ما هو التحليل الوظيفي وما هي أهميته وخطوات تنفيذه؟ في هذا الدليل سنتاول كل ما يتعلق بواحد من الركائز الأساسية، التي تقوم عليها إدارة الموارد البشرية المحترفة، فبدونه تكون قرارات التوظيف وبرامج التدريب عشوائية، ونماذج تقييم الأداء غير عادلة، وهياكل الرواتب غير متوازنة.
ما هو التحليل الوظيفي؟
إن التحليل الوظيفي بالإنجليزية Job Analysis، عبارة عن جمع بيانات وظيفة ما، ومن ثم تحليلها وتوثيقها، مثل تحديد المهام والواجبات التي يؤديها شاغل الوظيفة، والمسؤوليات المنوطة به، وظروف العمل، والمعارف والمهارات والقدرات اللازمة لأداء هذه المهام بنجاح؛ للتعرف على طبيعتها ومحتواها ومتطلباتها بشكل كامل ودقيق.
تاريخ استخدام التحليل الوظيفي للموارد البشرية
يُعد عالم النفس موريس فيليتس، هو أول من استخدم التحليل الوظيفي في عام 1922، حيث استخدمه في اختيار موظفين لشركة سيارات، ومنذ ذلك الوقت، بات Job Analysis علمًا قائمًا بذاته، حيث يتم تدريسه في كليات الإدارة ويُطبق في المؤسسات والشركات.
أهمية تحليل الوظائف
تنبع أهمية تحليل الوظائف، من عوامل عديدة، على النحو التالي:
1- دعم قرارات التوظيف
يُساهم التحليل الوظيفي في تقديم وصفًا وظيفيًا دقيقًا للمرشحين، عن كل ما يتعلق بالوظيفة وما يُتوقع منهم، ما يُقلل المفاجآت بعد التعيين ويُخفض معدلات دوران الموظفين.
2- تحديد الاحتياجات التدريبية بدقة
بعد تحليل الوظيفة وتحديد المهارات والمعارف المطلوبة، يُمكن الشركة مقارنتها بما يمتلكه الموظف الحالي لاكتشاف القصور، ومن ثم علاج هذا القصور عبر خطط التدريب والتطوير.
3- تقييم الأداء وفقًا لـ معايير موضوعية
يضمن وضع معايير موضوعية، تقييم أداء الموظف بشكل دقيق وعادل؛ وبدوره فإن التحليل الوظيفي يُنتج هذه المعايير الموضوعية مما يجعل عملية التقييم محددة وقابلة للقياس وبعيدة عن الاجتهادات الشخصية.
4- رواتب عادلة ومتوازنة
يساعد التحليل الوظيفي في فهم الوظائف، أيضًا يُساهم في تصميم هيكل رواتب يعكس القيمة الفعلية لكل وظيفة، وبالتالي بناء هيكل رواتب عادل ومتوازن لكل وظيفة، وفقًا لـ تقييم الوظائف وتصنيفها في السلم الوظيفي.
5- تخطيط القوى العاملة والهيكل التنظيمي
يكشف Job Analysis، التداخل في المسؤوليات الوظيفية؛ ما يُساعد الإدارة من إعادة تصميم الهيكل التنظيمي بكفاءة أعلى؛ لأنه لا يمكن بناء هيكل تنظيمي فعال دون معرفة دقيقة بما تحتويه كل وظيفة.
6- الامتثال التنظيمي والقانوني
يُساعد التحليل الوظيفي في تحديد متطلبات كل وظيفة بموضوعية، مما يجعل قرارات التوظيف قابلة للدفاع أمام الجهات التنظيمية، كما يقلل مخاطر التقاضي بشأن قرارات التعيين أو الفصل.
7- دعم تخطيط المسار الوظيفي
إن Job Analysis يُحول تطوير الموظفين من عملية عشوائية إلى مسار منظم ومحدد المعالم، فالموظف الذي يفهم بوضوح متطلبات الوظيفة الأعلى درجة يستطيع التخطيط لتطوير مهاراته بشكل هادف.
الفرق بين التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي
يوجد فرق جوهري بين التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي؛ ما يوضح أكثر المقصود بـ Job Analysis، على النحو التالي:
|
وجه المقارنة |
التحليل الوظيفي |
الوصف الوظيفي |
|
التعريف |
جمع المعلومات وتحليلها ودراسة الوظيفة من جميع جوانبها. | ملخص رسمي يُنشر للراغبين في الوظيفة ويُستخدم في الإعلانات الوظيفية. |
| الأهمية | يدرس الوظيفة ذاتها لا الشخص الذي يشغلها. |
يدرس الشخص الذي يقوم بالوظيفة. |
|
المشاركة |
يوجد داخل المؤسسة ولا تتم مشاركته خارجها. | يتم مشاركته خارج المؤسسة. |
| العناصر | يشمل المهام والواجبات التفصيلية، والمسؤوليات، وظروف العمل، والمتطلبات البدنية والذهنية، والمهارات والمعارف والقدرات اللازمة، وعلاقة الوظيفة بالوظائف الأخرى في الهيكل التنظيمي. |
يشمل العنوان الوظيفي، والموقع في الهيكل التنظيمي، وملخص الوظيفة، والمهام والواجبات الرئيسية، والمؤهلات والخبرات المطلوبة. |
التحليل والتوصيف الوظيفي
عبارة عن مصطلح شامل، يدمج عمليتي التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي معًا، ويُستخدم في إدارة الموارد البشرية؛ للإشارة إلى المنظومة الكاملة بدءًا من جمع البيانات وصولًا إلى إنتاج الوثائق الرسمية للوظيفة.
أما العلاقة بين التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي، فهي سببية، حيث أن التحليل الوظيفي يأتي أولاً ثم الوصف الوظيفي، فلا يمكن كتابة وصف وظيفي دقيق وموثوق دون إجراء تحليل وظيفي منهجي مسبق
إن الوصف الوظيفي المبني على تحليل صحيح يجذب المرشح المناسب، أما الوصف الذي يُكتب بالاجتهاد أو بنسخ وصف وظيفي من شركة أخرى فيؤدي إلى توظيف غير منسجم مع احتياجات المؤسسة الفعلية.
مكونات التحليل الوظيفي
يشمل التحليل الوظيفي، على نوعين رئيسيين من البيانات، على النحو التالي:
1- بيانات الوظيفة
تشمل كل ما يلي:
- الواجبات والمهام التفصيلية التي يؤديها الموظف مثل الأنشطة الروتينية والاستثنائية.
- المسؤوليات والصلاحيات مثل سلطة اتخاذ القرار وإدارة الأشخاص والموارد.
- ظروف العمل مثل البيئة المادية وساعات العمل والمتطلبات الجسدية ومستوى الضغط.
- العلاقات التنظيمية مثل من يُشرف على الموظف ومن يُشرف عليه وما هي الأقسام التي يتفاعل معها.
2- متطلبات الموظف
تشمل كل ما يلي:
- المعرفة النظرية والعملية وهي ما يجب أن يعرفه الشخص لأداء الوظيفة نظريًا وتطبيقيًا.
- المهارات المطلوبة مثل التواصل والتفاوض واستخدام الأدوات والبرامج.
- القدرات مثل السمات العقلية والشخصية والجسدية التي يحتاجها الشاغل لإنجاز المهام بكفاءة.
- المؤهلات العلمية وسنوات الخبرة المطلوبة والشهادات المهنية اللازمة.
اكتشف الآن مزايا برنامج موارد بشرية لإدارة كل ما يتعلق بـ HR في مؤسستك
خطوات التحليل الوظيفي
إن عملية إنشاء Job Analysis بشكل فعال ودقيق، تتم من خلال مجموعة من الخطوات، على النحو التالي:
1- تحديد الهدف
إن تحديد هدف التحليل الوظيفي، يُساهم في تحديد نطاق التحليل وعمقه ونوع البيانات المطلوبة، فعلى سبيل المثال، فإن التحليل بهدف إعداد وصف وظيفي قد يختلف في تفاصيله عن تحليل لغرض تقييم الوظائف وبناء سلم الرواتب؛ لذا يجب تحديد الهدف قبل البدء في مرحلة جميع البيانات.
2- فحص الهيكل التنظيمي وتحديد الوظائف المستهدفة
يبدأ التحليل بفهم السياق التنظيمي الذي تعمل فيه الوظيفة، ويتم دراسة الهيكل التنظيمي لتحديد موضع الوظيفة فيه وعلاقاتها بالوظائف ذات الصلة أعلى وأدنى وعلى نفس المستوى. ثم تُحدد الوظائف التي ستشملها عملية التحليل، فإذا كان في الشركة 80 محاسبًا، يُمكن اختيار عينة ممثلة من 8 إلى 10 موظفين من مستويات أداء مختلفة للحصول على صورة شاملة ودقيقة.
3- إشراك الموظفين في التحليل الوظيفي
إذا كان توضيح أهداف عملية التحليل الوظيفي للإدارة العليا، يضمن دعمها، فإنه يضمن تعاون المديرين المباشرين في تيسير الوصول للموظفين، كذلك يُساهم في طمأنة الموظفين من فكرة أن التحليل يهدف إلى تقييم أدائهم الشخصي أو تهديد وظائفهم، فحين يُدرك الموظف أن التحليل يدرس الوظيفة لا أداءه الشخصي، فإنه يتعاون بشفافية ويُقدم معلومات أكثر دقة وصدقًا.
4- تحديد طرق جمع البيانات
يوجد العديد من طرق جمع البيانات، كما يُمكن الجمع بين أكثر من طريقة، على النحو التالي:
- المقابلة الشخصية: تُجرى مع الموظف ومديره المباشر؛ للحصول على المعلومات والبيانات بشكل دقيق، أيضًا تتطلب وقتًا أطول ومحللًا ماهرًا في طرح الأسئلة واستخلاص المعلومات، كما تناسب الوظائف المعقدة والتخصصية.
- الملاحظة المباشرة: يراقب المحلل الموظف أثناء تأدية عمله الفعلي، حيث تناسب الوظائف اليدوية والتشغيلية التي يصعب وصف مهامها بالكلمات وحدها، كما لا تصلح للوظائف ذات الطابع الذهني كوظائف التخطيط والتحليل.
- الاستبيان المكتوب: يتم توزيعه على الموظفين ليُعبئوه بأنفسهم، ويتميز بتوفير الوقت وتحليل أكبر عدد من الوظائف في وقت واحد، لكنه يتطلب صياغة دقيقة للأسئلة وقد تكون الإجابات سطحية أو غير مكتملة.
- يوميات العمل: يُمسك الموظف سجلاً يومياً بالأنشطة التي يؤديها وزمن كل نشاط. تُعطي صورة دقيقة لتوزيع الوقت والأولويات الفعلية. مناسبة للوظائف التي تتنوع مهامها بشكل كبير من يوم لآخر.
- مراجعة الوثائق والسجلات: تشمل مراجعة التقارير الدورية والإجراءات التشغيلية الموثقة والمراسلات المهنية ونتائج تقييمات الأداء السابقة. تُكمل المعلومات المستقاة من الطرق الأخرى وتُقدم سياقاً تاريخياً مفيداً.
5- تنفيذ جمع البيانات
في هذه المرحلة، يتم تنفيذ جمع البيانات والمعلومات، وفقًا لطريقة أو أكثر من الطرق السابقة، حيث يُركز المحلل على ثلاثة محاور وهي المهام والواجبات، والأساليب والأدوات، وأخيرًا الهدف من المهمة وصلتها بأهداف القسم والمنظمة.
6- التحقق من دقة البيانات المجمعة
بعد جمع البيانات تتم مراجعتها مع المشرف المباشر لشاغل الوظيفة للتحقق من دقتها وواقعيتها واكتمالها؛ بهدف التعرف على الأخطاء ومعالجتها وإضافة المعلومات التي لم يتسنى جمعها مرحلة جمع البيانات.
7- إعداد نتائج التحليل ومخرجاته
بعد الإنتهاء من عملية التحقق من دقة البيانات، يتم إعداد نتائج التحليل ومخرجاته في شكل وثيقتين، على النحو التالي:
- وصف الوظيفة: وثيقة تُحدد ما تشتمل عليه الوظيفة من مهام وواجبات ومسؤوليات وظروف عمل وسلطات وعلاقات تنظيمية.
- مواصفات الوظيفة: وثيقة تُلخص متطلبات الشخص الذي ينبغي أن يشغل الوظيفة من حيث المؤهلات العلمية والخبرات والمهارات والكفاءات والسمات الشخصية.
8- توظيف نتائج التحليل
يتم استخدام مخرجات التحليل الوظيفي في تحسين قرارات الموارد البشرية، مثل تحديث إعلانات التوظيف، وبناء برامج التوجيه للموظفين الجدد، أيضًا تصميم برامج التدريب، وتطوير نماذج تقييم الأداء، ومراجعة هياكل الرواتب والمزايا.
نموذج تحليل وظيفي جاهز
يشمل نموذج التحليل الوظيفي، على مجموعة من العناصر الهامة، على النحو التالي:
- معلومات تعريفية: العنوان الوظيفي، الرمز الوظيفي، القسم، الإدارة، المستوى الوظيفي، تاريخ التحديث.
- موقع الوظيفة في الهيكل: الوظيفة التي يتبعها الشاغل مباشرة، والوظائف التي تتبع له.
- ملخص الوظيفة: فقرة موجزة من 3 إلى 5 أسطر تصف الغرض الأساسي من الوظيفة وإسهامها في أهداف القسم والشركة.
- المهام والواجبات الرئيسية: قائمة مرتبة بالمهام الأساسية مع تحديد النسبة الزمنية التقريبية لكل منها.
- المهام الثانوية أو الدورية: المهام التي تُنجز بشكل أسبوعي أو شهري أو موسمي.
- مؤشرات الأداء الرئيسية: المعايير التي يُقاس بها نجاح الشاغل في أداء وظيفته.
- متطلبات الشاغل: المؤهل العلمي المطلوب، وسنوات الخبرة، والشهادات المهنية، والمهارات التقنية، والكفاءات السلوكية.
- ظروف العمل: بيئة العمل، ومتطلبات السفر، وساعات العمل، والمتطلبات الجسدية إن وجدت.
حمّل الآن نموذج تحليل وظيفي word
حمّل الآن نموذج وصف وظيفي word
الأخطاء الشائعة في التحليل الوظيفي وكيفية تجنبها
أثناء عملية إجراء التحليل الوظيفي، يقع بعض المتخصصين في أخطاء شائعة، ولكن يُمكن تجنبها بشكل أكثر سهولة، من خلال ما يلي:
- التركيز على الشخص لا على الوظيفة: يُحلل البعض أداء الموظف بدلاً من تحليل الوظيفة ذاتها؛ ما ينتج عنه وصف وظيفي مخصص لشخص بعينه لا يصلح حين يُغادر، لكن يجب أن يتذكر المحلل أن الهدف هو الوظيفة لا شاغلها.
- الاعتماد على مصدر واحد للمعلومات: إن الاكتفاء بمقابلة الموظف وحده دون المشرف أو الاعتماد على الاستبيان دون المقابلة يُعطي صورة ناقصة أو مشوهة؛ لذلك يجب دمج أساليب متعددة والتحقق من المعلومات بمقارنة المصادر.
- اشتراطات التوظيف: يجب أن تكون عقلانية، ليس مبالغ فيها أو مخففة، فشركة تشترط شهادة دكتوراه في وظيفة سكرتارية أو لا تشترط أي مؤهل في وظيفة تتطلب مهارات تقنية دقيقة هي شركة لا تمتلك تحليلًا وظيفيًا صحيحًا؛ لذا يجب بناء المتطلبات على ما تستدعيه المهام الفعلية لا على التقاليد أو المبالغة.
- استمرارية التحليل: تتغير الوظائف بشكل مستمر مع تغير التكنولوجيا وأهداف الشركة وهيكلها، فالتحليل الوظيفي غير المُحدث لن يعكس الواقع الحالي؛ لذا يجب مراجعة دورية للتحليلات الوظيفية كل سنتين إلى ثلاث سنوات وعند كل تغيير تنظيمي جوهري.
- عدم دعم الإدارة العليا: حين يبدأ مشروع التحليل الوظيفي دون دعم واضح من قيادة الشركة، يتعامل معه الموظفون بتشكك والمديرون بعدم تعاون؛ لذا يجب الحصول على دعم صريح ومُعلَن من الإدارة قبل الشروع في التنفيذ.
التحليل الوظيفي في أنظمة ERP لإدارة الموارد البشرية
تُساهم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة، مثل نظام erp من سلس، في جعل التحليل الوظيفي عملية أكثر كفاءة وأقل اعتمادًا على الجهود اليدوية، من خلال ما يلي:
- قاعدة بيانات مركزية للوظائف تحتوي على التحليلات الوظيفية والأوصاف الوظيفية ومواصفات الشاغل لجميع الوظائف في الشركة، مع إمكانية التحديث والمراجعة الدورية في أي وقت.
- ربط التحليل الوظيفي بسائر وحدات الموارد البشرية تلقائيًا، بحيث تتدفق معلومات الوظيفة من وحدة التوظيف إلى وحدة التدريب إلى وحدة تقييم الأداء إلى وحدة الرواتب دون الحاجة إلى إدخال يدوي متكرر.
- التقارير والتحليلات التي تُمكن إدارة الموارد البشرية من تتبع الفجوات بين متطلبات الوظائف ومؤهلات الموظفين الحاليين، ومن ثم توجيه قرارات التدريب والتوظيف بناءً على بيانات حقيقية لا على الانطباعات.
اطلب عرض سعر الآن
تستطيع معرفة كافة المعلومات والتفاصيل عن برنامج erp وبرنامج موارد بشرية hr، الذي توفره شركة سلس لتقنية نظم المعلومات، كذلك الحصول على عرض سعر مناسب مع مؤسستك أو إدارتك، من خلال التسجيل بالنموذج بالأسفل، وسنقوم بالتواصل معك في أقرب وقت.
الأسئلة الشائعة حول التحليل الوظيفي
من يقوم بالتحليل الوظيفي؟
يُجري التحليل الوظيفي عادةً محلل الوظائف المتخصص من داخل قسم الموارد البشرية أو مستشار خارجي متخصص، في الشركات الصغيرة قد يتولى مدير الموارد البشرية هذه المهمة بنفسه مستعيناً بالمديرين المباشرين للحصول على المعلومات.
كم يستغرق التحليل الوظيفي لوظيفة واحدة؟
يتفاوت ذلك بحسب تعقيد الوظيفة والأسلوب المستخدم. الوظيفة البسيطة قد تستغرق يوماً واحداً، بينما الوظيفة المعقدة التخصصية قد تحتاج إلى أسبوع أو أكثر شاملاً جمع البيانات والتحقق منها وإعداد الوثيقة النهائية.
متى يجب مراجعة التحليل الوظيفي وتحديثه؟
يُنصح بمراجعته دورياً كل سنتين إلى ثلاث سنوات، لكن هناك حالات تستدعي المراجعة الفورية: حين يتغير الهيكل التنظيمي للشركة، حين تُضاف تقنيات أو أنظمة جديدة تؤثر على آلية أداء الوظيفة، حين تتغير استراتيجية الشركة بشكل جوهري، وحين تكشف نتائج تقييم الأداء عن توقعات غير واضحة أو متضاربة.
ما الفرق بين التحليل الوظيفي وتقييم الأداء؟
التحليل الوظيفي يدرس الوظيفة ذاتها بمعزل عن من يشغلها، وهو عملية تخطيطية استباقية، أما تقييم الأداء فهو قياس مدى كفاءة الموظف في أداء وظيفته مقارنةً بمعايير محددة، وهو عملية رقابية. التحليل الوظيفي يُنتج المعايير التي يستخدمها تقييم الأداء.
لا يوجد تعليق