عندما تبدأ مؤسسة ما، في استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP لأول مرة، أو الانتقال من برنامج إلى آخر، فإنه يجب الاهتمام كثيرًا بـ عملية تحسين البيانات القديمة، عبر تنظيفها من الغير الهام وإزالة المُكرر منها.
هذه العملية تضمن نجاح تنفيذ مشروع ERP، وتحقيق الأهداف المرجوة منه، مثل تبسيط العمليات وتحسين كفاءة سير العمل، أيضًا تحقيق رضا العملاء وتوفير تقارير وتحليلات دقيقة عن أداء المؤسسة؛ فضلًا عن تجنب التعرض للأعطال والمشاكل بالمستقبل.
تحسين البيانات
يُقصد بعملية تحسين البيانات القديمة، قبل نقلها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة، حصرها واكتشاف الأخطاء المتواجدة بها، مثل البيانات الخاطئة أو المُكررة أو المُتناقضة، ومن ثم تصحيحها أو إزالتها والتخلص منها.
تهدف هذه العملية إلى ضمان دقة البيانات القديمة وجعلها أكثر موثوقية، حيث تعتمد عليها برامج ERP في إصدار التقارير التفصيلية والتحليلات الدقيقة، التي بدورها يعتمد عليها المُديرون في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
أهمية تحسين جودة البيانات قبل الانتقال إلى برنامج ERP
إن الاستثمار في تحسين البيانات القديمة قبل تنفيذ مشروع تخطيط موارد المؤسسة، يضمن تحقيق العديد من الفوائد والمزايا للشركات السعودية، ومنها ما يلي:
تجنب الأعطال والمشاكل
في حال تم نقل البيانات القديمة إلى نظام ERP، بأخطائها وعناصرها المُتكررة، فإن ذلك يترتب عليه العديد من المشاكل والأعطال، مثل عدم تحقيق الكفاءة التشغيلية وتشكيك الموظفين في البيانات وفقدان ثقة العملاء، فضلًا عن اتخاذ قرارات غير صحيحة.
تعزيز كفاءة العمليات
يضمن تنفيذ نظام ERP، تبسيط العمليات وتكاملها وتعزيز كفائتها، ولكنه يعتمد بشكل أساسي على البيانات المُدخلة إليه، وفي حال تم نقل البيانات القديمة بأخطائها، سيؤدي ذلك إلى تعطيل الأعمال وتقليل إنتاجية الموظفين والتأخير في تسليم الطلبات إلى العملاء وغيرها.
تحسين الأداء التشغيلي لـ نظام ERP
إن إزالة المعلومات المُكررة وغير المُحدثة أو المُستخدمة من البيانات القديمة، قبل نقلها إلى نظام ERP الجديد، يُساهم في تحسين الأداء التشغيلي له، حيث يجعله أكثر سرعة وكفاءة؛ ما ينعكس في تقديم تجربة مُستخدم للموظفين، سلسة وسهلة وسريعة.
توفير الوقت والجهد
عندما يتم نقل البيانات القديمة وهي مُحسنة بدون أخطاء أو تكرار، فإن ذلك يُساهم في توفير وقت وجهد الموظفين المُهدر في عمليات الإدخال والبحث عن البيانات؛ ما يجعلهم يُركزون أكثر على المهام الأكثر أهمية، وبالتالي تزداد إنتاجيتهم.
خفض التكاليف التشغيلية
تتطلب عملية نقل البيانات القديمة إلى برنامج تخطيط موارد المُشنأة، تكاليف تشغيلية ومادية ضخمة؛ لذا في حال تم التخلص من البيانات غير المرغوب فيها، فإن ذلك يُساهم في نجاح تجربة النقل من الوهلة الأولى، وبالتالي تجنب إمكانية إعادة العملية مرة أخرى بتكاليف أكبر أو حتى إصلاح الأخطاء بعد النقل، فضلًا عن تحسين كفاءة سير العمل وتقليل التكاليف التشغيلية بشكل عام.
تحقيق ثقة العملاء
تُعد بيانات العملاء من أهم البيانات لدى أي مؤسسة؛ لذا إذا تم نقلها إلى النظام الجديد وهي تشتمل على أخطاء أو معلومات مُتناقضة، يتسبب ذلك في مشاكل وأعطال مُستقبلية، ولكن في حال تحسين البيانات قبل نقلها، فإن ذلك يضمن تحقيق ثقتهم وولائهم؛ بفضل تحسين تجربتهم وتنفيذ احتياجاتهم.
تحقيق الامتثال لـ الأنظمة السعودية
تُساهم البيانات المُحسنة في الامتثال لـ الأنظمة واللوائح بالمملكة، فعلى سبيل المثال، في حال تم نقل بيانات المبيعات والفواتير من نظام قديم إلى نظام ERP مع معلومات خاطئة أو غير مُحدثة، فإن ذلك سيؤثر بشكل كبير على الامتثال لـ لوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
تكامل فعّال مع الأنظمة الخارجية
عبر الواجهة البرمجية API، فإن نظام ERP يُمكنه التكامل مع الأنظمة الخارجية مثل إدارة علاقات العملاء أو إدارة سلسلة التوريد وغيرها؛ لذا في حال تواجد بيانات مُحسنة وخالية من الأخطاء، فإن ذلك يضمن تكاملًا فعالًا وأكثر كفاءة مع الأنظمة الخارجية.
اتخاذ قرارات صحيحة
يضمن تحسين جودة البيانات القديمة تمهيدًا لنقلها إلى النظام الجديد، إصدار تقارير تفصيلية وتحليلات وتنبؤات دقيقة، عن كل ما يتعلق بأداء المؤسسة، وبالتالي يُساعد المُديرين في اتخاذ القرارات الاستراتيجية المُستنيرة بناءً على بيانات دقيقة؛ ما ينعكس على تعزيز المبيعات والأرباح، فضلًا عن تجنب الأخطاء في اتخاذ القرارات وما يترتب عليها من خسائر فادحة.
تحديات تحسين البيانات
بالرغم من المزايا والفوائد، التي توفرها عملية تحسين البيانات القديمة قبل نقلها إلى نظام ERP، إلا أن تواجهها العديد من التحديثات، مثل ما يلي:
- التعقيد: تتطلب عملية تحسين جودة البيانات وتنظيفها، جهدًا كبيرًا وفترة زمنية طويلة، خاصةً إذا كانت المؤسسة رائدة وتمتلك كميات ضخمة من البيانات.
- التكلفة: تحتاج عملية إزالة البيانات المُكررة والتخلص من البيانات غير الصحيحة، تكلفة مالية كبيرة، على مستوى الأدوات والبرامج، أيضًا المبرمجين المحترفين.
- الاستمرارية: دائمًا ما تحتاج الشركات إلى تحديث بياناتها القديمة، حتى تعكس وضع الشركة القائم، وبالتالي قد تحتاج إلى عملية التحسين بعد النقل إلى نظام ERP.
- التوافق: يجب أن يتم جمع كافة البيانات القديمة، وجعلها متوافقة أو مُتسقة مع برامج تخطيط موارد المنشأة؛ ما يتطلب جهدًا وتكلفة أكبر.
خطوات تحسين البيانات
يُمكن تحسين البيانات القديمة، قبل إتمام عملية نقلها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات، من خلال مجموعة من الخطوات، على النحو التالي:
- حصر البيانات: يجب في البداية حصر كافة البيانات التي سيتم نقلها إلى النظام الجديد.
- تحديد الأخطاء: مثل البيانات الخاطئة والمُكررة والمُتناقضة والقيم غير المتناسقة وغيرها.
- تحسين البيانات: مثل تصحيح الأخطاء الإملائية والقيم غير المتناسقة وإزالة البيانات المكررة.
- مراجعة البيانات: التأكد من صحة البيانات والتحقق من اكتمالها وتواجدها قبل تنفيذ عملية النقل.
نصائح هامة لـ تحسين البيانات
يوجد بعض النصائح، التي تُساعد الشركات في تحسين جودة بياناتها بشكل فوري ومُستمر، ومن أهمها ما يلي:
- إنشاء سياسات ثابتة لجودة البيانات وتحديد معايير واضحة لإدخالها بشكل صحيح وتحديثها وصيانتها بصفة مُستمرة.
- تدريب الموظفين على كيفية التعامل مع البيانات بشكل صحيح، وتوعيتهم بأهمية جودة البيانات وتحسينها بصفة دائمة.
- الاعتماد على أدوات تنظيف احترافية، تعمل على إزالة البيانات المُكررة وتصحيح البيانات الخاطئة بشكل آلي.
- التعاقد مع شركة تقنية نظم معلومات محترفة؛ لتنفيذ نظام ERP والعمل على تحسين جودة البيانات قبل نقلها.
نظام سلس ERP
تُقدم شركة سلس لتقنية نظم المعلومات، برنامج سلس لتخطيط موارد المؤسسة، كأحد أفضل حلول ERP في السعودية، مع القدرة على تحسين جودة كافة البيانات القديمة ونقلها بشكل دقيق وصحيح وسهل.
تعمل الشركة على تحسين البيانات، مثل القيود المالية وبيانات الموظفين والعملاء والموردين، وغيرها من المعلومات والوثائق والمُستندات، عبر طرق عديدة مثل استيراد ملفات الإكسل أو تحميل ملفات CSV، بما يتوافق مع تنسيق البيانات.
يتوافق نظام سلس مع كافة الهيئات والوزارات بالمملكة، مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، كما يُمكن ربطه بالأنظمة الخارجية من خلال واجهة برمجية سهلة الاستخدام.
اطلب عرض سعر الآن
تعرف أكثر عن برنامج سلس ERP، الذي يُساعدك في تحسين العمليات وتبسيطها، وتعزيز الإنتاج وزيادة المبيعات والأرباح، وغيرها من المزايا العديدة التي يوفرها لمؤسستك.
الأسئلة الشائعة
ما أهمية تحسين جودة البيانات قبل الانتقال إلى أنظمة ERP؟
توفر العديد من المزايا والفوائد، مثل تحسين كفاءة العمليات واتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة وتعزيز الامتثال للأنظمة واللوائح، أيضًا خفض التكاليف التشغيلية وتوفير وقت وجهد الموظفين.
ما هو أفضل نظام ERP في السعودية؟
يُعد نظام سلس لتخطيط موارد المؤسسة، من أفضل برامج ERP في المملكة؛ بسبب مميزاته العديدة وتكلفة المالية المُناسبة.
لا يوجد تعليقات