونيين.
التواصل مع مطور النظام
يرتكب أصحاب المؤسسات خطًأ فادحًا، بقطع الاتصال مع الشركة المُطورة، والاكتفاء بأداء النظام الحالي، ولا يلجأون إليهم إلا في حال تعطل البرنامج عن العمل؛ ما يُسبب الكثير من المشاكل ويحرم المؤسسة من ميزات وفوائد عديدة.
يجب التواصل الدائم مع الشركة المُطورة للبرنامج، حتى بعد تنفيذ مشروع تخطيط موارد المؤسسة، وانتهاء فترة الضمان؛ لـ ضمان العناية بأنظمة ERP، كذلك لأنها توفر خدماتها مثل الصيانة والتطوير والتحديث، بجودة عالية وبأسعار مُناسبة لعملائها.
نصائح هامة لـ الحفاظ على أنظمة ERP
يُمكن للمؤسسات العناية بأنظمة ERP، وإتمام عمليات الصيانة بدقة وسهولة وسرعة، في حال إتباع بعض النصائح الهامة، على النحو التالي:
- الدراية الكاملة بالنظام ومعرفة مشاكله ونقاط ضعفه؛ للوصول إلى حلول دقيقة وأكثر فعالية.
- التخطيط لدعم وصيانة البرنامج، بالأنواع المختلفة، الصيانة الدورية والتصحيحية والوقائية والتكيفية.
- فحص البرنامج وتقييم الأداء بشكل دائم؛ للوصول إلى المشاكل التي قد تُقلل الأداء وتُعطل بعض الوظائف.
- التواصل مع الشركة المطورة للنظام بصورة مُستمرة؛ لعرض المشاكل عليها والاتفاق معها على التكلفة المُناسبة لحلها.
- المُتابعة المُستمرة لـ الترقيات والتحديثات، التي توفرها الشركة المُطورة، والعمل على تطبيقها في أسرع وقت.
- التأكد من أن النظام يعمل وفقًا لـ أحدث بروتوكولات وشهادات الأمان؛ لحمايته من التعرض لـ الهجمات السيرابينة.
نظام سلس ERP
ارتقي الآن بأعمالك وزد مبيعاتك وعزّز أرباحك، مع نظام سلس الذي يُعد واحد من أفضل برامج ERP في السعودية؛ للأسباب التالية:
- يتميز بواجهة مُستخدم سهلة ومُناسبة مع جميع الموظفين والمُستخدمين بمختلف درجات تعليمهم.
- يتناسب مع جميع المجالات والأنشطة، مثل الاستيراد والتصدير والتجارة الإلكترونية وغيرها.
- قابل للتخصيص بشكل لا نهائي، أيضًا قابل للتوسع بما يتوافق مع نمو المؤسسات بالمستقبل.
- معتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومتوافق مع وزارة الموارد البشرية والتأمينات.
- يتمتع بـ بروتوكولات وشهادات أمان قوية للغاية؛ لحمايته من التعرض للهجمات الإلكترونية.
- يأتي مع خدمات ما بعد البيع مُميزة للغاية، مثل الدعم الفني والصيانة الدورية والتحديثات المُستمرة.
- التكلفة النهائية له مُناسبة مع جميع أنواع الشركات، الرائدة والمتوسطة والصغيرة.
اطلب عرض سعر الآن
لا تتردد وتواصل الآن مع شركة سلس لـ نظم تقنية المعلومات، وابدأ الخطوة الأولى نحو زيادة نمو مؤسستك وتعزيز ريادتها في السوق.
الأسئلة الشائعة
ما هي كيفية المحافظة على نظام ERP؟
من خلال الدعم والصيانة المُستمرة له، التي يتم التخطيط لها بشكل جيد، أيضًا التواصل المُستمر مع الشركة المطورة، والاستفادة من التحديثات وترقيات الإصدارات.
ما هو أفضل نظام ERP في السعودية؟
يُعد نظام سلس من أفضل برامج ERP في المملكة، حيث يوفر العديد من المزايا للمؤسسات، ويأتي بأسعار مناسبة للغاية مع جميع أنواع الشركات.
لا يوجد تعليقات