تُعد المصروفات النثرية ركيزة أساسية في إدارة السيولة التشغيلية لأي مؤسسة أو شركة، حيث تلعب دورًا هامًا في تسيير الأعمال اليومية دون تعطيل الإجراءات المالية الرسمية، أيضًا تساهم في تسريع وتيرة العمليات التشغيلية اليومية دون الانتظار لاستكمال إجراءات الصرف الرسمية، وتوفير مرونة مالية تشغيلية تُمكن المديرين من اتخاذ قرارات إنفاق سريعة وغيرها.
ما هي المصروفات النثرية؟
المصروفات النثرية بالإنجليزية Petty Cash، عبارة عن مبالغ نقدية صغيرة تحتفظ بها الشركة أو المنشأة في صندوق مخصص، بهدف تغطية النفقات اليومية البسيطة والعاجلة التي لا تستدعي إصدار شيك أو إجراء تحويل بنكي.
ما هي المصروفات النثرية في المحاسبة؟
عبارة عن نظام إداري ومحاسبي، تستخدمه الشركات بهدف إدارة المدفوعات الصغيرة والسريعة، كما يتم إدارته عبر نظام العهدة المستديمة أو العهدة النقدية من خلال أمين الصندوق، ويتم تحديد مبلغ ثابت للصندوق ومن ثم يتم تعويضه بشكل مستمر بعد مراجعة المصروفات المنفقة وتوثيقها.
ما هي أهمية المصاريف النثرية؟
تنعكس أهمية المصروفات النثرية، في المزايا والفوائد التي توفرها للشركات، على النحو التالي:
- تسريع وتيرة العمليات التشغيلية اليومية دون الانتظار لاستكمال إجراءات الصرف الرسمية.
- توفير مرونة مالية تشغيلية تُمكن المديرين من اتخاذ قرارات إنفاق سريعة.
- تقليل التكاليف الإدارية المرتبطة بإصدار الشيكات وتحريرها للمبالغ الصغيرة.
- تعزيز الشفافية والرقابة الداخلية عبر توثيق جميع النفقات الصغيرة والامتثال لمتطلبات التدقيق المالي والضريبي.
ما هي أنواع المصروفات النثرية؟
يُمكن تقسيم المصاريف النثرية إلى 4 أنواع رئيسية، على النحو التالي:
- المصروفات النثرية العامة: تشمل النفقات اليومية المتكررة، مثل شراء الأقلام والطوابع البريدية، ومصاريف المواصلات الداخلية وتوفير الاحتياجات اليومية البسيطة للموظفين.
- السلف النثرية: هي الأموال الثابتة، التي تُمنح للموظفين، مثل بدل السفر لأغراض العمل أو تنفيذ مهام خارجية، كما يتم تسويتها فيما بعد، عبر تقديم الفواتير ذات الصلة.
- المصروفات النثرية الطارئة: هي المصاريف المخصصة لمواجهة المواقف الطارئة وغير المتوقعة، مثل إصلاح عطل مفاجئ في معدات المكتب أو تغطية تكاليف صيانة طارئة.
- المصروفات النثرية التقديرية: عبارة عن مبالغ تخصصها الإدارة وفق تقديرها لأغراض محددة، كمكافآت الموظفين البسيطة أو شراء أدوات صغيرة غير مدرجة في الميزانية العمومية أو تغطية مصاريف الضيافة والاستقبال.
اقرأ أكثر عن أنواع المصروفات
ما هو نظام العهدة المستديمة في المحاسبة؟
يلعب نظام العهدة المستديمة أو العهدة النقدية، دورًا محوريًا في إدارة المصروفات النثرية في المحاسبة، ويتم إنشاؤه من خلال مجموعة خطوات، على النحو التالي:
- في البداية، يتم تحديد مبلغ ثابت ومحدد مسبقًا للصندوق (مثل: 2,000 ريال أو 5,000 ريال) وفقًا لحجم المؤسسة ومصاريفها اليومية، ويُسمى بـ صندوق المصروفات النثرية.
- يتم تعيين أمين صندوق يتمتع بالثقة والدقة، ويكون مسؤولًا عن كل ما يتعلق بالصندوق والمصاريف النثرية اليومية.
- يقوم أمين الصندوق بصرف النفقات والمصاريف النثرية من صندوق المصروفات النثرية، مقابل الحصول على إيصالات وفواتير موثقة لكل عملية صرف.
- لا يتم تغيير رصيد حساب صندوق المصروفات النثرية عند كل صرف، حيث يتم تعويض النفقات بشكل دوري بعد مراجعة الإيصالات واعتمادها.
مثال على صندوق المصروفات النثرية
إذا رغبت شركة ما في إنشاء صندوق مصروفات نثرية، من خلال نظام العهدة المستديمة، فإن الخطوات ستكون على النحو التالي:
- إنشاء صندوق مصروفات نثرية بقيمة 3000 ريال.
- خلال أسبوع، تم صرف 200 ريال لتنقلات العاملين و500 ريال للضيافة و300 ريال لصيانة مفاجئة.
- إجمالي المصاريف النثرية 1000 ريال، وبالتالي يتبقى في الصندوق 2000 ريال.
- يُقدم أمين الصندق، فواتير وإيصالات المصروفات النثرية بـ 1000 ريال، للإدارة المالية.
- يتم صرف 1000 ريال جديدة للصندوق كتويعض عن المصروفات خلال أسبوع، وتعود القيمة مرة أخرى إلى 3000 ريال.
احصل الآن على برنامج محاسبي متكامل في السعودية
القيود المحاسبية للمصروفات النثرية
يتم معالجة المصاريف النثرية محاسبيًا من خلال قيود، على النحو التالي:
- قيد إنشاء أو فتح صندوق النثريات: حيث يتم تخصيص مبلغ نقدي ثابت للصندوق، من حـ/ صندوق النثريات إلى حـ/ النقدية أو البنك.
- قيد صرف المصروفات: حيث يتم الاحتفاظ بإيصالات الصرف عند كل عملية لتسجيلها ومراجعتها فيما بعد، مثل 350 ريال من حـ/ أدوات مكتبية، 350 ريال إلى حـ/ صندوق النثريات.
- قيد تعويض الصندوق: عند نفاد النقود من صندوق النثريات، يجب تعويض المبلغ بنفس القيمة الأساسية، مثل 350 من حـ/ أدوات مكتبية، 150 من حـ/ مشروبات، 500 إلى حـ/ صندوق النثريات.
نموذج المصروفات النثرية
هذا مثال لنموذج جاهز، يُمكن استخدامه من قبل الشركات والمحاسبين، كما تستطيع تحميل نموذج المصروفات النثرية excel لاستخدامه بشكل أسرع.
|
التاريخ |
رقم الإيصال | نوع المصروف | اسم المستفيد | المبلغ (ريال |
الرصيد المتبقي |
|
1/4/2026 |
001 | ضيافة | محمد | 120.00 |
2,880 |
|
3/4/2026 |
002 | مواصلات | أحمد | 80.00 |
2,800 |
|
5/4/2026 |
003 | صيانة | ماهر | 200.00 |
2,600 |
|
إجمالي الفترة |
400.00 |
2,600 |
نصائح هامة لإدارة المصروفات النثرية بدقة وكفاءة
هذه مجموعة من النصائح، التي تساعد المحاسبين والشركات، في إدارة المصاريف النثرية بكفاءة ودقة، على النحو التالي:
- إجراء جرد شهري مفاجئ من قبل المراجع الداخلي بعيدًا عن أمين الصندوق.
- وضع حد أقصى واضح لكل فئة من فئات المصروفات النثرية.
- الفصل بين مهام أمين الصندوق والمراجع والمعتمد.
- ربط صندوق المصروفات النثرية بمراكز التكلفة والأقسام المستفيدة.
- مراجعة وتحديث سياسة الصندوق سنويًا أو عند التغيير في طبيعة الأعمال.
- استخدام نظام ERP لإدارة صندوق النثريات بشكل مؤتمت.
- مسح الإيصالات وحفظ الفواتير إلكترونيًا للرجوع إليها في عمليات التدقيق.
أخطاء إدارة المصروفات النثرية
بالرغم من سهولة إدارة المصاريف النثرية، إلا أن بعض الأمور قد تتسبب في مشاكل وخسائر مالية للشركة، على المدى الطويل، ومنها ما يلي:
- في حال تم صرف مبالغ بدون إيصالات، قد يتسبب ذلك في مشاكل مالية؛ لذا يجب على أمين الصندوق، إصدار فواتير وإيصالات بها بشكل دائم، مهما كان الملبغ صغيرًا.
- يخلط أمين الصندوق أمواله الشخصية بأموال الصندوق، ما قد ينتج عنه خسائر مالية له أو للصندوق، لكن يجب أن يتم الفصل بينهم بشكل واضح.
- تأخر الإدارة المالية ففي تعويض الصندوق بالأموال المنفقة منه ؛ لذا يجب وضع حد أدنى للتنبيه التلقائي وتعويض الأموال بشكل دوري.
- غياب المراجعة الدورية والجرد من قبل الإدارة المالية وأمين الصندوق، فالأصح محاسبيًا أن يتم جدولة جرد أسبوعي أو مفاجئ بشكل منتظم.
اكتشف مزايا برنامج erp من سلس
إدارة المصروفات النثرية عبر نظام ERP
يُساهم نظام erp مثل نظام تخطيط موارد المؤسسة من سلس، في إدارة المصاريف النثرية، بسرعة ودقة وكفاءة، من خلال ما يلي:
- إنشاء حساب مستقل لصندوق المصروفات النثرية ضمن شجرة الحسابات.
- تتبع تلقائي لكل معاملة مع ربطها بمركز التكلفة المناسب.
- إشعارات وتنبيهات فورية عند اقتراب الصندوق من الحد الأدنى المحدد.
- إعداد تقارير مالية تفصيلية تلقائية عن كل ما يتعلق بصندوق النثريات.
- أرشفة الفواتير والإيصالات والمستندات والحفاظ عليها واستدعائها بسرعة.
- التكامل الكامل مع الإدارة المالية والتدقيق والرقابة الداخلية.
- التوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والامتثال للأنظمة السعودية.
احصل الآن على برنامج محاسبي
نوفر لك نظام erp كامل، وبرنامج محاسبي شامل ومتكامل، تستطيع من خلاله إدارة كل ما يتعلق بالمحاسبة والمالية، مثل المصروفات بشكل عام وليس المصروفات النثرية فحسب، أيضًا شجرة الحسابات ومراكز التكلفة والقيود اليومية والتقارير والموازنة العام والقوائم المالية وغيرها، سجل معنا بالنموذج بالأسفل وسنتواصل معك في أقرب وقت.
الأسئلة الشائعة حول المصروفات النثرية
ما هي المصروفات النثرية؟
مبالغ نقدية صغيرة تحتفظ بها الشركة أو المنشأة في صندوق مخصص، بهدف تغطية النفقات اليومية البسيطة والعاجلة التي لا تستدعي إصدار شيك أو إجراء تحويل بنكي.
كيف تُسجَل المصروفات النثرية في الميزانية العمومية؟
يُسجل صندوق المصروفات النثرية ضمن بند النقدية والنقدية المعادلة في قسم الأصول المتداولة من الميزانية العمومية. ويُعد أصلاً متداولاً قصير الأجل.
ما المبلغ المناسب لصندوق المصروفات النثرية في السعودية؟
يُحدَد المبلغ بناءً على متوسط الإنفاق الشهري الفعلي وطبيعة النشاط التجاري، ويتراوح المبلغ المناسب بين 1000 و5000 ريال سعودي للشركات المتوسطة، وقد يصل إلى 10000 ريال للشركات الكبيرة متعددة الفروع..
هل يمكن خصم المصروفات النثرية ضريبيًا في السعودية؟
نعم، تُعد المصروفات النثرية المدعومة بإيصالات وفواتير موثقة مصاريف تشغيلية مقبولة ضريبيا وفق أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
لا يوجد تعليق