تتمثل كيفية تكويد اصناف المخازن في عدة خطوات، حيث تبدأ بحصر وتصنيف جميع الأصناف وبناء شجرة تكويد الأصناف، ومن ثم تحديد هيكل الكود وإسناد الأكواد للأصناف، وتنتهي ربط الأكواد بالنظام المحاسبي وإدخال الأكواد في نظام ERP وتدريب الفريق واعتماد الكود.
ما هو تكويد أصناف المخازن؟
تكويد أصناف المخازن، عبارة عن عملية يتم فيها تخصيص رمز فريد وغير مكرر لكل صنف داخل المخزن، وقد يكون هذا الرمز أرقام أو حروف أو باركود، كما تهدف إلى تمييز كل صنف بشكل دقيق بصرف النظر عن تغيير اسمه أو وصفه أو مورده.
من أساسيات إدارة المخازن، أن يتم التعامل مع الصنف عبر كود ثابت، لا من خلال الاسم، وهذا يحل مشكلة جوهرية يقع فيها كثير من الشركات وهي تعدد مسميات نفس الصنف في فواتير الشراء والبيع والتقارير المحاسبية.
مثال على تكويد الصنف في المخزون
إذا كان محل أدوات كهربائية في الرياض، يمتلك في مخزونه صنف اسمه كابل كهربائي 2.5 ملم، قد يتم شرائه بمسمى كابل نحاس 2.5، إلا أنه يُباع بمسمى سلك كهرباء 2.5، لكن لو كان كوده ثابتًا مثل ELC-001-2.5، فلن يحدث أي التباس في الفواتير أو التقارير أو قيود المحاسبة.
ما هي أهمية تكويد اصناف المخازن؟
تنبع أهمية تكويد أصناف المخازن، مما يلي:
- تجنب ازدواجية الأصناف: تساهم هذه العملية في تجنب تسجيل الصنف الواحد بأكثر من اسم، وما يترتب عليه من تشويه أرقام المخزون وإرباك قرارات الشراء.
- تسريع عمليات الجرد: مع وجود أكواد واضحة لكل صنف، فإن عملية الجرد ستكون أسهل وأسرع، بعكس الجرد المعتمد على الأسماء والأوصاف النصية الطويلة.
- حسابات صحيحة: عندما يحمل كل صنف كودًا ثابتًا يرتبط بحساب محاسبي محدد في دليل الحسابات، فإن ذلك يضمن أن كل فاتورة شراء أو بيع تذهب تلقائيًا إلى الحساب الصحيح دون تدخل يدوي متكرر.
- تسهيل التواصل مع الموردين: يتم إرسال الكود للمورد بدلًا من وصف طويل قد يُفهم بطريقة خاطئة، وبالتالي يضمن سهولة التواصل مع المورد.
- تقارير دقيقة: تضمن عملية تكويد أصناف المخازن، إصدار تقارير دقيقة مثل أكثر المبيعات وأقل الأصناف حركة على وجود كود موحد لكل صنف وغيرها.
- الامتثال الضريبي: تتطلب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، دقة كبيرة في مسميات الأصناف وأكوادها في الفواتير الإلكترونية.
كيفية تكويد اصناف المخازن
تتمثل كيفية تكويد اصناف المخازن، في مجموعة من الخطوات والمراحل، على النحو التالي:
1- حصر وتصنيف جميع الأصناف
في هذه الخطوة، يتم إجراء جرد شامل لكل الأصناف الموجودة في المخزن وتوثيقها؛ بهدف اكتشاف الأصناف المزدوجة في المسميات، ومن ثم حذف الأصناف المتكررة وتوحيد مسمى كل صنف.
2- بناء شجرة تكويد الأصناف
يتم رسم الهيكل الهرمي للأصناف من المجموعات الرئيسية إلى المجموعات الفرعية وصولاً إلى الأصناف الفردية، كما يتم التنسيق بين مدير المخازن والمحاسب؛ بهدف ربط التصنيف بدليل الحسابات.
3- تحديد هيكل الكود
في الخطوة الثالثة، يتم تحديد عدد الخانات ومعنى كل خانة، فعلى سبيل المثال، كود من ثمانية أرقام: الخانتان الأوليان للمجموعة الرئيسية والخانتان التاليتان للمجموعة الفرعية والأربع الأخيرة لرقم الصنف التسلسلي.
4- إسناد الأكواد للأصناف
تشمل خطوة إسناد الأكواد للأصناف، البدء في تكويد الأصناف فعليًا وفق الهيكل المحدد، مع الحرص على:
- عدم تكرار أي كود.
- ترك فراغ للأصناف الجديدة المستقبلية في كل مجموعة.
- توثيق كل كود مع مسمى الصنف ووصفه ووحدة قياسه.
5- ربط الأكواد بالنظام المحاسبي
كل كود صنف يُربط بحساب محاسبي في دليل الحسابات، هذا الربط هو جوهر محاسبة المخازن الصحيحة ويضمن أن كل حركة مخزنية تُترجم تلقائيًا إلى قيد محاسبي صحيح.
6- إدخال الأكواد في نظام ERP
بعد اعتماد الأكواد، تُدخل في نظام ERP ليبدأ العمل عليها في كل عمليات الاستلام والصرف والجرد والفوترة.
7- تدريب الفريق واعتماد الكود
يتم تدريب كل من يتعامل مع المخزون، سواء كان أمين مخزن أو مشتريات أو محاسب أو مبيعات، على استخدام الكود والتعامل معه كمرجع وحيد للتعرف على الأصناف.
احصل الآن على برنامج ادارة المخازن والمستودعات واجعل عملية تكويد اصناف المخازن أسهل وأسرع وأدق
ما هي شجرة تكويد الأصناف؟
شجرة تكويد الأصناف، عبارة عن هيكل تنظيمي هرمي، يتم فيه تصنيف المخزون من المجموعات الكبرى إلى الأصناف الفردية التفصيلية، كما أن هذه الشجرة، تُشبه كثيرًا شجرة الحسابات في المحاسبة، حيث كل مجموعة رئيسية تتفرع إلى مجموعات فرعية وكل مجموعة فرعية تتفرع إلى أصناف محددة.
معايير تكويد اصناف المخازن
معايير التكويد هي الأسس التي يُبنى عليها الكود وتُحدد المعلومات التي يحملها، ومن أهم معايير تكويد اصناف المخازن، ما يلي:
معيار EGS
هو المعيار السعودي الوطني للتكويد، ويصدر عن هيئة المواصفات والمقاييس السعودية، كما يُلزم استخدامه في منظومة الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية ضمن متطلبات الفوترة الإلكترونية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
معيار GS1
هو المعيار الدولي الأكثر انتشارًا في تكويد الأصناف التجارية ويُستخدم في الباركود الذي تراه على المنتجات في المتاجر، كما يعتمد على رقم GTIN وهو رقم تعريف تجاري عالمي يضمن تفرد كل صنف على مستوى العالم، ويُستخدم على نطاق واسع في سلاسل التوريد والتجارة الدولية.
معايير داخلية
كثير من الشركات تبني معايير تكويد داخلية خاصة بها تعكس طبيعة نشاطها، لكن يجب الالتزام بمبادئ التفرد والاتساق وعدم التكرار.
أنواع طرق تكويد اصناف المخازن
تتعدد طرق تكويد اصناف المخازن وتختلف بحسب طبيعة النشاط التجاري ورؤية الإدارة المالية للشركة، على النحو التالي:
1. التكويد وفقًا للمجموعات المخزنية
من أكثر الطرق استخدامًا وانتشارًا، حيث يتم تقسيم المخزون إلى مجموعات رئيسية وفرعية ويُعطى كل مستوى رقمًا يُضاف إلى الكود التراكمي، كما أنها تُنتج شجرة تكويد واضحة ومنطقية.
2. التكويد وفقًا للمورد
يُضاف رمز المورد ضمن الكود ليدل على مصدر الصنف، ويتم استخدام هذه الطريقة حين يكون نفس الصنف يأتي من موردين مختلفين بمواصفات مختلفة قليلًا.
3. التكويد وفقًا للخصائص
يُدمج الكود خصائص الصنف مثل اللون والمقاس والوزن، فعلى سبيل المثال، شركة ملابس يكون الكود SH-BLU-XL أي قميص أزرق مقاس XL، كذلك هذه الطريقة منتشرةً في قطاعات الملابس والإلكترونيات والأدوات.
4. التكويد وفقًا لطبيعة الصنف في الإنتاج
تُستخدم هذه الطريقة في المصانع، حيث يتم تصنيف الأصناف حسب مرحلتها الإنتاجية، مثل مواد خام ونصف مصنعة ومنتج تام، كما يرتبط هذا التصنيف مباشرة بحسابات المحاسبة الصناعية وتكلفة الإنتاج.
5. التكويد بالباركود
في طريقة التكويد بالباركود، يتم تحويل الكود إلى رمز بصري يُقرأ بالماسح الضوئي، حيث يساهم في تسريع عمليات الاستلام والصرف والجرد بشكل كبير ويُقلل الأخطاء البشرية في الإدخال، كما أنه مستخدم على نطاق واسع في مراكز التوزيع والمتاجر الكبرى.
6. التكويد بكود QR
يحمل معلومات أكثر من الباركود التقليدي ويُقرأ بكاميرا الجوال، ويُستخدم في الأصول الثابتة والمعدات والأصناف التي تحتاج إلى تفاصيل إضافية كتاريخ الصنع وتاريخ الانتهاء.
أساسيات إدارة المخازن المرتبطة بالتكويد
تشمل أساسيات إدارة المخازن المرتبطة بالتكويد، العديد من العناصر، مثل ما يلي:
- إدارة الوارد والصادر: كل إذن استلام وكل إذن صرف يُرتكز على كود الصنف لا على اسمه، مما يضمن دقة حركات المخزون.
- الجرد الدوري والمفاجئ: نظام تكويد واضح يجعل مطابقة الأرصدة الفعلية بالأرصدة الدفترية عملية سريعة ودقيقة.
- إدارة نقطة إعادة الطلب: في أنظمة ERP، يُحدد لكل كود صنف مستوى الحد الأدنى الذي عنده يُصدر النظام تنبيهًا تلقائيًا لإعادة الطلب.
- إدارة تواريخ الانتهاء وDIFO وFIFO: حيث يُتيح الكود الثابت تطبيق سياسات الصرف بالأول داخل أول خارج أو الأقرب انتهاءً أولًا بشكل تلقائي.
كيفية إدارة المخازن والمشتريات بعد التكويد
بعد اكتمال عملية تكويد اصناف المخازن، ينعكس ذلك على إدارة المخازن والمشتريات، من خلال ما يلي:
- المشتريات: كل طلب شراء يُرسل للمورد بالكود والمواصفة الموحدة، مما يُقلل أخطاء استلام صنف مختلف عما طُلب.
- الاستلام: أمين المخزن يُطابق كود الصنف في أمر الشراء مع الكود في الفاتورة قبل الاستلام، وأي تعارض يُوقف العملية حتى يُحسم.
- الصرف: كل إذن صرف يحمل كود الصنف فلا يُصرف صنف خاطئ بسبب التشابه في الاسم.
- المراجعة المحاسبية: المحاسب يراجع حركات الأصناف حسب أكوادها ويتأكد من أن التوجيه المحاسبي لكل كود صحيح ومتسق في جميع المستندات.
احصل الآن على برنامج erp كامل لإدارة مؤسستك مثل المخازن والمبيعات والمالية والعملاء
محاسبة المخازن وعلاقتها بالتكويد
محاسبة المخازن تعتمد اعتماداً كليًا على دقة نظام التكويد. الكود هو الحلقة التي تربط المخزن بالمحاسبة، وتتأثر محاسبة المخازن بالإيجاب، بعد تنفيذ منظومة تكويد الأصناف بالمخازن، على النحو التالي:
- طريقة الجرد المستمر: كل حركة استلام أو صرف تُنشئ قيداً محاسبياً فورياً مرتبطاً بكود الصنف. هذا يعني أن الميزانية العمومية تعكس قيمة المخزون بشكل لحظي دائم.
- طريقة الجرد الدوري، تُحتسب قيمة المخزون في نهاية الفترة بالجرد الفعلي المستند إلى أكواد الأصناف مقارنة بالأسعار المسجلة في النظام.
نصائح عملية لتكويد اصناف المخازن باحترافية
يوجد مجموعة من النصائح العملية الهامة، التي تساهم في إتمام عملية تكويد اصناف المخازن باحترافية، ومنها ما يلي:
- ابدأ بالتبسيط ولا تُعقد الكود أكثر مما تحتاج، فالكود الذي يصعب حفظه يصعب استخدامه.
- لا تستخدم اسم المورد كجزء أساسي من الكود إذا كنت تتعامل مع أكثر من مورد للصنف نفسه، لأنك ستضطر لتغيير الكود حين تُغير المورد.
- اترك فراغًا في تسلسل الترقيم داخل كل مجموعة لاستيعاب الأصناف الجديدة دون الاضطرار لإعادة الترقيم.
- لا تُعيد استخدام كود صنف حُذف، لأن هذا يُربك التقارير التاريخية التي تحمل الكود القديم.
- وحّد وحدة القياس لكل صنف في الكود وتأكد من استخدامها في الشراء والبيع والجرد بنفس الوحدة.
- عند التطبيق على نظام ERP، لا تدخل الأكواد دون اعتماد رسمي من مدير المخازن والمحاسب، لأن تصحيح الكود بعد بدء التعاملات أمر معقد ومكلف.
كيف يساهم نظام ERP في إدارة عملية تكويد الأصناف باحترافية؟
عند تطبيق نظام erp مثل نظام تخطيط موارد المؤسسة من شركة سلس لتقنية نظم المعلومات، فإن ذلك يُساهم فيما يلي:
- تحويل عملية تكويد اصناف المخازن من عمل يدوي ورقي إلى منظومة رقمية ذكية متكاملة.
- إنشاء الكود تلقائيًا عند إضافة صنف جديد وفق القواعد والهيكل الذي حددته مسبقًا.
- ربط الكود بكل العمليات التشغيلية من أوامر شراء وفواتير استلام وأذونات صرف وفواتير بيع.
- ربط الكود بالمحاسبة تلقائيًا بحيث يتم توليد القيود المحاسبية لحظة إتمام أي حركة مخزنية.
- دعم تعدد المخازن والفروع مع الحفاظ على تفرد الكود عبر جميع المواقع.
- استخراج تقارير المخزون على مستوى شجرة التكويد كاملة سواء على مستوى المجموعة الرئيسية أو الفرعية أو الصنف المنفرد.
- تنبيهات نقطة إعادة الطلب المرتبطة بكل كود صنف لضمان عدم نفاد المخزون.
- طباعة الباركود والـ QR Code مباشرة من النظام وربطها بكود الصنف.
الأسئلة الشائعة حول كيفية تكويد اصناف المخازن
ما هو تكويد اصناف المخازن؟
هو عملية إسناد رمز فريد لكل صنف في المخزن يُستخدم كمرجع ثابت في جميع عمليات الشراء والصرف والفوترة والمحاسبة بصرف النظر عن تغيير الاسم أو المورد.
ما الفرق بين شجرة تكويد الأصناف وقائمة الأصناف؟
قائمة الأصناف هي مجرد جدول يضم أسماء الأصناف وأكوادها، أما شجرة تكويد الأصناف فهي الهيكل الهرمي الذي يُصنف هذه الأصناف في مجموعات رئيسية وفرعية مترابطة.
كم خانة يجب أن يكون الكود؟
لا يوجد عدد إلزامي، لكن الممارسة الشائعة في الشركات المتوسطة والكبيرة أن يتراوح بين 6 و12 خانة تُوزع على المستويات الهرمية للتصنيف. الأهم هو الاتساق وعدم التكرار.
هل يجب توحيد الكود مع مورد الصنف؟
لا يشترط ذلك، الكود الداخلي لشركتك مستقل عن رقم الصنف عند المورد، لكن يُنصح بحفظ كود المورد كحقل إضافي مرتبط بالصنف في نظام ERP لتسهيل التواصل والمقارنة عند الاستلام.
اطلب عرض سعر الآن برنامج ادارة المخازن والمستودعات
تعرف أكثر على برنامج ادارة المخازن والمستودعات، الذي يساعدك في إدارة كل ما يتعلق بمؤسستك، عبر فريق المبيعات، الذي يوفر لك أيضًا عرض سعر مناسب مع احتياجاتك وميزانيتك.
لا يوجد تعليق