إدارة المواعيد في نظام سَلِس
أدِر مواعيد مؤسستك بدقة واحترافية عبر نظام سلس، الذي يُمكَنك من جدولة حجوزات عملائك دون تداخل أو تأخيرات، مع إمكانية إعادة الجدولة أو الإلغاء بسهولة مع ذكر الأسباب وتدوين الملاحظات، بالإضافة إلى نظام تنبيهات وتذكير مؤتمت يُرسل إلى العملاء رسائل نصية أو عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب مواعيد الحجز وتفاصيله كاملة، كما يُساهم النظام في تعزيز إنتاجية موظفيك خاصةً في أقسام المبيعات والإنتاج والموارد البشرية وإدارة علاقات العملاء، فضلًا عن تقارير تفصيلية توفر لك رؤيا واضحة وأرقام دقيقة عن كل ما يتعلق بـ وحدة المواعيد في مؤسستك.
أهمية إدارة المواعيد في المؤسسات
تُمكَنك إدارة المواعيد في نظام سلس من تحسين كفاءة مؤسستك وإنتاجيتها، عبر تنظيم الأنشطة والمواعيد والحجوزات وعدم تداخلها أو تأخيرها، كما تُساهم في تسهيل عمل إداراتك بشكل عام، خاصةً المبيعات والإنتاج وعلاقات العملاء (CRM) وشؤون الموظفين، فضلًا عن زيادة المبيعات والأرباح وتوفير الوقت والجهد وتجنب حدوث الأخطاء؛ ما يوفر تجربة مميزة لعملائك.
عناصر إدارة المواعيد في نظام سَلِس
تشتمل إدارة المواعيد في نظام سلس، على 5 عناصر أساسية، تتناسب مع كافة المجالات وقابلة للتخصيص، وهي مكان الخدمة وقد يكون عيادة أو مستشفى أو مركز تجميل أو مركز صيانة سيارات وغيرها الكثير، ومتلقي الخدمة أو العميل وقد يكون مريض في عيادة أو سيدة في صالون تجميل أو مالك سيارة في مركز صيانة، ومُقدم الخدمة أو الموظف وقد يكون طبيب أو أخصائي تجميل أو فني السيارات، ونوع الخدمة وقد يكون استشارة طبية على العين أو جلسة تنظيف بشرة أو تغيير زيت السيارة، والوقت أو الموعد، بالإضافة إلى ثلاثة تخطيطات رئيسية وهي إنشاء أو جدولة الموعد وإعادة الجدولة والإلغاء.
واجهة سهلة الاستخدام
يُتيح نظام سلس شاشات إدارة المواعيد بواجهة سهلة الاستخدام تتناسب مع كافة المجالات وقابلة للتخصيص وفقًا لـ احتياجات كل عميل، وتُساعد الموظفين أو العاملين في حجز أكبر عدد من المواعيد في وقت أقصر ومجهود أقل من خلال التنقل بين الأنشطة والشاشات بسرعة وفعالية، كذلك لن يجد الموظفون صعوبةً في التعامل معها فهي تُناسب كافة المؤهلات العلمية ولن تحتاج إلى تدريب مكثف، بالإضافة إلى شمولها على العناصر الـ 5 الأساسية في تصميم سهل ومرتب، يُساعد العين بالتقاطها في لمحة واحدة.
إنشاء حسابات للعملاء المميزين
أنشئ حسابات مستخدمين لعملائك المميزين والدائمين بصلاحيات مُحددة؛ ما يُمكَنهم من الدخول على النظام عبر الإنترنت، وحجز المواعيد المتاحة التي تُناسبهم، من خلال واجهة الاستخدام السهلة؛ ما يُساهم في تعزيز رضاهم عن الخدمة المُقدمة ومُساعدتك في إنهاء أكبر عدد من الحجوزات والمواعيد في وقت قصير.
دقة كبيرة في حجز المواعيد
يُمكَنك النظام من تسجيل كافة المواعيد والحجوزات بسرعة وسهولة وفعالية أكثر بشكل مؤتمت، من خلال تحديد الموعد بالتاريخ والساعة ونوع الخدمة والموظف المسؤول عن الحجز والموظف المسؤول عن أداء الخدمة ومكان تقديم الخدمة، مع ضمان عدم تكرار المواعيد أو تداخلها.
لوحة جداول المواعيد (Calendar)
استعرض جميع الحجوزات والأحداث والاجتماعات والمهام في مكان واحد، عبر لوحة جداول المواعيد (Calendar) التي تعرض لك كافة المواعيد خلال اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو تخصيص فترة مُحددة للاستعراض مع إمكانية البحث بالإسم أو الساعة أو اليوم أو الخدمة وغيرها، كما يتكامل النظام مع التقويمات الخارجية مثل Outlook أو Google Calendar.
تسجيل الخدمات على النظام
سجَل الخدمات التي توفرها عبر النظام في شاشة سهلة الاستخدام، مُشتملة على مواعيد حجزها ومدة تنفيذها وأسعارها؛ ما يُسهل على موظفيك إنهاء الحجز بسهولة وسرعة وبالتالي زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت والجهد، مع القدرة على إصدار الفواتير بشكل لحظي للعميل، كذلك المُساهمة في تكوين نظرة عامة عن العميل مثل تفضيلاته ونوع الخدمات التي يحجزها بشكل دائم؛ ما يُساعدك في متابعته ومعرفة احتياجاته، ومن ثم العمل على تحقيقها أو تلبيتها وفقًا لتوقعاته، الأمر الذي يُساعدك في كسب رضاه وولائه.
نظام التنبيهات المؤتمت
يُرسل نظام سلس بشكل آلي تنبيهات ورسائل إلى عملائك بمواعيد الحجوزات، عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب أو رسائل SMS، مُتضمةً على كل ما يتعلق بالموعد مثل التاريخ والساعة والأشخاص المشاركين والخدمة المُقدمة والسعر وغيرها، مع تذكيرهم بالأنشطة المختلفة قبل موعدها بيوم أو يومين أو وفقًا لاحتياجات المؤسسة، كما يُتيح النظام إمكانية تذكير الموظفين بالمواعيد حتى يستعدوا إليها بالشكل الأمثل؛ ما ينعكس على تقديم تجربة فريدة للعملاء وكسب رضاهم؛ فضلًا عن تنبيهات إعادة الجدولة أو الإلغاء.
إعادة جدولة المواعيد وتصفيتها
يوفر النظام إمكانية إعادة جدولة المواعيد وإلغائها في خطوات سهلة وسريعة، مع ذكر سبب إعادة الجدولة أو الإلغاء وإدخال الملاحظات، مع القدرة على تصفية المواعيد المُلغاة أو المُعاد جدولتها وفقًا لمعايير مُحددة، مثل عدد المرات أو السبب أو الملاحظة؛ ما يُساعد في اتخاذ قرارات صائبة فيما يتعلق بالمواعيد المستقبلية، والتركيز على الإيجابيات وتعزيزها وتجنب السلبيات، كما يُرسل النظام تنبيهات مؤتمتة إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب أو رسائل SMS بالموعد الجديد أو الإلغاء.
تخصيص لا نهائي لـ إدارة المواعيد
بالرغم من أن وحدة المواعيد تأتي بشكل افتراضي شامل، يُناسب كافة المجالات والتخصصات، من خلال التخطيطات الثلاث الرئيسية وهي إنشاء الجدولة وإعادتها وإلغائها، إلا أنه قابل للتخصيص بشكل لا نهائي من خلال إضافة بعض الحقول والصفوف أو حذفها، بما يتوافق مع احتياجات كل مؤسسة على حدة، أيضًا عبر النسخ واللصق والاستيراد والتصدير وغيرها.
حجز المواعيد الاستثنائية
يأتي النظام بإعدادات افتراضية لحجز المواعيد خلال فترة توافر الخدمة، ولكنه بالرغم من ذلك يُتيح حجز المواعيد الاستثنائية خلال فترة عدم توافر الخدمة، وهو ما يتناسب مع الكثير من المجالات خاصةً الطبية، التي عادةً ما يزداد بها الحالات الطارئة.
إدارة المواعيد وعلاقات العملاء (crm)
تُساهم إدارة المواعيد في كسب رضا العملاء وولائهم للعلامة التجارية، من خلال الاحترافية في حجز المواعيد وضمان عدم حدوث أخطاء أو تداخلات بين الأوقات؛ ما يتسبب في تعطل العملاء أو ضياع وقتهم، مع إمكانية توفير الخدمة مع فاتورة مثل عمل مغاسل السيارات وصالونات التجميل وحجز مواعيد في مراكز صيانة السيارات وغيرها.
سجلات العملاء
تُتيح إدارة المواعيد في نظام سلس، إمكانية إنشاء سجل لكل عميل مُتضمنًا المعلومات الشخصية مثل الإسم والعنوان ورقم الجوال والبريد الإلكتروني، بالإضافة إلى سجل كامل بالمواعيد وتفاصيلها؛ ما يُسهل على الموظفين معرفة سجل العميل مع المؤسسة، خاصةً في المؤسسات الطبية التي دائمًا ما تكون في حاجة إلى التاريخ الطبي والاستشارات السابقة ونتائج الاختبارات والعلاجات المستمرة؛ وبالتالي توفير تجربة مميزة للعملاء وكسب رضاهم.
إدارة المواعيد والمبيعات
يعمل نظام سلس على تنظيم اجتماعات موظفي المبيعات مع العملاء، من خلال إرسال رسائل نصية SMS أو عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب للعميل بتفاصيل الاجتماع، مثل الموعد بالتاريخ والساعة والأعضاء المشاركين في الاجتماع والموضوع الرئيسي؛ ما يُساهم في ضبط المواعيد وزيادة إنتاجية الموظفين وزيادة فرص إتمام الصفقة بنجاح.
إدارة المواعيد والإنتاج
تضمن وحدة المواعيد تنفيذ عمليات الإنتاج بدقة وسرعة وسهولة، من خلال إنشاء جداول الإنتاجية وتعيين المواعيد للعمليات الإنتاجية وتتبع تقدم الإنتاج، عبر تقويم شامل لكافة خطوات عملية الإنتاج.
جدولة مواعيد متعددة الأقسام
إذا كُنت توفر أكثر من خدمة في مؤسستك، يُساعدك النظام في تنسيق المواعيد عبر أقسام متعددة بشكل أكثر تنظيما وترتيبًا مع تجنب الأخطاء والتداخلات؛ ما يضمن توفير تجربة مميزة للعملاء، فعلى سبيل المثال قد يحتاج المريض في المؤسسة الطبية إلى إجراء تشخيص أولي ومن ثم إجراء أشعة وبعد ذلك العرض الطبيب الاستشاري، فإن إدارة المواعيد تضبط هذه الرحلة بدقة وسرعة وسهولة.
تقارير إدارة المواعيد
توفر إدارة المواعيد مجموعة من التقارير الهامة، التي توضح لك أرقام دقيقة ورؤى واضحة وتفصيلية عن مؤسستك، من خلال مراقبة أداء المواعيد والمهام وتحليل نتائجها؛ ما يُساعدك في تقييم العمل بشكل عام ومعرفة نقاط القوة وتعزيزها ونقاط الضعف لتجنبها أو إصلاحها، مثل (أوقات الذروة- الخدمات الأكثر حجزًا أو طلبًا- الخدمات الأقل حجزًا- الموظفين الأكثر حجزًا- الموظفين الأقل حجزًا- المواعيد المجدولة- المواعيد المُعاد جدولتها- المواعيد المُلغاة- حالات عدم الحضور) وغيرها الكثير، مع القدرة على إصدار تقارير أخرى بما يتوافق مع متطلبات مؤسستك.
