نوفر لك في هذا الدليل الشامل، نموذج تسوية عهدة موظف وموظف ومشتريات ومقاولات excel وword وpdf، جاهزة للتحميل والتعديل مجانًا، بالإضافة إلى تعريف العهدة المالية وأنواعها وشروطها، أيضًا خطوات تسويتها وقيودها المحاسبية وغيرها.
ما هي العهدة المالية؟
العهدة المالية هي مبلغ نقدي يُسلَّم مسبقًا لموظف أو مسؤول لتغطية نفقات مرتبطة بمهمة أو مشروع معين، على أن يُقدّم حسابًا مفصلًا عن وجهات الصرف الفعلي بالفواتير والمستندات المؤيدة في نهاية المهمة أو عند الطلب.
ما هي تسوية عهدة مالية؟
تسوية عهدة مالية بالانجليزي Petty Cash Settlement أو Advance Settlement أو Expense Claim، عبارة عن إجراء محاسبي يتم من خلاله إثبات أوجه صرف المبلغ المستلم كعهدة، وتقديم المستندات المؤيدة لها، وإعادة أي مبلغ متبقٍ.
ما هو نموذج تسوية عهدة؟
نموذج تسوية عهدة عبارة عن مستند رسمي، يُحاسَب من خلاله صاحب العهدة عن المبلغ الذي تسلّمه، إذ يُقارن المبلغ الممنوح بالمصروفات الفعلية الموثقة بالفواتير، ويُحدد إما وجود فائض يجب إعادته إلى الشركة أو عجزًا إضافيًا تُسوّيه الشركة للموظف.
ما هو الفرق بين العهدة المالية والسلفة؟
يكمن الفرق بين العهدة المالية والسلفة، فيما يلي:
| وجه المقارنة | العهدة المالية | السلفة |
|---|---|---|
| الغرض | مُخصصة لتغطية نفقات محددة مرتبطة بمهمة أو مشروع بعينه. | مبلغ يُعطى للموظف لاحتياجاته الشخصية ويُخصم من راتبه. |
| التوثيق | يجب تسويتها بفواتير ومستندات مؤيدة لإثبات أوجه الإنفاق. | تُسدَّد عادةً من خلال استقطاعها من الراتب، دون اشتراط إثبات أوجه الإنفاق. |
| الجهة المستفيدة | تُنفق لصالح الشركة أو المشروع أو لتنفيذ مهمة محددة. | تُستخدم لتلبية احتياجات الموظف الشخصية. |
| المعالجة المحاسبية | تُسجَّل في حساب العهد كأصل مؤقت إلى حين تقديم المستندات وتسوية العهدة. | تُسجَّل في حساب سلف الموظفين، وتُعالج عند سدادها أو استقطاعها من الراتب. |
أنواع العهدة المالية
تتعدد أنواع العهد التي تحتاج إلى نموذج تسوية عهدة، على النحو التالي:
- عهدة نقدية: مبلغ ثابت يُمنح لموظف (غالبًا أمين صندوق) لتغطية المصروفات النثرية الصغيرة اليومية كشراء المستلزمات المكتبية، كما تُسوَّى بصفة دورية وتُعادها إلى مستواها الأصلي عند كل تسوية.
- عهدة مشتريات: تُمنح لمسؤول المشتريات أو الموظف الميداني لشراء مواد أو بضاعة أو معدات محددة خارج الإجراء الاعتيادي للمشتريات، وتُسوَّى بعد إتمام عملية الشراء وتقديم الفواتير.
- عهدة مهمة أو سفر: تُمنح للموظف قبل السفر أو إجراء مهمة خارجية لتغطية نفقات الانتقال والإقامة والوجبات وأي مصروفات مرتبطة بالمهمة، وتُسوَّى عند العودة.
- عهدة مشاريع أو مقاولات: تُمنح لمشرفي المشاريع أو مهندسي الموقع لتغطية نفقات التشغيل اليومية للمشروع كأجور العمالة اليومية والمواد الصغيرة وصيانة المعدات، وتُسوَّى بصفة أسبوعية أو عند الحاجة.
- عهدة حضور فعاليات وتدريب: تُمنح للموظفين الملتحقين بدورات تدريبية أو فعاليات خارجية لتغطية رسوم التسجيل والانتقال والإقامة.
شروط منح العهدة المالية
لضمان الرقابة السليمة على العهد المالية، تُحدد معظم المنشآت شروطًا لمنحها، مثل ما يلي:
- تقديم طلب عهدة مالية رسمي موضحًا فيه الغرض والمبلغ المطلوب والفترة الزمنية.
- الحصول على موافقة المدير المباشر قبل صرف العهدة.
- عدم وجود عهدة سابقة غير مُسوَّاة في ذمة الموظف.
- تقديم تسوية العهدة خلال مدة محددة بعد انتهاء المهمة (عادةً من 3 إلى 7 أيام عمل).
- إرفاق جميع الفواتير والإيصالات الأصلية المؤيدة لكل مصروف.
- ألا تتجاوز المصروفات الغرض المحدد في طلب العهدة.
عناصر نموذج تسوية عهدة
لكي يكون نموذج تسوية عهدة مكتملًا ومقبولًا، يجب أن يتضمن كل ما يلي:
- بيانات الموظف: الاسم الكامل، الرقم الوظيفي، القسم، المسمى الوظيفي.
- بيانات العهدة الممنوحة: تاريخ صرف العهدة، رقم سند الصرف، إجمالي المبلغ الممنوح، الغرض أو المهمة المحددة.
- جدول المصروفات الفعلية: تاريخ كل مصروف، البيان التفصيلي، رقم الفاتورة أو الإيصال المؤيد، المبلغ.
- ملخص التسوية: إجمالي المبلغ الممنوح، إجمالي المصروفات الفعلية، الفائض المُستردّ أو العجز المُطالَب به.
- المستندات المرفقة: قائمة بالفواتير والإيصالات المرفقة مع أرقامها.
- التوقيعات: توقيع الموظف صاحب العهدة، توقيع المدير المباشر، توقيع المدير المالي أو المحاسب المسؤول.
اجعل إدارة المالية والحسابات أسهل وأكثر فعالية مع برنامج محاسبي سحابي erp
نموذج تسوية عهدة جاهز للتحميل والتعديل مجانًا
نوفر لك نموذج تسوية عهدة مالية ومقاولات ومشتريات، بصيغ مختلفة مثل excel وword وpdf، جاهزة للتحميل والتعديل مجانًا، على النحو التالي:
القيود المحاسبية لتسوية العهدة
القيود المحاسبية المرتبطة بالعهدة المالية تمر بثلاث مراحل:
أولًا: قيد صرف العهدة الابتدائية
- من حساب عهدة الموظفين أو العهد النقدية (مدين) ……………… ريال
- إلى حساب الصندوق أو البنك (دائن) ……………… ريال
- البيان: صرف عهدة لـ ……………… لغرض ………………
ثانيًا: قيد تسوية العهدة (بعد تقديم المستندات)
- من حساب المصروفات المعنية (مصروف مشتريات / مشاريع / مصروفات عامة…) (مدين) ……………… ريال
- إلى حساب عهدة الموظفين (دائن) ……………… ريال
- البيان: تسوية عهدة الموظف ……………… عن الفترة ………………
ثالثًا أ: قيد استرداد الفائض (إذا كان المُنفَق أقل من الممنوح)
- من حساب الصندوق أو البنك (مدين) ……………… ريال (الفائض)
- إلى حساب عهدة الموظفين (دائن) ……………… ريال
- البيان: استرداد فائض عهدة الموظف ………………
ثالثًا ب: قيد سداد العجز (إذا كان المُنفَق أكثر من الممنوح)
- من حساب عهدة الموظفين (مدين) ……………… ريال (العجز)
- إلى حساب الصندوق أو البنك (دائن) ……………… ريال
- البيان: صرف عجز تسوية عهدة الموظف ………………
احصل الآن على برنامج erp كامل لإدارة كل ما يتعلق بمؤسستك باحترافية
خطوات تسوية العهدة المالية
تمر عملية تسوية العهدة المالية، بمجموعة من الخطوات، على النحو التالي:
- جمع المستندات: يقوم الموظف صاحب العهدة بتجميع جميع الفواتير والإيصالات الأصلية لكل مصروف أنفقه، مرتبةً بالتواريخ وموثوقة بأختام المورد.
- ترتيب المصروفات في النموذج: يُدخل الموظف كل مصروف في نموذج تسوية العهدة مع بيانه ورقم فاتورته ومبلغه.
- حساب الإجمالي والتسوية: يجمع إجمالي المصروفات ويُقارنه بالمبلغ الممنوح، ثم يُحدد إما وجود فائض يُعيده أو عجزًا تُعوضه الشركة.
- إرفاق المستندات وتقديم النموذج: يُقدّم النموذج مرفقًا بجميع الفواتير والإيصالات الأصلية إلى المدير المباشر ثم إلى القسم المالي.
- مراجعة واعتماد التسوية: يراجع المحاسب جميع الفواتير ويتحقق من صحتها وانتمائها للغرض المحدد، ثم يعتمد التسوية.
- تسجيل القيود المحاسبية: يُسجّل المحاسب قيود تسوية العهدة في دفاتر اليومية وفق طبيعة التسوية (فائض أو عجز).
- صرف العجز أو استرداد الفائض: يُصرَف للموظف أي عجز إضافي، أو يُستردّ الفائض إلى الصندوق.
- الأرشفة: تُحفظ مذكرة التسوية مع مستنداتها في ملف الموظف وفي سجلات القسم المالي.
الأخطاء الشائعة في إدارة العهد المالية وتسويتها
يقع البعض في أخطاء متكررة، أثناء إدارة العهدة المالية وتسويتها، ومنها ما يلي:
- قبول فواتير غير أصلية أو مشبوهة: يجب رفض أي فاتورة لا تحمل بيانات المورد كاملةً ورقمه الضريبي وختمه أو توقيعه.
- تأخير تقديم التسوية: السماح للموظفين بتأخير تسوية عهدهم لأشهر يُضعف الرقابة ويُعسّر التتبع المحاسبي.
- منح عهدة جديدة قبل تسوية السابقة: إعطاء الموظف عهدةً جديدةً قبل إقفال العهدة القائمة يُشوّه السجلات ويُصعّب المحاسبة.
- قبول مصروفات خارج نطاق الغرض المحدد: الموافقة على مصروفات لا تنتمي للمهمة أو المشروع المحدد في طلب العهدة يفتح بابًا للاستغلال.
- عدم التحقق من مبالغ الفواتير: يجب مطابقة مبلغ كل فاتورة في النموذج مع الفاتورة الأصلية المرفقة.
- إغفال الأثر الضريبي: الفواتير الخاضعة لضريبة القيمة المضافة يجب تسجيل مبلغ الضريبة بشكل منفصل في بنود التسوية لضمان استرداد ضريبة المدخلات بشكل صحيح.
دور أنظمة ERP في إدارة العهد وتسويتها
تُقدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة، مثل نظام ERP من شركة سلس لتقنية نظم المعلومات، منظومة متكاملة لإدارة العهد المالية تتجاوز إمكانيات النماذج الورقية بمراحل، من خلال ما يلي:
- إدارة دورة حياة العهدة إلكترونيًا: من طلب العهدة إلى الاعتماد إلى الصرف إلى التسوية، تتم جميع الخطوات إلكترونيًا مع سير عمل آلي للاعتماد.
- تتبع جميع العهد المفتوحة: يُظهر النظام في أي لحظة قائمةً بجميع العهد غير المُسوَّاة لكل موظف وتاريخ استحقاق تسويتها.
- التحقق من الفواتير ومطابقتها: يسمح بعض أنظمة ERP بإرفاق صور الفواتير إلكترونيًا مع نماذج التسوية وربطها بالقيود المحاسبية تلقائيًا.
- توليد القيود المحاسبية تلقائيًا: عند اعتماد التسوية يُولّد النظام قيودها المحاسبية تلقائيًا دون أي إدخال يدوي.
- تقارير العهد المتأخرة: يُصدر النظام تقارير دورية بالعهد التي تجاوزت موعد تسويتها، مما يُمكّن الإدارة من المتابعة والمطالبة.
- الأرشفة الإلكترونية: تُحفظ جميع تسويات العهد في قاعدة بيانات النظام ويمكن البحث عنها واسترجاعها في ثوانٍ.
احصل على برنامج محاسبي سحابي ERP
اجعل إدارة المالية والحسابات في شركتك أسهل وأسرع وأكثر دقة وكفاءة؛ ما يُقلل النفقات ويعزز الأرباح، مع برنامج محاسبي سحابي ERP من سلس، كما يتكامل مع المبيعات والمشتريات والمخزون، فضلًا عن الموارد البشرية وإدارة علاقات العملاء CRM.
اعرف تفاصيل أكثر عن نظام ERP وبرنامج محاسبي، من خلال التواصل معنا عبر الرقم والواتساب ٩٦٦٥٣٥١٤٨٩٨٣، كما يُمكنك التسجيل معنا بالنموذج بالأسفل، وسنقوم نحن بالاتصال بك؛ للرد على كافة أسئلتك واستفساراتك، وتقديم عرض سعر مناسب لاحتياجاتك وميزانيتك.
الأسئلة الشائعة حول نموذج تسوية عهدة
ما هي العهدة المالية ولماذا تحتاج إلى تسوية؟
العهدة هي مبلغ يُسلَّم مسبقًا لموظف لتغطية نفقات مرتبطة بمهمة أو مشروع. تحتاج إلى تسوية لأن الموظف يجب أن يُبرر كيف أنفق هذا المبلغ بالفواتير والمستندات، وتُحدد الفرق بين المبلغ الممنوح والمُنفَق فعليًا.
ما الفرق بين تسوية عهدة المشتريات وتسوية عهدة المقاولات؟
تسوية عهدة المشتريات تُركّز على شراء مواد أو بضاعة بعينها وترتبط بفواتير الموردين. أما تسوية عهدة المقاولات فتُغطي نفقات تشغيل متنوعة لمشروع إنشائي كأجور العمالة والمواد والوقود وتتضمن توزيع المصروفات على بنود تكلفة المشروع.
ما هو محضر نقل العهدة ومتى يُستخدم؟
محضر نقل العهدة هو وثيقة رسمية تُوثّق انتقال العهد المالية والمادية من موظف إلى آخر، وتُستخدم عند انتهاء خدمة الموظف أو نقله الوظيفي أو إجازته الطويلة.
كم مدة يجب أن ينتظر الموظف قبل تسوية العهدة؟
يجب تقديم تسوية العهدة خلال 3 إلى 7 أيام عمل من إتمام المهمة أو العودة من السفر حسب سياسة المنشأة. وفي حالة عهدة المشاريع المستمرة تُسوَّى أسبوعيًا أو عند الحاجة.
هل يجب إرفاق الفواتير الأصلية دائمًا في نموذج تسوية عهدة؟
نعم، الفواتير والإيصالات الأصلية هي الشرط الأساسي لقبول أي مصروف في تسوية العهدة. الفواتير المنسوخة أو الصور الضوئية تُقبل فقط في حالات استثنائية موثقة ومعتمدة.
لا يوجد تعليق